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业务活动文档管理与存档方案

一、方案适用业务场景

本方案适用于各类企业或组织中需规范记录、长期留存及高效调用的业务活动场景，具体包括但不限于：

市场推广类活动：如新品发布会、行业展会、线上线下营销活动等，需活动策划方案、执行报告、物料清单、成果总结等文档的全周期管理；

客户合作类活动：如商务洽谈、签约仪式、客户答谢会、项目交付验收等，需会议纪要、合同文本、沟通记录、验收单等文档的存档备查；

内部运营类活动：如员工培训、年会、跨部门协作项目、内部流程优化等，需培训课件、活动方案、会议决议、执行反馈等文档的归档管理；

合规审计类活动：如风险评估、内控检查、资质认证、审计整改等，需审计报告、整改记录、合规证明、审批流程等文档的留存管理。

通过规范文档管理，可保证业务活动过程可追溯、责任可明确、资料可复用，同时满足合规要求及后续复盘、审计需求。

二、业务活动文档全流程管理步骤

（一）文档创建与分类

创建时机：业务活动启动前或启动时，由活动负责人牵头创建基础文档，如《活动策划方案》《会议议程》等；活动中实时记录过程文档，如《签到表》《沟通记录》；活动结束后3个工作日内完成总结文档，如《活动总结报告》《成果验收表》。

内容规范：文档需包含核心要素（如活动名称、编号、负责人、日期、参与人员、关键内容、结论等），语言简洁、数据准确，避免模糊表述。

分类标准：按“活动类型-年份-季度”三级分类（如“市场推广-2024-Q1-新品发布会”），同一活动文档归至同一文件夹，文件夹内按“策划类-执行类-总结类-其他”子类排序。

（二）文档审核与签发

审核流程：

基础文档（如策划方案）：由活动负责人初审→部门负责人复核→分管领导终审（涉及重大资源投入或合规风险的需提交法务部/风控部专项审核）；

过程文档（如会议纪要）：由记录人整理后，活动负责人确认关键信息准确性即可签发；

总结文档：由活动负责人牵头编写，需经参与部门负责人联合确认，保证成果与目标一致。

审核要点：内容完整性、数据真实性、流程合规性、风险可控性（如合同条款是否符合法律规定、活动预算是否超支等）。

签发形式：电子文档通过OA系统或指定协作平台在线审批，审批完成后自动唯一编号（如“HD-CW-2024-001”，其中“HD”代表活动、“CW”代表市场推广、“2024-001”为序号）；纸质文档需手写签字并加盖部门公章，同步扫描存档。

（三）文档流转与共享

权限管理：根据文档密级（公开、内部、秘密）设置查阅权限，公开文档全员可查，内部文档仅相关部门及负责人可查，秘密文档需经分管领导批准后方可查阅。

流转方式：电子文档通过企业云盘或协作平台流转，禁止使用个人QQ等传输敏感信息；纸质文档需填写《文档流转单》，记录接收人、接收时间、用途，保证全程可追溯。

共享规范：外部单位需查阅文档的，需提交《文档查阅申请表》，经部门负责人及法务部审批后，由专人陪同查阅，严禁外传原件或复制件（经批准的除外）。

（四）文档归档与存储

归档范围：包含但不限于活动策划、审批、执行、总结、反馈等全流程文档，以及相关附件（如图片、视频、音频、签到表、发票等）。

归档时间：活动结束后10个工作日内，由活动负责人将文档整理归档，提交至档案管理部门（或指定岗位）。

存储要求：

电子文档：存储于企业指定的加密服务器或云盘，按分类建立文件夹，文件名格式为“活动编号-文档名称-版本号-日期”（如“HD-CW-2024-001-活动策划方案-V1.0）；

纸质文档：使用档案盒统一存放，盒面标注“活动类型-活动名称-归档年份-档案编号”，按编号顺序排列，存放于干燥、防火、防潮的档案柜中；

备份机制：电子文档每月进行异地备份（如总部与分支机构服务器互备），纸质文档每季度扫描为PDF格式并同步存储至电子系统，保证“双备份”无遗漏。

（五）文档借阅与销毁

借阅流程：

内部员工借阅：填写《文档借阅登记表》，说明借阅用途、归还时间，经部门负责人批准后，档案管理员办理借阅手续（电子文档通过平台授权查阅，纸质文档现场签字领取）；

超期未还：借阅期限一般不超过7个工作日，超期需重新审批；

损坏赔偿：借阅文档若丢失或损坏，需按公司规定赔偿（如丢失纸质文档需重新打印并加盖公章，损坏严重需承担相应成本）。

销毁条件：

保管期限届满（如一般业务活动文档保管期为5年，合规审计类文档保管期为10年）；

无继续保存价值（如已失效的活动策划方案、重复的临时通知等）；

经分管领导及档案管理部门联合确认。

销毁流程：由档案管理部门编制《文档销毁清单》，经法务部审核、总经理审批后，由2人以上共同监销（电子文档彻底删除并覆盖存储，纸质文档使用碎纸机销毁），监销人签字确认并留存《销毁记录》备查。

三、标准化文档管理模板

模板一：业务活动文档基本信息表

文档编号

活