会议纪要编写与存档管理模板.docVIP

会议纪要与存档管理模板工具

一、适用场景与价值说明

本模板适用于企业内部各类正式会议的纪要编写与存档管理，包括但不限于：

常规例会：如周例会、月度工作会，用于同步进度、协调资源；

专项会议：如项目启动会、问题研讨会，聚焦特定议题的决策与执行；

跨部门协调会：涉及多团队协作的任务分配与责任明确；

决策审批会：如方案评审、预算审议，记录关键决议与执行依据。

通过规范化的纪要编写与存档流程，可保证会议信息准确传递、责任分工清晰可追溯，同时为后续工作复盘、历史资料查询提供可靠依据，提升团队协作效率与管理规范性。

二、会议纪要编写全流程指南

（一）会前准备：明确基础信息，保证记录方向

确认会议核心要素

与会议主持人沟通，明确会议目标、核心议题及预期成果（如“确定Q3营销方案”“解决项目延期问题”）；

确认会议时间、地点（线上会议需注明平台及会议号）、参会人员（含主持人、记录人、核心发言部门/人员）。

准备会议资料与工具

提前获取会议议程（如有），梳理议题逻辑，预设需重点记录的内容方向（如争议点、提案、决策节点）；

准备记录工具（如电脑、纪要模板、录音设备——需提前告知参会人员），保证信息记录的完整性与准确性。

（二）会中记录：聚焦核心内容，关键信息不遗漏

记录会议基本信息

按模板要求填写会议名称、时间、地点、主持人、记录人等基础信息（人名用“”代替，如“主持人：经理”“记录人：*助理”）；

标注参会人员（含部门/职务，如“市场部*主管”“研发组工程师”）、缺席人员及原因（如“销售部总监：因客户拜访请假”）。

按议题结构化记录讨论内容

根据“会议议题与议程”模块，逐项记录各议题的讨论要点：

核心观点：记录关键发言人的意见（需注明发言人身份，如“*经理提出：需将预算压缩15%”）；

争议问题：客观记录不同意见及分歧点（如“专员认为执行周期需延长2周，主管坚持按原计划推进”）；

数据/案例支撑：记录引用的关键数据、案例（如“根据Q2用户调研数据，满意度下降12%，主要原因是售后响应慢”）。

明确决议事项与行动项

对会议达成的共识，逐条记录“决议内容”及“达成依据”（如“决议：调整售后响应流程，SLA缩短至24小时内；依据：《2024年客户满意度提升方案》第3章”）；

对需执行的任务，详细记录“行动项”：任务描述、负责人、截止时间、所需资源（如“行动项：整理客户反馈报告，提交至经理；负责人：专员；截止时间：8月15日；资源：需客服部提供原始数据”）。

（三）会后整理：核对信息完整性，规范内容结构

信息核对与补充

会后2小时内整理初稿，对照会议录音（如有）或参会人员笔记，补充遗漏的关键信息，保证表述准确、无歧义；

对模糊表述（如“尽快推进”“适当调整”）与参会人确认，明确具体标准（如“尽快推进=3个工作日内启动方案设计”）。

内容结构与语言润色

按“会议纪要标准模板结构”调整排版，保证模块清晰、逻辑连贯；

语言简洁客观，避免口语化、主观评价（如将“我觉得这个方案不行”改为“*专员提出方案存在风险，需进一步评估”）。

审核与确认

将初稿提交会议主持人审核，重点核对决议事项、行动项的准确性；

根据主持人意见修改后，分发至参会人员确认（如无异议，进入分发环节；有异议需24小时内反馈调整）。

（四）分发与存档：保证信息触达，规范资料管理

确定分发范围与方式

分发范围：参会人员、需知悉会议内容的部门/人员（如项目负责人、上级领导）；

分发方式：企业内部通讯工具（如钉钉、企业）发送电子版，同步抄送至指定邮箱（如archivecompany，需替换为通用邮箱占位符）。

规范存档流程

电子存档：文件命名格式为“会议名称_日期_版本号”（如“Q3营销方案研讨会v1”），存储至指定服务器文件夹（如“公司文件-会议纪要-2024年8月”）；

纸质存档（如需）：打印后由主持人签字确认，交至行政部统一归档，保存期限不少于3年（涉密会议按公司保密规定执行）。

三、会议纪要标准模板结构

模块

内容说明

示例/填写规范

会议基本信息

记录会议基础要素

会议名称：2024年Q3产品迭代规划会时间：2024年8月10日14:00-16:00地点：公司3楼会议室A主持人：产品总监记录人：产品助理参会人员：研发部经理、市场部主管、UI设计专员缺席人员：运营部主管（因出差请假）

会议议题与议程

列出会议讨论的核心议题及顺序

议题1：Q3产品功能优先级排序议题2：用户反馈问题解决方案议题3：资源需求协调

讨论内容记录

按议题记录讨论要点，包含观点、数据、争议等

议题1：-经理：根据用户调研，登录功能优化优先级最高（需求占比35%）-专员：登录功能涉及底层架构，开发周期需2周，建议优先修复已知Bug争议点：是否优先登录功能vs是否优先快速上线小功能

决议事项

记