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公司文档管理制度

一、引言

在现代企业运营中，文档作为信息传递、知识沉淀、流程规范及决策支持的核心载体，其重要性不言而喻。为确保公司各类文档得到规范、高效、安全的管理，提升工作效率，保障信息资产的完整性与可用性，降低运营风险，特制定本制度。本制度旨在为公司所有文档的创建、分类、存储、使用、流转及销毁等环节提供统一指导原则与操作规范，适用于公司全体员工及所有与公司业务相关的文档资料。

二、基本原则

1.价值导向原则：文档管理应以服务公司业务发展、促进知识共享、提升管理效率为根本目标，确保每份文档都能产生其应有的价值。

2.责任明确原则：明确各部门及相关人员在文档管理中的职责与权限，确保每一份文档都有对应的负责人，从源头上保障文档管理的有效性。

3.规范统一原则：对文档的格式、命名、分类、版本控制等关键环节进行标准化规范，确保文档的可读性、一致性和可追溯性。

4.安全保密原则：严格遵守公司信息安全及保密规定，对不同密级的文档采取相应的保护措施，防止信息泄露、丢失或被不当篡改。

5.动态管理原则：文档管理并非一成不变，应根据公司业务发展和管理需求，定期对制度及文档内容进行审视与更新，保持其适用性与时效性。

三、适用范围与职责分工

1.适用范围：本制度适用于公司内部产生的各类纸质文档、电子文档（包括但不限于文字稿件、表格、图表、演示文稿、图纸、邮件、音视频资料等），以及公司从外部获取并具有保存价值的各类文档资料。

2.职责分工：

*行政部（或指定的文档管理中心）：作为公司文档管理的归口管理部门，负责本制度的制定、修订、解释、推广及监督执行；统筹规划公司文档管理体系建设；负责公司级核心公共文档的最终归档与保管。

*各业务部门：负责本部门业务相关文档的日常创建、分类、审核、流转、保管及定期清理工作；确保本部门文档的完整性、准确性和及时性；指定专人（可兼职）作为部门文档管理员，协助行政部落实文档管理相关工作。

*全体员工：严格遵守本制度各项规定，规范操作个人在工作中产生或接触的文档，对个人职责范围内的文档管理负直接责任。

四、文档管理核心规范

（一）文档分类与分级

1.文档分类：公司文档应根据其业务属性、用途及管理需求进行科学分类。建议采用多级分类法，例如：

*一级分类：可按部门（如行政部、人力资源部、财务部、市场部、技术部等）或文档性质（如管理制度类、业务流程类、项目资料类、客户资料类、财务数据类、技术文档类、会议纪要类等）划分。

*二级及以下分类：各部门可在一级分类基础上，根据自身业务特点进一步细化，如技术部可细分为“需求文档”、“设计文档”、“测试报告”、“源代码注释”等。

分类体系应在公司内部达成共识并统一执行，避免混乱。

2.文档分级（保密级别）：根据文档内容的敏感程度及对公司利益的影响，将文档划分为不同保密级别，如：

*公开级：公司内部公开信息，如公司简介、企业文化宣传资料等。

*内部级：仅限公司内部员工知晓的一般性业务信息，如非敏感的部门通知、普通工作汇报等。

*机密级：涉及公司核心业务数据、重要技术信息、未公开的战略规划、财务核心数据、重要客户信息等，未经授权不得扩散。

*绝密级：涉及公司最高商业机密、核心技术专利、重大决策预案等，仅限极少数核心人员知悉。

文档创建时，创建者应根据内容准确标注其保密级别，并对标注的准确性负责。

（二）文档命名规则

为确保文档易于识别、检索和管理，所有文档（包括电子文档和纸质文档的电子扫描件）均需遵循统一的命名规则。命名应简洁明了，能准确反映文档核心内容。建议命名结构可包含以下要素（根据文档类型灵活组合）：

*部门/项目标识：如“市场部-”、“CRM项目-”。

*文档类型标识：如“会议纪要-”、“需求规格说明书-”。

*核心主题/标题：文档的核心内容或标题的精简。

*版本号：如“V1.0”、“V2.1”（版本控制要求时）。

*日期：如“____”（创建日期或最后修订日期）。

示例：“技术部-用户登录模块设计方案-V1.____”。

各部门可在总规则下，针对特定类型文档制定更细致的命名约定。

（三）文档版本控制

1.文档在创建和修订过程中，必须进行严格的版本控制，确保使用者获取到的是最新有效版本，同时保留历史版本以便追溯。

2.版本号通常由主版本号和次版本号组成，如V1.0，V1.1，V2.0等。重大修改或结构调整时升级主版本号，小范围修订或内容补充时升级次版本号。

3.每次修订文档时，应在文档末尾或特定位置记录版本变更历史，包括版本号、修订日期、修订人、主要修订内容等信息。

4.重要文档的定稿版本，应明确标识为“正式版”或“最终版”。

（四）文档编写与审核

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