采购订单跟进与进度反馈报告表.docVIP

采购订单跟踪与进度反馈报告表工具指南

一、适用工作场景

本工具适用于企业采购部门、项目组、供应链管理团队等场景，主要用于系统化跟踪采购订单从下达至交付的全流程进度，及时反馈执行中的异常情况，保证采购活动按计划推进。具体包括：

常规采购跟踪：对标准物料、服务的采购订单进行日常进度监控，掌握供应商备货、生产、发货等关键节点状态；

项目采购协同：在工程项目、研发项目中，跟踪与项目进度强相关的采购订单（如关键设备、定制化部件），保证物料供应与项目节点匹配；

供应商绩效评估：通过长期跟踪记录，分析供应商交付准时率、问题响应速度等数据，为供应商评级和管理优化提供依据；

跨部门信息同步：向财务部、仓库、使用部门等同步订单进度，避免因信息滞后导致的付款延迟、仓储积压或生产停工等问题。

二、操作流程详解

（一）前期信息准备

在启动订单跟踪前，需完成以下准备工作，保证跟踪基础信息完整：

收集订单基础资料：从采购管理系统或ERP中导出采购订单关键信息，包括订单编号、采购日期、供应商全称、联系人（*先生/女士）、物料/服务名称、规格型号、数量、单价、总金额、约定交付日期、交付地点等；

确认关键节点：与供应商沟通确认订单执行的关键里程碑节点（如“原材料采购完成”“生产启动”“质检通过”“发货”“到货签收”等），并明确各节点的计划完成时间；

明确责任分工：指定采购订单的跟踪负责人（通常为采购员*经理），同步仓库、质检、使用部门的对接人，保证各环节信息传递顺畅。

（二）报告表填写规范

采购订单跟踪与进度反馈报告表需按“动态更新、真实完整”原则填写，具体栏目及要求

栏目类别

填写说明

订单基础信息

填写采购订单编号、采购日期、供应商名称（全称）、采购员（*经理）、物料/服务名称、规格型号、数量、总金额、约定交付日期，信息需与采购订单完全一致，避免因简称或笔误导致混淆。

关键节点进度

按时间顺序记录各节点进度，包括：①节点名称（如“供应商备料完成”“生产下线”）；②计划时间（与供应商约定的节点完成时间）；③实际时间（节点实际完成或确认时间，若延迟需注明原因）；④负责人（供应商侧对接人主管/企业侧跟踪人专员）；⑤进度状态（正常/延迟/异常/已完成）。

异常情况描述

当进度状态为“延迟”或“异常”时，需详细说明问题内容，例如：“供应商上游原材料断供，导致生产延期3天”“物流运输中遇暴雨，预计到货延迟2天”“质检发觉2批次产品规格不符，需返工”。

处理措施与反馈

针对异常情况填写已采取或计划采取的措施，例如：“已协调供应商启用备选供应商，预计X月X日恢复生产”“联系物流公司更换运输路线，预计X月X日到货”“要求供应商X月X日前完成返工，同步安排质检人员驻厂监督”。

最新进展更新

每次跟踪后更新最新节点状态，例如：“截至X月X日，已完成发货，物流单号X，预计X月X日到货”“异常已解决，物料已于X月X日入库，质检报告编号X”。

反馈人与日期

填写本次信息更新的负责人（如采购员专员、仓库管理员师傅）及更新日期，保证信息可追溯。

（三）进度跟踪与信息更新

跟踪频率设定：根据订单紧急程度和供应商履约能力设定跟踪频率：-紧急订单（如生产停工物料、项目关键节点）：每日跟踪，每日更新报告表；-常规订单：每周跟踪2次（如周一、周四），每周五汇总更新；-长期订单（如年度框架协议采购）：每周跟踪1次，同步月度进度总结。

信息收集方式：通过电话、邮件、供应商协同平台或ERP系统获取供应商进度，同时结合仓库到货记录、质检报告等内部信息交叉验证，保证数据真实；

动态更新记录：每次跟踪后2小时内完成报告表更新，避免信息滞后，若遇重大异常（如严重延迟、质量问题），需立即上报采购主管*经理，同步相关部门。

（四）异常问题处理与反馈

异常分级：根据延迟时间、影响范围将异常分为三级：-一般异常（延迟1-3天，未影响生产/项目进度）：由采购员专员与供应商沟通，要求提供解决方案并明确恢复时间；-重要异常（延迟3-7天，可能导致局部生产延误）：采购主管经理介入，组织供应商、使用部门召开临时会议，制定替代方案（如调拨、临时采购）；-严重异常（延迟超过7天，或涉及质量重大缺陷）：上报采购总监*女士，启动供应商考核机制，必要时启动订单终止或索赔流程。

闭环处理：异常问题解决后，需在报告表中记录“问题关闭时间”“最终处理结果”，并同步至财务部（涉及付款调整）、仓库（涉及到货安排）等部门，保证问题彻底闭环。

（五）报告归档与复盘

定期归档：每月末将当月所有订单跟踪报告表整理归档，按“订单编号+月份”命名（如“PO202405001-2024年05月”），保存至企业共享服务器或采购管理系统，保存期限不少于3年；

季度复盘：每季度末对跟踪数据进行分析，统计供应商准时交付率、异常问题类型占比