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雇员入职信息登记表全面版
一、适用情境与核心价值
本登记表适用于企业人力资源部门在新员工入职环节，系统化收集、整理员工基础信息及关联资料，旨在实现以下核心价值：
合规备案：满足劳动法、社保公积金管理等法律法规对员工信息留存的要求，规避用工风险；
档案建立：为员工人事档案（电子/纸质）提供基础信息支撑，后续涉及转正、调岗、离职、社保办理等环节均需调用；
信息同步：保证HR部门、行政部门（如工牌办理）、财务部门（薪资核算）等关联岗位获取准确、一致的员工信息，提升跨部门协作效率；
员工管理：通过记录紧急联系人、教育背景、工作经历等信息，为企业后续人才发展、梯队建设提供参考依据。
二、标准化操作流程
（一）入职前：信息清单与工具准备
确认信息清单：HR需根据企业性质（如制造业、互联网、服务业等）及岗位需求，明确登记表中必填项（如身份证号、学历、紧急联系人）及选填项（如政治面貌、兴趣爱好），保证信息收集的必要性与合规性。
准备登记表与附件：
打印《雇员入职信息登记表》（一式两份，员工签字确认后HR存档一份，员工自留一份）；
准备《信息填写说明》（标注“*”为必填项、信息格式要求如身份证号需18位、日期格式为“YYYY-MM-DD”等）；
准备配套资料清单（如员工需提交身份证复印件、学历/学位证复印件、离职证明、体检报告等，需提前告知员工）。
（二）入职当天：信息填写与初步审核
员工填写指导：HR向新员工发放登记表及填写说明，逐项说明填写要点，例如：
“现居住地址”需精确到门牌号，便于紧急情况下联系；
“工作经历”需从最近一份工作倒序填写，包含起止年月、单位名称、职位、主要职责及离职原因；
“紧急联系人”建议填写非直系亲属（如朋友、同事），并保证联系方式畅通。
现场初步审核：员工填写完毕后，HR需快速检查是否存在漏填、错填（如身份证号位数不足、联系电话格式错误等），对模糊信息（如“现居住地址”仅填写某小区未写栋号）当场要求补充，保证信息完整性。
（三）入职后：信息复核与系统录入
资料原件复核：员工提交的身份证、学历证、离职证明等原件，需与登记表信息逐一核对，重点检查：
身份证姓名、身份证号、照片是否一致；
学历/学位证信息与“教育背景”栏是否匹配（如本科毕业证需与“学历”栏“本科”一致）；
离职证明显示的离职日期与“上一工作单位”栏“离职原因”中的“离职日期”是否衔接。
信息录入系统：复核无误后，HR需在1个工作日内将登记表信息录入企业HR管理系统（如北森、用友等），同步完成：
员工基本信息建档（姓名、工号、部门、岗位等）；
社保公积金参保信息提交（根据登记表“社保公积金缴纳基数”及“参保地”向当地社保局申报）；
财务部门薪资信息对接（根据“薪资结构”“发薪日期”等核算首月工资）。
（四）归档管理：纸质与电子双备份
纸质档案存档：员工签字确认的登记表（原件）及附件复印件（身份证、学历证等），需按员工编号分类存入人事档案柜，保存期限不少于员工离职后2年（符合《档案法》及企业档案管理规定）。
电子档案备份：将登记表扫描件（PDF格式）及HR系统中的员工信息数据加密存储，定期（如每季度）检查电子档案完整性，防止信息丢失或泄露。
三、完整登记表模板
雇员入职信息登记表
基本信息
填写内容
附加信息
填写内容
姓名（*）
*某某
性别（*）
□男□女
出生日期（*）
YYYY-MM-DD（如1990-01-01）
民族（*）
身份证号（*）
11010119900101（18位）
政治面貌
□群众□共青团员□员□其他
户籍地址（*）
省市区街道号
婚姻状况
□未婚□已婚□离异□丧偶
现居住地址（*）
省市区小区栋单元室
联系电话（*）
1385678（11位，仅限数字）
电子邮箱（*）
*xx（建议企业邮箱）
紧急联系人（*）
紧急联系人关系（*）
□父母□配偶□子女□朋友□同事
紧急联系人电话（*）
1398765
教育背景
起止时间
学校名称
专业
学历
学位
备注（如自考、在职）
（按最高学历倒序填写）
2016-09-2020-06
大学
计算机科学与技术
本科
学士
全日制
2013-09-2016-06
职业技术学院
软件技术
大专
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-
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工作经历
起止时间
单位名称
职位
主要职责（简述）
离职原因（简述）
（按最近工作倒序填写）
2020-07-2023-05
科技有限公司
软件工程师
负责后端系统开发
寻求职业发展
2018-03-2020-06
网络公司
助理工程师
协助开发与测试
合同到期
-
薪资信息
试用期薪资（*）
元/月（税前/税后）
转正薪资（*）
元/月（税前/税后）
薪资构成（*）
□基本工资□绩效□补贴□提成□其他（请注明）
发薪日期
□10日□15日□20日□其他（请
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