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采购流程标准化及质量控制方案

一、适用范围与核心价值

本方案适用于企业各类采购场景，包括但不限于生产原材料采购、办公用品采购、设备采购、服务采购等，旨在通过标准化流程规范采购行为，通过质量控制机制保证采购物品/服务符合要求，实现“流程清晰、责任明确、质量可控、降本增效”的采购管理目标。适用于采购部门、需求部门、财务部门、质检部门等多角色协同，保证采购活动全链条规范运作。

二、标准化操作流程详解

（一）需求识别与提出

操作内容：

需求部门根据业务需求（如生产计划、项目进度、日常办公消耗等），填写《采购需求申请表》，明确以下信息：

需求物品/服务的名称、规格型号、技术参数、质量标准；

需求数量、预计交付时间、预算金额；

需求用途及紧急程度（标注“紧急”需说明原因，经采购负责人审批后可启动加急流程）。

需求部门负责人（*主管）对需求的合理性、必要性及预算合规性进行审核，签字确认后提交至采购部门。

责任人：需求经办人、需求部门负责人

关键控制点：需求描述需清晰、无歧义，避免因参数模糊导致采购偏差；预算需符合公司财务制度，超预算需求需提前发起预算调整流程。

（二）供应商选择与管理

操作内容：

供应商资质审核：采购部门根据需求类型，从《合格供应商名录》中筛选候选供应商，或通过公开渠道（如行业展会、第三方平台）开发新供应商。新供应商需提交以下资料：

营业执照、相关行业资质证书（如ISO认证、产品检测报告等）；

供应商基本情况（主营业务、生产能力、供货历史、质量保证体系等）；

过往合作客户评价（如有）。

采购部门联合质检部门对资质文件进行审核，评估供应商的质量保证能力、供货稳定性及履约能力，审核通过后纳入《合格供应商名录》。

询比价与综合评估：

采购部门向至少3家合格供应商发出询价单，明确需求规格、数量、交付时间及报价要求；

收到报价后，组织价格对比（需考虑运输、税费等隐性成本），并结合供应商的资质、质量、交期、服务（如售后响应速度）进行综合评分，形成《供应商评估报告》，推荐最优供应商。

供应商动态管理：采购部门每半年对《合格供应商名录》进行复审，根据供应商的供货质量、交期达成率、客户反馈等更新名录，淘汰不合格供应商。

责任人：采购专员、采购负责人、质检专员

关键控制点：严禁向资质不全的供应商采购；紧急采购（如生产突发故障急需备件）需至少保证2家供应商比价，并经采购负责人审批后执行。

（三）合同签订与执行

操作内容：

采购部门与选定供应商洽谈合同条款，明确以下核心内容：

采购物品/服务的规格、数量、单价及总价；

质量标准（需注明验收依据的标准号或技术参数）；

交付时间、地点及方式；

付款条件（如预付款比例、到货付款期限、质保金条款）；

违约责任（如逾期交付、质量不达标的处理方式）；

保密条款及争议解决方式。

合同文本经法务部门（法务）审核无误后，由采购负责人（经理）与供应商授权代表签字盖章，双方各执一份原件。

采购部门向供应商下达《采购订单》，明确订单号、交付时间、收货地址等信息，并同步跟踪供应商生产/备货进度，保证按时交付。

责任人：采购专员、采购负责人、法务专员

关键控制点：合同条款需完整、无歧义，特别是质量标准和违约责任；严禁签订“口头协议”或“条款不完整”的合同。

（四）验收入库与质量检验

操作内容：

到货核对：物品送达后，需求部门或仓库管理员（*仓管）核对实物与《采购订单》信息是否一致（名称、规格、数量、外包装完好度等），确认无误后签署《到货通知单》，通知质检部门进行检验。

质量检验：

质检部门依据合同约定的质量标准（如国标、行标或技术协议）进行检验，包括外观检查、功能测试、文件资料核对（如合格证、检测报告等）；

检验合格后，出具《质量检验报告》，注明“合格”及检验结论；检验不合格的，出具《不合格品处理单》，详细记录不合格项，并通知采购部门联系供应商处理（退货、换货或协商降价）。

入库登记：检验合格的物品，由仓库管理员办理入库手续，填写《入库单》（注明采购订单号、物料编码、数量、入库日期等），并及时更新库存台账；不合格品需隔离存放，严禁投入使用。

责任人：仓库管理员、质检专员、需求部门代表

关键控制点：检验需严格按照标准执行，严禁“经验判断”代替标准检验；不合格品处理需有记录，保证闭环管理。

（五）付款结算与档案归档

操作内容：

采购部门收集完整单据（采购合同、《采购订单》、《质量检验报告》、《入库单》、《供应商发票》），提交财务部门审核。

财务部门核对单据信息一致性（如合同金额与发票金额、入库数量与订单数量是否匹配），确认无误后，按照合同约定的付款流程办理付款（如银行转账、电汇等），并保留付款凭证。

采购部门将采购全流程单据（需求申请、供应商资料、合同、订单、检验报告、入库单、付款凭证等）整理归档，建立“一采购一档案”，档案保存期