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团购销售部门工作流程规范

一、总则

为确保团购销售部门各项业务有序、高效、规范运作，提升客户满意度与销售业绩，特制定本工作流程规范。本规范旨在明确各岗位职责，优化工作流程，保障团购业务顺利开展。所有团购销售人员及相关支持人员均需严格遵守本规范。

二、客户开发与信息收集

客户开发是团购业务的起点，需系统性地寻找、识别潜在客户，并建立初步联系。

销售人员应通过多种渠道进行客户信息搜集，包括但不限于行业展会、商会协会、线上平台、现有客户转介绍及市场调研等。在信息收集中，需重点关注客户的基本情况、采购需求、预算范围、决策流程及关键联系人等核心信息。

获取信息后，销售人员应对潜在客户进行初步筛选与分类，评估其合作可能性与合作价值，建立《潜在客户信息档案》，并定期进行更新与维护。对于高价值潜在客户，应制定专项开发计划。

三、客户接洽与需求深度挖掘

在与潜在客户取得初步联系后，销售人员应积极进行客户接洽，通过电话、邮件或面谈等方式，逐步建立信任关系。首次接洽时，需清晰、专业地介绍公司背景、产品或服务优势，以及过往成功案例，以增强客户合作信心。

需求挖掘是此阶段的核心任务。销售人员应运用专业的沟通技巧，引导客户充分表达其真实需求与期望，包括产品规格、数量、交付周期、服务要求、价格敏感度以及对供应商的特殊考量等。同时，需深入了解客户的组织架构、采购流程、决策链及内部关键影响因素，为后续方案制定奠定基础。对于复杂需求，应进行多次沟通确认，确保信息准确无误。

四、方案制定与报价

基于客户明确的需求，销售人员应联合产品、技术及相关支持部门，共同制定针对性的团购解决方案。方案内容应包括产品组合建议、服务保障措施、交付实施方案等，并突出方案的独特性与竞争优势。方案需做到内容详实、条理清晰、具有可操作性。

方案制定完成后，按照公司定价策略及客户具体情况进行报价。报价应综合考虑成本、市场行情、客户合作潜力等因素，确保价格的合理性与竞争力。报价单需规范填写，明确产品型号、数量、单价、总价、付款方式及有效期等关键信息，并经相关负责人审核确认后方可提交客户。

五、商务谈判与合同签订

客户对方案及报价反馈后，进入商务谈判阶段。销售人员应根据公司授权范围，与客户就价格、付款条件、交付细节、售后服务条款等核心内容进行友好协商。谈判过程中，需坚持原则，灵活应变，在维护公司利益的前提下，寻求双方共赢的合作点。重要谈判需做好记录，并及时向部门负责人汇报进展。

双方达成一致后，需签订正式购销合同。合同文本应采用公司标准合同模板，如客户有特殊要求，需对非标条款进行审慎评估，并报请法务部门或相关领导审核。合同内容需准确、完整地体现谈判结果，明确双方权利与义务。合同签订前，需履行公司内部审批流程。合同签订后，应及时归档，并将相关信息同步至财务及订单执行部门。

六、订单执行与过程跟踪

合同生效后，销售人员需将订单信息准确录入公司业务系统，并下达至相关生产或采购部门。同时，与订单执行部门保持密切沟通，跟踪生产进度、备货情况及物流安排，确保按合同约定时间交付。

在订单执行过程中，主动与客户保持联系，及时反馈订单进展，了解客户需求变化。如遇生产延误、物流受阻等可能影响交付的情况，应第一时间向客户说明原因，并积极协调解决，争取客户理解。对于客户提出的变更需求，需评估其对订单执行的影响，并按规定流程办理变更手续。

七、货款回收与结算

按照合同约定的付款方式及期限，销售人员应主动进行货款催收工作。在发货前，确保预付款或到货款足额到账（特殊约定除外）。对于账期较长的客户，需定期进行对账，提醒客户按时付款。

收到客户货款后，及时与财务部门确认，并协助办理相关结算手续。对于出现的逾期未付款项，应立即查明原因，采取有效措施进行追讨，并及时向部门负责人汇报。确保货款回收的及时性与安全性，是销售人员绩效考核的重要指标。

八、客户关系维护与复盘优化

交易完成后，并不意味着合作的结束，而是客户关系维护的开始。销售人员应定期对客户进行回访，了解产品使用情况，收集客户反馈意见，解决客户在使用过程中遇到的问题。通过持续的沟通与关怀，提升客户满意度与忠诚度，为后续合作及转介绍打下良好基础。

每笔团购业务完成后，销售人员应对整个业务流程进行复盘总结，分析成功经验与不足之处。对于客户反馈的问题及流程中出现的瓶颈，提出改进建议，不断优化工作方法与流程，提升团队整体业务水平与工作效率。定期组织部门内部案例分享与经验交流活动。

九、附则

本规范自发布之日起执行。各岗位人员应严格遵守本规范要求，确保团购销售工作的规范化与标准化。部门将定期对本规范的执行情况进行检查与监督。本规范由团购销售部门负责解释，未尽事宜，将根据实际情况进行补充与修订。