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企业合同管理与执行跟踪记录表工具指南
一、适用场景与核心价值
在企业运营中，合同是规范合作、明确权责的核心法律文件，但传统合同管理常面临“信息分散、进度滞后、风险难控”等痛点。本工具适用于以下场景：
多部门协同管理：法务部门负责合同审核与风险把控，业务部门跟踪履约进度，财务部门监控付款节点，实现跨部门信息同步；
全生命周期跟踪：从合同签订、履行、变更到归档，完整记录每个环节的关键信息，避免遗漏重要节点；
风险前置防控：通过实时监控履约进度，提前识别延迟、违约等风险，推动问题解决，降低企业损失；
数据决策支持：汇总历史合同数据，分析履约率、逾期率等指标，为优化合作方选择、合同条款设计提供依据。
二、全流程操作指南
（一）合同信息录入：建立基础档案
操作主体：法务专员或业务对接人
操作步骤：
获取合同基础信息：收集已签订的合同文本，提取核心要素，包括：
合同唯一编号（建议规则：年份+部门简称+流水号，如“2024-采-001”）；
合同名称（需体现合作方、业务类型，如“公司采购办公设备合同”）；
双方主体信息：甲方（企业自身）、乙方（合作方全称及统一社会信用代码）；
合同金额（含大写，明确币种）；
签订日期与生效日期；
履行期限（起止时间、关键节点，如“分三期交付，每期30天”）；
合同类型（采购/销售/服务/租赁/技术合作等）；
关联项目/订单编号（如有）。
录入系统/表格：将上述信息填入“合同基本信息”模块，保证数据完整、准确，避免模糊表述（如“尽快交付”需明确具体日期）。
（二）执行节点跟踪：动态监控履约进度
操作主体：业务部门负责人及执行人
操作步骤：
拆解关键节点：根据合同条款，将履行过程拆解为可跟踪的节点（如采购合同的“预付款支付→货物生产→发货→到货验收→尾款支付”）；
设定计划与责任人：明确每个节点的“计划完成时间”及“负责人”（如“到货验收”由仓库管理员*负责）；
记录实际进展：节点完成后，及时填写“实际完成时间”“执行状态”（正常/延期/已完成）及“情况说明”（如“延期3天，因乙方生产设备故障”）；
更新进度：每月/每季度汇总节点完成情况，标注滞后节点，同步法务与财务部门。
（三）风险监控与预警：提前识别问题
操作主体：法务部门协同业务部门
操作步骤：
定义风险类型：常见风险包括“乙方延迟交付”“甲方逾期付款”“合同条款歧义”“政策变动影响履约”等；
评估风险等级：根据影响程度划分为“高”（如导致重大损失）、“中”（如影响局部进度）、“低”（如可协商调整的小问题）；
触发预警：当节点滞后、对方违约或出现政策风险时，由法务部门在“风险监控”模块记录“风险描述”“发觉日期”，并启动应对措施；
跟踪处理：明确“应对措施”（如发催告函、协商延期、解除合同）及“处理状态”（未处理/处理中/已解决），直至风险消除。
（四）变更与补充管理：保证法律效力
操作主体：法务部门主导，业务部门配合
操作步骤：
发起变更：因客观原因需修改合同时由业务部门提交“变更申请”，说明变更原因、内容及双方协商结果；
法律审核：法务部门审核变更条款的合法性、合规性，避免新增法律风险；
书面确认：双方签订《合同补充协议》或《变更函》，明确变更后的条款（如履行时间调整、金额增减）及生效日期；
更新记录：将变更信息录入“变更记录”模块，包括“变更编号”“变更内容概述”“生效日期”，避免原合同与新条款冲突。
（五）归档与查询：实现闭环管理
操作主体：档案管理员
操作步骤：
归档条件：合同履行完毕/终止后，收集合同文本、补充协议、往来函件、验收证明等全部材料；
分类整理：按“合同编号”或“业务类型”归档，电子版备份至指定服务器，纸质版装订成册标注“归档日期”；
设置查询权限：通过档案编号、合同名称、合作方等关键词可快速查询历史合同，支持法务、业务、财务部门按需调阅。
三、合同管理与执行跟踪记录表模板
企业合同管理与执行跟踪记录表
一、合同基本信息
合同编号
年-部门-流水号（如：2024-采-001）
合同名称
甲方（企业自身）
名称：统一社会信用代码：
乙方（合作方）
名称：统一社会信用代码：
合同金额
大写：小写：币种：
签订日期
年月日
生效日期
年月日
履行期限
起：年月日止：年月日
合同类型
□采购□销售□服务□租赁□技术合作□其他
关联项目/订单编号
（如有）
二、执行节点跟踪
关键节点名称
计划完成时间
（如：预付款支付）
年月日
（如：货物交付）
年月日
（如：验收合格）
年月日
（如：尾款支付）
年月日
三、风险监控
风险描述
风险等级
（如：乙方延迟交付）
□高□中□低
（如：政策调整影响税率）
□高□中□低
四、变更记录
变更编号
变更内容概述
（如：2024-采-001
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