财务报销申请与审核标准流程模板.docVIP

财务报销申请与审核标准流程模板

一、适用范围与常见报销类型

本模板适用于企业内部员工因履行工作职责产生的各项费用报销，涵盖日常办公、差旅、业务招待、固定资产采购、市场活动等场景。常见报销类型包括但不限于：

日常费用：办公用品采购、通讯费、快递费、市内交通费等；

差旅费用：交通费（机票、火车票、汽车票）、住宿费、伙食补助、市内交通补贴等；

业务招待：客户/合作伙伴用餐、礼品赠送等；

其他费用：培训费、会议费、固定资产购置（需提前申请）、市场推广费等。

二、财务报销全流程操作指南

（一）第一步：报销准备与材料整理

确认费用性质

报销人需明确费用是否符合公司财务制度及报销范围（如：非工作相关的费用、超标准的费用不予报销）。例如：差旅住宿费需符合公司规定的地区住宿标准（如一线城市不超过500元/晚，二线城市不超过350元/晚）。

收集合规票据

发票要求：必须为合法有效的增值税发票（纸质或电子发票），抬头需为公司全称，税号、项目名称、金额等信息完整无误，发票专用章清晰；

附件材料：根据报销类型补充对应凭证，如差旅报销需附行程单、住宿清单、会议通知等；业务招待需附招待对象、事由、参与人员说明；固定资产采购需附资产验收单。

粘贴票据与填写明细

票据粘贴：按时间顺序或费用类型分类粘贴在“费用报销单”背面，小票在上、大票在下，票据正面朝上，便于核对；

明细填写：在“费用报销单”中逐笔填写费用发生日期、事项、金额、对应的发票号，保证与附件一致。

（二）第二步：提交报销申请

填写《费用报销申请表》

登录公司财务系统或纸质表格，完整填写以下信息：

基本信息：申请人姓名（*）、所属部门、报销日期、联系电话；

费用明细：按费用类型分项填写（如“交通费”“住宿费”），注明事由（如“项目调研差旅”）；

金额汇总：填写报销总金额、附件张数，申请人签字确认。

部门负责人初审

将填写完整的报销单及附件提交至部门负责人（*），部门负责人需审核：

费用真实性：是否确因工作产生，有无虚报、冒领；

合理性：是否符合公司费用标准（如招待费是否超出年度预算）；

完整性：票据是否齐全、签字是否完整。审核通过后，部门负责人在“部门审核”栏签字。

（三）第三步：财务部门审核

合规性检查

财务专员（*）收到报销单后，重点审核以下内容：

票据合规性：发票真伪（通过税务局查验平台核对）、抬头税号是否正确、有无涂改、是否为报销期内票据（一般为费用发生后30天内，特殊情况需说明原因）；

附件完整性：是否按要求提供对应附件（如差旅报销无行程单、招待报销无事由说明的，需退回补充）；

金额准确性：报销单金额与发票、附件汇总金额是否一致，计算是否正确。

标准符合性审核

根据公司《财务报销管理制度》，审核费用是否超标：

交通费：市内交通原则上以公共交通凭证报销，特殊情况使用网约车需注明事由并提前申请；

伙食补助：出差期间按标准发放（如100元/天），无需提供发票，但需附出差审批单；

业务招待费：需附《招待费用申请表》（提前审批），且不超过年度预算的月度/季度限额。

审核结果处理

审核通过：财务专员在“财务审核”栏签字，并录入财务系统，流转至下一审批环节；

审核不通过：注明退回原因（如“发票抬头错误”“附件缺失”），并通知报销人补充材料或重新提交。

（四）第四步：领导审批

根据报销金额及费用类型，按权限逐级审批：

权限划分（示例，具体以公司制度为准）：

金额≤5000元：由部门负责人及财务经理（*）审批；

5000元＜金额≤20000元：需分管副总（*）额外审批；

金额＞20000元：需总经理（*）最终审批。

审批要点

领导需重点关注：大额费用的必要性、是否符合业务规划、是否超出预算权限。审批通过后，在对应审批栏签字；若对费用有疑问，可退回财务部门或要求报销人补充说明。

（五）第五步：报销支付与账务处理

财务付款

审批流程完成后，财务部门于3-5个工作日内完成支付：

选择支付方式：对公转账（需提供收款方账户信息）、备用金返还（适用于小额报销）或工资发放（如个人垫付的日常费用）；

支付前核对账户信息：收款人姓名、账号、开户行等，保证无误后安排付款。

账务处理

财务人员根据报销单及发票，在财务系统中录入凭证，对应会计分录（如：借：管理费用-差旅费，贷：银行存款/库存现金），并定期归档报销资料，保存期限不少于5年。

（六）第六步：报销反馈与问题处理

到账通知

支付完成后，财务专员通过系统消息或邮件通知报销人（*）到账情况，报销人可登录财务系统查询支付状态。

争议处理

若报销人对审核结果或支付金额有异议，可在收到通知后2个工作日内向财务部门提出书面申诉，财务部门需在5个工作日内复核并反馈处理结果。

三、标准报销申请表模板

费用报销申请表

基本信息

申请人姓名

*

所属部门

报销日期

年月日

联系电话

费用明