采购流程标准化操作及供应商沟通模板.docVIP

采购流程标准化操作及供应商沟通模板

一、模板应用背景与价值

在企业运营中，采购活动作为连接资源与生产的关键环节，其规范性直接影响成本控制、供应链稳定性及企业合规性。本模板旨在通过标准化操作流程和结构化沟通工具，解决采购过程中常见的需求模糊、供应商管理混乱、流程追溯困难等问题，保证采购活动高效、透明、合规，同时促进与供应商的长期稳定合作。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与确认阶段

操作目标：明确采购需求，保证需求信息准确、完整，为后续流程奠定基础。

责任主体：需求部门、采购部、财务部（预算审核）。

步骤1：需求部门提交《采购需求申请表》

需求部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》（详见模板一），内容需包含：物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途说明、期望交付日期、技术参数（如适用）等。

需求部门负责人*对需求的合理性、必要性进行审批签字。

步骤2：采购部与需求部门对接确认

采购部收到申请后，1个工作日内与需求部门负责人*沟通，确认需求细节（如规格参数是否可替代、交付时间是否可调整等），避免因需求模糊导致后续采购偏差。

对存在争议的需求，组织需求部门、技术部门*（如适用）召开需求评审会，形成统一意见。

步骤3：财务部预算审核

采购部将确认后的《采购需求申请表》提交财务部，财务专员*对照部门预算进行审核，重点核查预算金额是否充足、是否符合公司预算管理规定。

预算通过后，进入下一阶段；预算不通过，反馈需求部门调整需求或申请追加预算。

（二）供应商寻源与筛选阶段

操作目标：通过合规方式筛选合格供应商，保证供应商资质、能力满足采购需求。

责任主体：采购部、质检部（如适用）、法务部（资质审核）。

步骤1：制定供应商寻源策略

根据采购物品/服务的类型（如标准品、定制品、服务类），确定寻源方式：

标准品：优先从公司《合格供应商名录》中选择，或通过公开招标、比价平台采购；

定制品/服务类：需定向邀请3家及以上潜在供应商，或通过行业展会、专业平台寻源。

步骤2：供应商资质初审

采购部收集潜在供应商的《供应商资质表》（详见模板二），审核内容包括：营业执照、相关行业资质（如ISO认证、经营许可证）、财务状况（近1年财务报表）、类似项目业绩（合同复印件）、质量保证体系等。

资质不符合要求的供应商，直接淘汰；资质合格的进入下一轮评审。

步骤3：供应商能力评估

采购部组织需求部门、质检部、法务部成立供应商评估小组，通过《供应商评估打分表》（详见模板三）对供应商进行综合评分，评分维度包括：

价格（30%）：报价是否合理，性价比是否突出；

质量（25%）：样品质量检测报告（如适用）、质量合格率；

交付（20%）：历史交付准时率、产能保障能力；

服务（15%）：售后响应速度、技术支持能力；

合作稳定性（10%）：合作意愿、商业信誉。

按得分高低排序，选取前2-3家候选供应商进入询价环节。

（三）询价与商务谈判阶段

操作目标：获取最优采购价格与条款，保证采购成本可控、合作条件明确。

责任主体：采购部、法务部、需求部门。

步骤1：发出询价邀请

采购部向候选供应商发出《询价单》（详见模板四），明确采购需求、报价要求（含报价有效期、是否含税、是否包含运费等）、提交截止时间（通常为3-5个工作日）。

供应商需在截止时间前提交《报价单》（详见模板五），加盖公章后通过邮件或公司采购系统提交。

步骤2：比价与议价

采购部收集各供应商《报价单》，对比价格、付款条件、交期、售后服务等差异，形成《比价分析表》（详见模板六）。

对价格偏差较大的供应商，要求其提供报价明细；对综合条件最优的供应商，进行一对一议价，重点谈判价格、交付周期、违约责任等核心条款。

步骤3：确定最终合作方

议价达成一致后，采购部向选定供应商发出《合作意向函》，明确合作范围、初步条款及后续流程；未中选供应商，由采购部以书面形式反馈结果（不说明具体原因）。

（四）合同签订与订单下达阶段

操作目标：通过法律约束明确双方权利义务，保障采购双方合法权益。

责任主体：采购部、法务部、财务部、供应商。

步骤1：合同起草与审核

采购部根据谈判结果，起草《采购合同》（详见模板七），合同内容需包含：双方基本信息、采购物品/服务明细、价格与付款方式、交付时间与地点、质量标准与验收方法、违约责任、争议解决方式等。

法务部*对合同条款进行合规性审核，重点关注违约责任、知识产权、保密条款等；财务部审核付款条款是否符合公司财务制度。

审核通过后，由采购经理、需求部门负责人、公司法定代表人（或授权代表）签字盖章。

步骤2：订单下达与确认

采购部根据签订的《采购合同》，通过公司采购系统或书面形式向供应商下达《采购订单》（详见模板八），订单编号需唯一，并与合同号关联。

供应商收到订单后，1个工作日内确认订单信息（如数量、交