会议管理系统会议纪要自动工具.docVIP

会议纪要自动工具使用指南

一、适用工作场景

本工具适用于各类需要规范记录会议内容的场景，包括但不限于：

项目例会：定期跟进项目进展、协调资源、解决执行中的问题；

跨部门协调会：多部门协作时明确职责分工、推进事项落地；

决策评审会：对重要方案、资源申请等进行讨论并形成结论；

专项工作会：针对特定议题（如活动策划、流程优化）进行集中讨论。

通过自动化处理，可解决传统会议记录中“信息遗漏、整理耗时、格式不统一”等问题，保证会议成果清晰可追溯。

二、详细操作流程

（一）会前准备：创建会议与配置信息

发起会议

登录会议管理系统，选择“新建会议”，填写会议主题（如“Q3产品迭代进度评审会”）、会议时间（开始/结束时间）、会议形式（线上/线下/混合）。

若为线下会议，填写会议室名称；线上会议则补充会议（如企业内部视频会议系统）。

设置参会人员

添加主持人、记录人（默认为当前用户，可修改）及参会人员，支持从通讯录批量导入或手动输入姓名（如经理、主管、*专员）。

标注必参会人员与可选参会人员，系统会自动发送会议邀请（包含会议时间、议程及纪要模板）。

会议资料

会议相关文件（如项目计划书、方案PPT、数据报表等），支持PDF、Word、Excel格式，文件将作为会议纪要的附件供参会人员查阅。

（二）会中记录：实时捕捉关键信息

开启自动记录

会议开始后，记录人在系统中“开始记录”，工具将自动同步会议音频（需提前测试麦克风权限），并实时语音转文字（支持中英文混合识别）。

标记重点内容

工具自动识别关键词（如“决议”“待办”“问题”“下一步”），并高亮显示；记录人可手动补充标注，例如：

对争议点添加“【需确认】”标签；

对重要结论添加“【决议】”标签；

对具体任务添加“【待办】”标签，并关联负责人（如“*负责跟进”）。

同步会议议程

若会前已会议议程，系统会按议程顺序分段记录，记录人可实时切换议题，保证内容与讨论流程一致；未预设议程时，支持手动添加议题标题（如“议题1：当前进度汇报”“议题2：风险问题讨论”）。

（三）会后整理：自动与分发纪要

初稿

会议结束后，“纪要”，系统自动整理语音转文字内容，结合标记的重点、议题及附件信息，形成结构化初稿，包含：

会议基本信息（时间、地点、参会人员等）；

按议题划分的讨论内容；

带标签的决议事项与待办任务。

人工校对与补充

记录人核对初稿内容，修正语音识别错误（如专业术语、人名），补充未记录的细节（如数据背景、决策依据），保证信息准确完整。

可调整纪要格式（如字体、段落间距），添加会议结论摘要（100字内概括核心成果）。

审核与分发

将校对后的纪要提交主持人审核，主持人确认无误后“发布”；

系统自动将纪要通过企业内部消息发送给所有参会人员，并同步至会议管理系统“历史会议”板块，支持PDF/Word版本及在线查阅。

三、会议纪要标准模板

（一）会议基本信息表

项目

内容示例

会议名称

Q3产品迭代进度评审会

会议时间

2023年10月26日14:00-16:00

会议地点

总部3楼会议室A（线上会议：xxx）

主持人

*经理

记录人

*专员

参会人员

主管、工程师、*设计师（共8人）

缺席人员

*（事由：出差）

附件

《Q3产品迭代计划V2.0》《进度报表》

（二）议题与讨论记录表

议题编号

议题名称

讨论内容

关键结论/决议

1.1

当前进度汇报

工程师：前端开发完成80%，后端接口联调延迟；设计师：UI定稿，待开发对接。

后端接口需在10月28日前完成联调，*工程师负责跟进。

1.2

风险问题讨论

主管：测试资源不足，可能导致上线延期；经理：申请临时抽调2名测试人员。

同意抽调测试资源，由*主管协调10月27日前到位。

（三）待办事项跟踪表

任务编号

任务描述

负责人

截止日期

优先级

状态

备注

T001

完成后端接口联调

*工程师

2023-10-28

高

进行中

提交测试报告

T002

协调测试资源到位

*主管

2023-10-27

高

未开始

联系*经理确认

T003

整理会议纪要并发布

*专员

2023-10-26

中

已完成

附件已

四、使用关键提示

（一）会前准备注意事项

确认参会人员名单及职务准确无误，避免遗漏关键决策人；

会议议程需提前1天发送给参会人员，保证大家对讨论内容有清晰预期；

若会议涉及敏感信息（如未公开方案），可在系统中勾选“纪要加密”，仅限参会人员查看。

（二）会中操作注意事项

语音转文字依赖网络环境，建议在信号稳定区域使用，避免断网导致记录中断；

手动标注重点时，标签需统一规范（如“【决议】”用于结论，“【待办】”用于任务），保证后续自动分类准确；

如多人同时发言，建议主持人提醒依次发言，或记录人手动暂停记录，避免信息混杂。

（三）会后整理注意事项

纪要需在会议结束后24小时