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采购成本控制流程模板：供应商选择与价格谈判版

一、模板应用场景与核心价值

本模板适用于企业各类采购场景（如原材料采购、设备采购、服务外包等），尤其适用于需通过系统化流程控制采购成本、优化供应商结构的场景。核心价值在于：规范供应商选择与价格谈判的标准化操作，降低采购风险，提升采购效率，保证采购成本符合预算目标，同时保障采购质量与交付稳定性。

二、采购成本控制全流程操作步骤

（一）需求分析与采购计划制定

操作目标：明确采购需求，为后续供应商选择与价格谈判提供依据。

操作步骤：

需求确认：由需求部门（如生产部、研发部）提交《采购需求申请表》，明确物料/服务的名称、规格型号、质量标准、数量、交付时间、预算上限等关键信息。

需求评审：采购部联合需求部门、财务部、技术部对需求的必要性、合理性进行评审，避免过度采购或需求模糊。

采购计划制定：根据评审后的需求，制定《采购计划》，明确采购方式（招标、询价、谈判等）、时间节点、责任分工（如采购经理负责供应商筛选，采购专员负责价格谈判）。

（二）供应商寻源与初步筛选

操作目标：建立潜在供应商池，排除明显不符合要求的供应商。

操作步骤：

寻源渠道：通过行业展会、供应商数据库、网络平台（如企业采购平台）、同行推荐等渠道收集供应商信息。

初步筛选：采购专员*根据《采购计划》中的基本要求（如经营范围、生产规模、资质证书），对收集到的供应商进行初步筛选，剔除不具备供货能力或资质不全的供应商，形成《潜在供应商名单》。

（三）供应商资格预审

操作目标：评估供应商的合法性与基本履约能力，保证入围供应商符合门槛要求。

操作步骤：

资料收集：向《潜在供应商名单》中的供应商发放《供应商资格预审表》，要求提供营业执照、相关行业资质（如ISO9001认证、3C认证）、财务报表（近1年）、主要客户案例、生产设备清单等资料。

资格审核：采购部联合技术部、财务部对供应商提交的资料进行审核，重点核查：

资质证书是否在有效期内，是否符合行业规定；

财务状况是否稳健（如资产负债率、流动比率是否正常）；

生产能力是否满足采购需求（如产能、交期保障能力）。

结果输出：审核通过的供应商进入《合格供应商名单》，未通过的供应商需书面说明原因（如资质不符、产能不足）。

（四）供应商综合评估与候选确定

操作目标：从合格供应商中优选最优候选，为价格谈判奠定基础。

操作步骤：

评估指标设定：根据采购品类特点，设定综合评估指标（如价格权重30%、质量权重25%、服务权重20%、交期权重15%、合作意愿权重10%）。

信息收集：向《合格供应商名单》中的供应商发放《供应商信息调查表》，收集详细报价（含单价、总价、折扣条件）、质量保证方案（如检测流程、退换货政策）、售后服务（如响应时间、维修服务）、历史合作案例（如与同行业企业的合作记录）。

综合评分：采购组织评估小组（含采购经理、技术专家、质量工程师*）对供应商进行打分，填写《供应商综合评估表》，计算总分并排序。

候选确定：选择总分前3名的供应商作为候选供应商，进入价格谈判环节。

（五）价格谈判准备

操作目标：明确谈判策略与底线，提高谈判成功率。

操作步骤：

市场行情调研：采购专员*通过行业报告、历史采购数据、第三方平台等渠道，知晓目标物料/服务的市场价格区间、价格波动因素（如原材料价格、供需关系）。

谈判方案制定：根据《供应商综合评估表》结果，为每个候选供应商制定个性化谈判方案，明确：

谈判目标（如目标降价幅度、付款方式优化）；

谈判底线（如最低可接受价格、最短付款账期）；

谈判筹码（如替代供应商、长期合作承诺）。

谈判团队组建：谈判团队由采购经理（主谈）、财务专员（成本分析）、技术专家*（技术条款确认）组成，明确分工。

（六）价格谈判实施

操作目标：与候选供应商达成价格及合作条款共识，控制采购成本。

操作步骤：

开场与议题确认：谈判开始时，明确谈判议程（价格、付款、交期、质量等），营造合作氛围。

价格磋商：

采购方提出目标价格，说明依据（如市场行情、历史采购价格）；

供应商解释报价构成（如原材料成本、加工费、利润），双方就价格进行多轮拉锯；

灵活运用谈判技巧（如让步策略、替代方案），逐步接近目标价格。

其他条款谈判：在价格达成初步共识后，协商付款方式（如账期、分期付款）、交期（如首批交付时间、批量交付周期）、违约责任（如逾期交付的违约金比例）等条款。

记录与确认：谈判过程中，专人记录《价格谈判记录表》，明确双方已达成共识的条款、未决事项及后续行动计划。

（七）谈判结果确认与合同签订

操作目标：固化谈判成果，明确双方权利义务，规避合作风险。

操作步骤：

结果整理：谈判结束后，采购专员*整理《价格谈判记录表》，形成《采购合同（草案）》，包含价格、数量、质量、交付、付款等核心条款。

内部审批：将《采购合同（草案