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采购申请与审批流程标准化模板手册

前言

为规范企业采购行为，明确采购申请与审批各环节职责，提高采购效率，降低采购风险，保证采购活动合规、经济、高效，特制定本手册。本手册适用于企业各类采购场景，涵盖从需求提报至最终审批的全流程操作指引，为企业采购管理提供标准化工具支持。

一、适用范围与场景说明

（一）适用主体

本手册适用于企业内部所有部门（包括生产部、市场部、行政部、财务部等）的采购申请与审批活动，涵盖生产型企业、服务型企业及集团化企业的通用采购场景。

（二）适用采购类型

物料采购：原材料、零部件、办公用品、低值易耗品等；

服务采购：技术服务、咨询服务、维修服务、外包服务等；

固定资产采购：设备、仪器、办公家具等（单价超过[具体金额，如2000元]的资产）；

其他采购：如市场推广物料、员工福利等非生产性物资。

（三）典型使用场景

日常运营采购：部门因常规工作需要采购办公用品、生产辅料等；

项目专项采购：为完成特定项目（如新产品研发、市场活动）采购专用设备或服务；

紧急采购：因突发情况（如设备故障、生产急需）需快速完成的采购；

年度计划内采购：纳入年度采购预算的常规性、批量性采购。

二、采购申请全流程操作指引

（一）第一步：需求提报与发起申请

操作内容：

采购需求部门根据实际工作需要，确定采购物品/服务的名称、规格、数量、用途及预估金额，由部门负责人审核后，通过采购管理系统（或纸质《采购申请单》）发起采购申请。

责任人：需求部门经办人、部门负责人

输出成果：《采购申请单》（初始版本）

注意事项：

需求描述需清晰、准确，避免模糊表述（如“一批办公用品”需明确具体品类、规格）；

预估金额需符合市场价格，不得虚高或低估；

紧急采购需在申请单中标注“紧急”及原因（如“生产线停机待料，需24小时内到货”）。

（二）第二步：需求确认与预算核对

操作内容：

需求确认：采购部门收到申请后，1个工作日内与需求部门沟通，确认采购需求的必要性、规格参数及紧急程度，必要时组织技术部门（如生产部、研发部）进行技术参数评审；

预算核对：财务部门同步核对采购申请是否在部门年度/月度预算内，重点审核“预估金额”与预算科目的匹配度（如“生产辅料”不得在“市场费用”预算中列支）。

责任人：采购专员、财务审核、技术部门（如需）

输出成果：需求确认结果（口头/书面）、预算审核意见

注意事项：

超预算采购需需求部门提交《预算调整申请》，经分管领导*审批后方可进入下一步；

技术参数不明确时，需需求部门提供《技术需求说明书》作为附件。

（三）第三步：填写《采购申请单》并提交附件

操作内容：

需求部门根据确认后的需求及预算审核结果，完整填写《采购申请单》（模板见第三章），并附上必要附件，包括但不限于：

《技术需求说明书》（技术类采购必备）；

《比价/询价记录》（单价超过[具体金额，如5000元]的采购需提供至少3家供应商报价）；

《紧急采购说明》（紧急采购场景需提交）；

《预算调整申请》（超预算采购必备）。

责任人：需求部门经办人、部门负责人

输出成果：完整的《采购申请单》及附件清单

注意事项：

附件需与申请单内容一致，不得遗漏关键信息（如报价单需包含供应商名称、报价、联系方式）；

纸质申请单需用黑色签字笔填写，字迹清晰；电子申请单需通过系统附件扫描件（PDF格式）。

（四）第四步：多级审批流程

操作内容：

《采购申请单》按审批权限逐级流转，审批节点及权限如下（可根据企业规模调整）：

审批环节

审批人

审批时限

审批要点

部门负责人审核

需求部门负责人*

1个工作日

需求真实性、必要性、预算匹配度

采购部门审核

采购经理*

1个工作日

需求合规性、采购方式合理性（如是否需招标、比价）、供应商初步筛选

财务部门审核

财务经理*

1个工作日

预算准确性、付款方式合规性、成本合理性

分管领导审批

分管副总/总监*

2个工作日

采购事项对业务的影响、金额合理性（如单次采购超过[具体金额，如10万元]需重点审核）

总经理/负责人审批

总经理/企业负责人*（仅限大额/关键采购）

3个工作日

战略符合性、重大采购风险把控（如单次采购超过[具体金额，如50万元]）

输出成果：各环节审批意见（电子/纸质签字）

注意事项：

审批人需在规定时限内完成审批，逾期未审批视为默认通过（需在制度中明确）；

审批意见需明确“同意”“驳回”或“补充说明”，驳回时需注明原因（如“规格不明确，需补充技术参数”）。

（五）第五步：审批结果反馈与采购执行

操作内容：

结果反馈：采购部门汇总所有审批意见，将最终结果（通过/驳回）反馈给需求部门。

通过：采购部门根据申请单启动采购流程（如选择供应商、下达采购订单）；

驳回：需求部门根据驳回原因修改申请单，重新提交审批。

采购执行：采购部门根据审批通过的申请单，按《采购管理制