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一、适用业务场景
本工具适用于企业各类采购业务场景，包括但不限于：
新项目采购：如新产品研发所需的原材料、设备采购，需保证供应商能力匹配项目需求。
常规物资补货：如办公用品、生产耗材等重复性采购，需平衡成本与质量稳定性。
供应商替换：现有供应商绩效不达标或需引入新供应商时，需通过系统化评估筛选合格方。
紧急采购：应对突发需求（如设备故障抢修），在保证合规前提下快速评估供应商资质与交付能力。
二、标准化操作流程
（一）需求确认与梳理
需求发起：需求部门（如生产部、行政部）填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、预算金额、交付时间及特殊要求（如环保认证、售后条款）。
需求审核：采购部门联合技术部门、财务部门对需求进行审核，重点核查规格描述是否清晰、预算是否符合成本控制目标、交付时间是否合理，避免模糊表述（如“质量好”“尽快交付”）。
需求定稿：审核通过后，形成《采购需求说明书》，作为后续供应商筛选和评估的核心依据。
（二）供应商初步筛选
sourcing渠道：通过企业合格供应商库、行业展会、公开招标平台、行业协会推荐等渠道收集潜在供应商信息。
资质初审：采购部门对供应商基本资质进行核查，包括：
营业执照、相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、医疗器械生产许可证等，根据行业要求）；
生产/经营许可范围是否匹配采购需求；
近三年有无重大商业违约或质量记录（可通过第三方信用平台查询）。
初选名单：剔除资质不符的供应商，形成《初选供应商名单》（一般建议3-5家，保证竞争充分）。
（三）供应商深度评估
信息收集：向初选供应商发放《供应商调查问卷》，要求提供以下材料：
产品报价单（需明确单价、总价、含税与否、运费等）；
质量控制流程（如原材料检验、生产过程监控、成品检测标准）；
交付能力（如生产周期、库存水平、应急交付方案）；
售后服务（如质保期限、响应时间、维修团队配置）；
合作案例（近2年类似项目合同复印件，需隐去敏感信息）。
量化评估：组织采购、技术、质量部门成立评估小组，根据《供应商评估表》（见模板）对供应商打分，评估维度及权重建议
质量能力（30%）：产品合格率、质量认证体系、质量问题处理机制；
成本效益（25%）：报价合理性、价格稳定性、付款条件灵活性；
交付能力（20%）：交货准时率、订单满足率、应急响应速度；
服务支持（15%）：售后响应时间、技术培训、方案优化能力；
企业资质（10%）：行业口碑、财务状况（如资产负债率）、履约记录。
综合排名：按得分高低排序，得分前2名的供应商进入谈判环节。
（四）谈判与供应商确定
谈判准备：评估小组梳理谈判要点，包括价格让步空间、质量标准细化、交付时间承诺、违约责任等，设定谈判底线（如最高接受价格、最短交付周期）。
商务谈判：与入围供应商进行面对面或线上谈判，重点沟通价格、付款方式、交付细节及售后条款，保证双方权责清晰。
结果确认：谈判达成一致后，形成《谈判纪要》，由双方签字确认；若谈判未达成一致，启动备选供应商谈判或重新启动sourcing。
（五）执行与绩效反馈
合同签订：采购部门根据《采购需求说明书》《谈判纪要》拟定采购合同，明确质量标准、交付时间、验收方式、付款条件、违约条款等，经法务部门审核后签署。
交付与验收：供应商按合同交付后，需求部门联合质量部门进行验收（如数量核对、质量检测），填写《验收报告》；验收不合格的，要求供应商限期整改或更换，并记录违约情况。
绩效评估：采购周期结束后，评估小组根据供应商交付准时率、产品合格率、售后响应效率等指标，对供应商进行绩效评级（优秀/合格/不合格），更新《供应商档案》，作为后续合作的重要依据。
三、模板工具清单
（一）采购需求申请表
字段名称
填写说明
需求部门
如“生产部”“研发部”
需求日期
YYYY-MM-DD
采购物品/服务名称
需与合同、发票一致
规格型号/技术参数
详细描述质量、功能要求（如“尺寸：长10cm×宽5cm×高2cm；材质：304不锈钢”）
需求数量
明确单位（如“台”“件”“kg”）
预算金额
含税总价，需注明币种
交付时间
最晚交付日期，可接受分批交付的需注明批次要求
质量标准
国家标准/行业标准/企业标准，或提供检验报告要求
特殊要求
如“需提供ROHS认证报告”“交付时附产品合格证”
需求部门负责人签字
需求部门负责人签字确认
采购部门审核意见
采购经理*审核后，注明“同意”“需补充规格说明”等
（二）供应商评估表（示例）
评估维度
评估指标
权重
评分标准（1-10分）
得分
质量能力
产品合格率（近1年）
15%
≥99%：10分；95%-98%：8分；90%-94%：6分；＜90%：0分
质量体系认证（如ISO9001）
10%
有且有效：10分；有但未年
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