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跨部门协同工作交流模板

一、适用工作场景

新产品研发上市：如市场部提出需求、研发部技术实现、生产部量产准备、销售部渠道铺货的全程协同；

大型市场活动策划：如市场部牵头、设计部物料支持、销售部客户邀约、行政部场地保障的联合执行；

客户问题跨部门处理：如客服部接收投诉、技术部排查原因、产品部优化方案、法务部风险评估的闭环解决；

年度预算编制与资源协调：如财务部统筹、各部门提交需求、管理层审批、资源分配的跨部门对齐。

二、协同工作全流程操作步骤

（一）协同启动：明确目标与责任边界

发起协同申请：由主责部门（如项目发起部门）填写《跨部门协同需求表》，明确协同目标（需符合SMART原则：具体、可衡量、可达成、相关性、时限性）、核心任务清单及预期成果，提交至协同管理办公室（或指定统筹人，如项目经理*）备案。

对齐目标共识：主责部门组织相关部门召开协同启动会（可通过线上会议或线下会议），宣读目标与任务，保证各部门对“协同要解决什么问题、最终交付什么成果”达成一致，避免后续理解偏差。

（二）协同规划：拆解任务与分配职责

拆解协同任务：根据启动会共识，将总目标拆解为可执行的具体任务（如“新产品研发上市”可拆解为“市场调研报告输出”“技术方案评审”“试生产验证”“销售培训材料制作”等），明确每个任务的起止时间、交付标准（如“市场调研报告需包含3家竞品分析及5个核心用户需求”）。

分配部门职责：通过RACI矩阵（负责人Responsible、审批人Accountable、咨询人Consulted、知会人Informed）明确各部门在每项任务中的角色：

负责人（R）：具体执行任务的部门，需保证任务按时按质完成（如研发部负责技术方案设计）；

审批人（A）：对任务结果负最终责任的部门（如产品部负责人审批技术方案是否符合产品定位）；

咨询人（C）：需提供专业意见的部门（如法务部审核技术方案的合规性）；

知会人（I）：需知晓任务进展的部门（如行政部知会试生产时间以便安排场地）。

（三）协同执行：沟通同步与过程监控

建立沟通机制：

日常沟通：主责部门通过企业/钉钉群共享任务进展（如每日17点前更新任务完成情况），或每周固定召开15分钟站会，快速同步进度、阻塞问题；

专项沟通：遇重大风险（如技术方案无法满足市场需求），主责部门需24小时内组织相关部门召开紧急会议，共同商讨解决方案，并形成《会议纪要》分发至所有参与方。

跟踪任务进展：主责部门每周更新《跨部门协同任务跟踪表》，标注各任务“进行中/已完成/延期”状态，对延期任务注明原因（如“资源不足”“需求变更”）及预计完成时间，同步给协同管理办公室及各部门负责人。

（四）协同收尾：成果确认与复盘归档

成果验收：主责部门根据任务交付标准，组织相关部门对协同成果进行验收（如“市场活动策划”需确认物料设计稿、客户邀约名单、活动流程表等），验收通过后，由各部门负责人在《跨部门协同成果确认表》签字确认。

复盘总结：协同完成后3个工作日内，主责部门组织召开复盘会，分析本次协同中的成功经验（如“每日站会有效减少信息差”）与待改进点（如“法务部介入滞后导致合规审核返工”），输出《跨部门协同复盘报告》，提交至协同管理办公室作为后续协同优化的依据。

三、配套工具表格模板

表1：跨部门协同需求表（发起阶段）

项目

内容说明

协同主题

如“2024年Q3新品上市推广”

主责部门

如市场部

参与部门

如研发部、销售部、生产部、客服部

协同目标

30天内完成新品上市推广，实现首月销量5000台

核心任务清单

1.市场部：完成竞品分析报告（7月15日前）2.研发部：提供产品功能亮点说明（7月20日前）

预期成果

竞品分析报告1份、产品功能亮点说明PPT1套、销售培训材料1份

协同统筹人

如市场部张*（联系方式：内线8888）

发起日期

2024年7月1日

表2：跨部门协同任务跟踪表（执行阶段）

任务名称

负责部门

配合部门

计划开始时间

计划完成时间

实际完成时间

任务状态

延期原因（若有）

备注

竞品分析报告

市场部

销售部

2024-07-03

2024-07-15

2024-07-14

已完成

-

包含3家竞品

产品功能亮点说明

研发部

市场部

2024-07-10

2024-07-20

2024-07-22

延期

需补充用户测试数据

已提交市场部确认

销售培训材料制作

销售部

研发部

2024-07-18

2024-07-25

-

进行中

-

待研发部提供最终功能说明

表3：跨部门协同成果确认表（收尾阶段）

成果名称

涉及部门

成果描述

验收标准

验收结果（通过/不通过）

部门签字（负责人）

确认日期

竞品分析报告

市场部、销售部

包含竞品价格、功能、市场份额分析

数据准确，覆盖3家主要竞品

通过

市场部李、销售部王

2024-07