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采购申请审批流程模板：供应商选择与采购成本控制工具指南

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于各类企业（含制造业、服务业、事业单位等）在日常运营中发生的采购需求审批，尤其适用于需要规范供应商选择流程、强化采购成本管控的场景。典型应用包括：

生产型企业原材料、零部件采购；

企业办公用品、设备采购；

服务类项目（如IT运维、咨询服务）供应商筛选；

及公共事业部门采购流程规范化管理。

通过标准化流程，保证采购需求合规、供应商选择透明、成本支出可控，同时提升采购效率，降低廉政风险。

二、标准化操作流程详解

（一）需求提出与初审

需求部门发起：需求部门（如生产部、行政部）填写《采购需求说明书》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量要求、用途、期望交付时间及预算依据（如历史采购数据、市场询价结果等），部门负责人*签字确认。

采购部初审：采购部收到需求后，重点审核：

需求是否与部门职能匹配，是否存在重复采购；

预算是否符合公司财务制度（如是否超年度预算，需说明理由并附审批文件）；

规格描述是否清晰，避免模糊表述（如“高功能电脑”需明确CPU、内存、硬盘等参数）。

初审通过后进入下一环节，不通过则退回需求部门补充完善。

（二）采购申请正式提交

需求部门根据初审意见，填写《采购申请表》（见模板1），附《采购需求说明书》及相关支撑材料（如技术图纸、previous采购合同等），提交至采购部。采购部核对材料完整性后，录入采购管理系统，唯一采购申请编号，同步启动审批流程。

（三）多级审批流程

根据采购金额及风险等级，设置分级审批权限（示例）：

低风险采购（金额≤5万元）：部门负责人*→采购经理*→财务专员*；

中风险采购（5万元＜金额≤20万元）：部门负责人*→采购经理*→财务总监*→分管副总*；

高风险采购（金额＞20万元）：部门负责人*→采购经理*→财务总监*→分管副总*→总经理*。

审批人需在2个工作日内完成审核，重点确认：需求必要性、预算合理性、采购方式合规性（如是否需公开招标）。审批通过后，采购部进入供应商寻源环节。

（四）供应商寻源与初步筛选

寻源渠道：采购部通过以下渠道收集潜在供应商信息（至少3家）：

公司合格供应商库（优先选择历史合作良好、无违约记录的供应商）；

公开招标平台、行业展会、专业供应商目录；

需求部门推荐（需提供供应商资质证明及合作理由）。

资质初审：剔除不符合基本条件的供应商，剔除标准包括：

无独立法人资格或营业执照过期；

未取得行业必备资质（如食品行业需《食品生产许可证》，服务类需相关资质等级证书）；

近3年内有重大违约记录或被列入经营异常名录。

（五）供应商评估与选择

采购部组织评估小组（成员含采购部、需求部、财务部代表*），采用“综合评分法”对剩余供应商进行量化评估，评分维度及权重（示例）：

评估维度

权重

评分标准（示例）

资质合规性

20%

资证齐全且在有效期内（20分）；缺少非核心资质（10分）；关键资质缺失（0分）

报价合理性

30%

最低报价且不超过预算（30分）；报价超预算≤5%（20分）；超预算＞5%（0分）

服务能力

25%

交付周期≤要求时间（10分），售后响应≤24小时（10分），有完善质量保障体系（5分）

历史合作

15%

过往合作无违约（15分）；1次轻微违约（8分）；2次及以上违约（0分）

行业口碑

10%

行业排名前20%（10分）；客户评价良好（6分）；存在负面投诉（0分）

评分最高者为首选供应商，若评分差距≤5分，需组织现场考察或二次谈判后再定。评估结果形成《供应商评估报告》（见模板2），附供应商报价单、资质文件等，提交审批小组最终确认。

（六）采购成本控制措施

预算刚性控制：采购金额不得超预算，特殊情况需提交《预算调整申请说明》，经原审批流程升级审批后方可执行。

比价议价机制：对同品类采购，要求供应商提供分项报价（如原材料费、加工费、运输费），通过谈判降低非必要成本（如缩短账期可换取价格折扣）。

批量采购优化：对月度/季度需求稳定的物品，汇总各部门需求后集中采购，利用“量价挂钩”原则降低单价。

动态成本监控：采购过程中若市场价格波动超±5%，需启动《成本异常处理流程》，重新评估供应商报价或调整采购方案。

（七）合同签订与执行

合同拟定：采购部根据评估结果拟定采购合同，明确标的物规格、数量、价格、交付时间、验收标准、违约责任及成本控制条款（如“价格调整需提供第三方市场行情证明”）。

合同审批：法务部审核合同合规性，财务部审核付款条款，最终由总经理或授权人签字生效。

执行跟踪：采购部跟踪供应商履约情况，保证交付质量、时间符合要求，需求部门在收到货物后3个工作日内完成验收，填写《采购验收单》（需双方签字确认）。

（八）采购结果复盘

每批