供应链管理货物跟进及入库出库模板.docVIP

供应链管理货物跟踪及入库出库模板

一、适用范围与应用场景

本模板适用于制造业、零售业、电商物流、第三方仓储等涉及多环节货物流转的企业场景，尤其适合需要规范化管理供应商到货、仓库存储、订单发货全流程的供应链团队。具体应用场景包括：

多仓库协同管理：企业拥有多个分仓或前置仓时，统一货物进出记录与库存跟踪；

供应商到货验收：对采购货物进行数量、质量核对，保证与采购订单一致；

库存实时监控：动态跟踪货物入库、存储、出库状态，避免库存积压或短缺；

订单履约保障：对接销售订单需求，规范出库流程，提升发货准确性与时效性；

异常问题追溯：通过完整记录货物流转节点，快速定位库存差异、到货延迟等问题的责任环节。

二、标准化操作流程详解

（一）入库前准备

订单核对：采购部门提前将《采购订单》同步至仓库，订单信息需包含供应商名称、货物名称/规格型号、数量、预计到货日期、验收标准等。

库位预分配：仓库管理员（*某）根据货物属性（如尺寸、重量、存储要求）及现有库位使用情况，提前分配入库库位，并在仓库管理系统中锁定库位。

资源协调：确认验收人员（*某）、搬运设备（如叉车、托盘）、存储工具（如货架、包装材料）等资源就位，保证到货后可快速完成验收与入库。

（二）到货验收

单据核对：供应商送货至仓库时，仓管员（某）核对《送货单》与《采购订单》信息是否一致（供应商名称、订单号、货物名称、规格、数量等），如不一致，立即联系采购专员（某）确认。

数量清点：按照《送货单》数量逐件清点货物，可采用整件点数、拆零称重等方式，保证实际到货数量与单据一致。清点过程中如发觉数量短缺，需在《送货单》上注明短缺数量，并由供应商送货人签字确认。

质量检验：根据采购订单约定的验收标准（如外观完好、无破损、保质期有效、检测报告齐全等）进行质量检查。

合格：在《到货验收单》“验收结果”栏标注“合格”，验收人（某）、仓管员（某）签字；

不合格：标注不合格原因（如破损、过期、参数不符等），拍照留存证据，联系采购部门（*某）与供应商沟通退换货事宜，不合格货物暂存至“待处理区”，不得入库。

（三）入库登记

信息录入：仓管员（某）在仓库管理系统中录入入库信息，包括：采购订单号、供应商名称、货物名称/规格型号、批次号、生产日期/保质期（如需）、数量、验收结果、库位编号、入库时间、操作人（某）等。

贴标上架：打印货物标签（包含唯一货位码、名称、批次、数量等信息），粘贴于货物外包装显著位置；按预分配库位将货物搬运至指定货架，保证堆放整齐、标识朝外，避免混放、压货。

单据归档：将《到货验收单》《采购订单》《送货单》等纸质单据按日期与订单号分类归档，电子同步至供应链管理系统，保存期不少于3年。

（四）库存动态跟踪

每日更新：仓管员（*某）每日核对系统库存与实际库存，保证入库、出库、调拨、盘点等操作实时更新至系统，避免账实不符。

库位管理：定期检查库位使用情况，对长期滞留货物（如超过30天未流转）标记为“呆滞品”，反馈至采购与销售部门（*某）协调处理；对库位信息变更（如调整、合并）及时在系统中更新。

预警机制：设置库存预警阈值（如安全库存量、保质期剩余1/3），当库存低于安全阈值或临近保质期时，系统自动触发预警，提醒仓管员（某）及采购专员（某）补货或促销。

（五）出库申请与审批

订单关联：销售部门（*某）根据客户订单在系统中创建《出库申请单》，关联订单号、客户名称、货物名称/规格型号、申请数量、预计出库时间、收货地址等信息。

库存校验：系统自动校验申请数量是否可用（如库存充足、批次符合先进先出原则），若库存不足，提示销售部门（*某）调整订单或联系采购补货。

审批流程：出库申请按权限逐级审批：

普通订单：销售主管（*某）审批；

大额订单（如金额超5万元）或特殊货物（如贵重品、危险品）：需供应链经理（*某）额外审批；

审批通过后，系统自动《出库任务单》并发送至仓库。

（六）出库复核与发货

拣货作业：仓管员（*某）根据《出库任务单》库位信息拣货，遵循“先进先出”“近端优先”原则，拣货过程中核对货物名称、规格、批次、数量与任务单是否一致，避免错拣、漏拣。

复核检验：质检员（*某）或指定复核员对拣选货物进行100%复核，确认：

货物与出库单信息一致；

外包装完好，无破损、潮湿；

批次、保质期符合要求（如需）；

复核无误后，在《出库复核记录表》签字确认；若发觉差异，立即停止发货，查找原因并调整。

打包与交接：按客户要求或货物特性进行打包（如添加填充物、加固包装），打印《发货清单》粘贴于外包装；与物流公司（或客户提货人）办理交接，核对发货清单与实际货物数量，双方签字确认，留存物流单号（或提货凭证）。

（七）异常处理

入库异常：数量短缺、质量问题等，由采购专员（*某）在24小时内联系供应商协商解决方案（补货、退货、折价等），同步