技术文档编写规范与审查流程模板.docVIP

技术文档编写规范与审查流程模板

一、概述与适用价值

（一）模板定位

本模板旨在为技术团队提供标准化的文档编写与审查指导，覆盖需求文档、设计文档、API文档、测试文档等核心类型，通过统一规范和流程化管理，解决技术文档“描述模糊、结构混乱、更新滞后、审查流于形式”等常见问题，保证文档成为研发、测试、运维等环节的可信依据。

（二）适用场景

研发团队：用于编写系统设计方案、接口文档、数据库设计文档等，保证技术细节准确传递；

产品团队：用于撰写产品需求文档（PRD）、用户手册等，明确功能边界与交互逻辑；

测试团队：用于设计测试用例、编写测试报告，保障测试覆盖度与问题可追溯性；

跨部门协作：作为项目交付物的一部分，规范文档版本管理，降低沟通成本。

（三）核心价值

效率提升：通过模板化结构减少重复思考，缩短文档编写时间30%以上；

质量保障：明确编写与审查标准，降低因文档歧义导致的返工率；

知识沉淀：形成结构化文档库，便于后续项目查阅与新人培训；

合规要求：满足ISO9001、CMMI等质量管理体系对文档管理的基本要求。

二、技术文档编写规范细则

（一）文档结构标准化

技术文档需包含以下核心模块，具体可根据文档类型调整，但不可缺失关键章节。

章节

说明

必填项

封面

文档标识信息，便于快速识别与管理

文档名称、版本号、编制人、编制日期、审核人、密级

目录

列出各级标题及页码，便于导航

章节标题、页码（自动）

文档修订记录

记录文档版本变更历史，保证版本可追溯

版本号、修订日期、修订人、修订内容摘要

背景与目标

说明文档编制的背景（如项目需求、技术选型原因）及要达成的目标

项目背景、文档目的、预期读者

范围定义

明确文档覆盖的功能模块、系统边界及不包含的内容

功能范围、系统边界、excluded内容

详细内容

核心技术/业务描述，按模块分层展开（如功能设计、接口定义、数据结构等）

分章节细化，配图表辅助说明

附录

补充说明（术语表、缩略词、参考资料等）

术语解释、引用文档、工具

示例：《系统用户管理模块设计文档》需包含“用户角色权限设计接口定义”“数据库ER图”“登录流程时序图”等详细内容章节。

（二）内容编写规范

1.描述准确性

术语统一：全文使用统一术语，避免“用户/客户”“接口/API”等混用，首次出现时需标注英文全称（如“应用编程接口（API）”）；

数据精确：涉及功能指标（如响应时间、并发量）、配置参数（如数据库连接池大小）等需明确数值及单位，避免“较快”“大量”等模糊表述；

逻辑严谨：业务流程需说明“前置条件-操作步骤-后置结果”，异常场景需覆盖“异常类型-处理逻辑-用户提示”。

2.结构化表达

分层论述：采用“总-分”结构，先概述模块整体设计，再分点说明子模块功能；

图表辅助：复杂流程（如业务流程、系统交互）需绘制流程图、时序图（推荐使用Visio、Draw.io），图表需包含编号（如图1-1）、标题及必要的图例说明；

代码规范：API文档中的示例代码需标注编程语言（如Java、Python），关键参数需添加注释说明用途。

3.可读性要求

段落简洁：每段聚焦一个核心观点，段落长度不超过5行，避免长句（单句不超过40字）；

重点标注：关键信息（如默认值、限制条件、风险点）使用加粗或颜色标注（如“密码长度需为8-16位”）；

示例充分：功能描述需搭配1-2个典型场景示例，说明输入、输出及处理过程。

（三）格式与排版规范

要素

规范要求

字体

中文：微软雅黑/宋体（五号，标题小三加粗）；英文：Arial/TimesNewRoman

行距

1.5倍行距，段前段后间距0.5行

页边距

上2.5cm、下2.5cm、左3cm、右2cm

标题层级

一级一、（黑体三号）；二级（一）（楷体GB2312四号）；三级1.（宋体小四加粗）

图表编号

按章节编号，如图1-1（第一章第一个图）、表2-3（第二章第三个表）

页眉页脚

页眉：文档名称+版本号；页脚：页码（居中）

三、文档审查流程操作指南

（一）审查流程全景图

文档审查需遵循“起草-自检-交叉审查-专家评审-定稿发布”五步流程，每个环节明确责任人、输入输出及交付标准，保证审查闭环。

mermaid

graphTD

A[文档起草]–B[自检]

B–C[交叉审查]

C–D{是否通过？}

D–|否|E[问题整改]

E–C

D–|是|F[专家评审]

F–G{是否通过？}

G–|否|H[重大问题整改]

H–F

G–|是|I[定稿发布]

（二）各环节操作细则

1.文档起草

责任人：文档编写人（如产品经理、架构师）；

输入：需求原型、技术方案、会议纪要等原始资料；

操作要点：

严格遵循“文档结构标准化”要求搭建框架；

内容编写需覆盖“背景-范围-细节”