商务洽谈合同范本及审批工具.docVIP

商务洽谈合同范本及审批工具使用指南

一、适用业务场景

本工具适用于企业间开展各类商务合作时，需通过标准化合同明确双方权利义务的场景，包括但不限于：

产品/服务采购：如原材料采购、软件系统采购、市场推广服务外包等；

项目合作：如联合研发、工程建设、活动策划等；

代理与经销：如区域代理授权、产品经销协议等；

技术合作：如专利许可、技术转让、技术咨询等；

其他商业合作：如数据共享、渠道共建等需通过书面协议约束的双边或多边合作。

二、标准操作流程

（一）需求提出与信息收集

明确合作需求：业务部门根据合作目标，梳理合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合作内容（产品/服务规格、数量、交付标准等）、核心诉求（价格、付款周期、交付时间等）及风险点（如违约责任、保密要求）。

收集资质材料：要求合作方提供营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人证件号码明（复印件）、授权委托书（如签约人非法定代表人）及相关资质证明文件（如行业许可证、认证证书等），保证合作方合法合规。

（二）合同范本调用与起草

选择对应模板：根据合作类型（如采购、代理、项目合作），从预设的合同范本库中调用基础模板，保证模板覆盖合作核心要素（如标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等）。

填充具体条款：

双方信息：准确填写甲方（我方）、乙方（合作方）的全称、地址、联系人、联系方式、统一社会信用代码等，保证与资质材料一致；

合作内容：明确产品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、交付地点及验收标准，避免模糊表述（如“优质产品”需替换为具体参数标准）；

权利义务：细化双方在合作中的具体责任（如我方按时付款、乙方按时交付），明确知识产权归属、保密范围及保密期限；

费用与支付：约定价款金额、计价方式（固定价/单价/阶梯价）、支付币种、支付节点（如预付款比例、到货款、验收款、质保金比例）及账户信息；

违约责任：明确违约情形（如逾期交付、质量不达标、拖欠款项）对应的违约金计算方式、赔偿范围及合同解除条件；

争议解决：约定争议解决方式（协商/仲裁/诉讼），如选择诉讼需明确管辖法院（如甲方所在地人民法院），选择仲裁需明确仲裁机构名称。

（三）内部审批流程

部门初审：业务部门负责人审核合同条款的商务合理性（如价格是否符合市场水平、合作内容是否匹配业务目标），签署意见后提交至法务部门。

法务审核：法务部门重点审核合同合法性（如条款是否符合法律法规、是否存在法律风险）、条款严谨性（如权利义务是否对等、违约责任是否明确）及格式规范性，提出修改意见并反馈至业务部门。

高层审批：根据合同金额及重要性，提交至公司管理层（如分管副总/总经理）审批：

金额在[具体金额，如10万元]以下的，由分管副总审批；

金额在[具体金额，如10万元]以上的，需提交总经理审批；

涉及重大合作（如战略协议、大额投资）或特殊风险条款的，需召开专题会议审议。

审批意见反馈：审批通过后，形成最终版合同；如需修改，业务部门根据审批意见调整后重新提交审批。

（四）对方确认与修订

发送合同：将最终版合同加盖我方公章后，通过正式渠道（如纸质快递、加密邮件）发送至合作方，并确认对方收悉。

协商修订：对方如有修改意见，双方需就争议条款进行协商，保证达成一致。修订后的合同需重新履行内部审批流程（如涉及重大条款变更）。

确认签署：双方就最终条款达成一致后，约定签署时间、地点及方式（如现场签署/电子签署），保证签约人具备合法授权（需提供授权委托书原件）。

（五）合同签署与生效

签署规范：

纸质合同需双方加盖公章（或合同专用章）及法定代表人/授权代表人签字，骑缝章（如多页）需齐全；

电子合同需通过合法第三方电子签约平台签署，保证签署过程留痕、电子法律效力。

生效条件：明确合同生效时间（如双方签字盖章后生效、满足特定条件后生效），并留存签署原件（至少一式两份，双方各执一份）。

（六）归档与执行跟踪

合同归档：签署完成后，将合同原件、审批单、对方资质材料等文件整理归档，注明合同编号、名称、签署日期、归档人等信息，电子版同步存入合同管理系统。

执行跟踪：业务部门按合同约定履行义务（如付款、验收），同时跟踪对方履约情况，对逾期违约行为及时发函催告，并按约定追究违约责任。

三、合同范本模板（通用框架）

商务合作合同

合同编号：[YYYYMMDD-X]

甲方（采购方/委托方）：

名称：*有限公司

统一社会信用代码：*

地址：*

联系人：*

职务：*

联系方式：*

乙方（供应方/服务方）：

名称：*有限公司

统一社会信用代码：*

地址：*

联系人：*

职务：*

联系方式：*

鉴于：

甲方因业务发展需要，拟向乙方采购[产品/服务名称]；乙方具备相应资质和能力，同意向甲方提供该产品/服务。双方根据《_________民法典》及相关法律法规，本着平等互利、