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差旅费用报销标准及审批流程

一、差旅费用报销标准

差旅费用通常涵盖交通费、住宿费、伙食补贴、市内交通费及其他必要零星支出。各项费用的报销均需遵循“必需、合理、节俭”的原则，并凭合法有效的原始凭证进行报销。

（一）交通费

1.航空交通：

*通常情况下，员工出差应优先选择经济舱。对于符合公司高管级别的人员或有特殊情况（如长途飞行、紧急公务等），经适当审批程序后可乘坐商务舱。具体细则由公司根据管理层级及岗位性质另行规定。

*机票预订应通过公司指定的合作平台或渠道进行，以获取更优价格和服务。因个人原因产生的改签、退票费用，原则上不予报销，特殊情况需书面说明并经审批。

2.铁路交通：

*火车出行时，普通员工原则上应选择二等座（动车/高铁）、硬座或硬卧。对于行程超过一定时长（例如X小时）或符合特定级别条件的人员，可选择一等座或软卧，并需在报销时作出说明。

3.公路交通：

*短途出差或无合适公共交通时，可选择汽车出行。优先选择公共汽车、长途客车等经济型方式。因业务紧急或携带重要物品等特殊情况需乘坐出租车或网约车的，应在报销时注明事由，且需符合公司相关规定。

*自驾车出差需事先获得批准，报销时可依据实际行驶里程和公司制定的燃油补贴标准计算，或凭过路费、燃油费发票实报实销（需注明起始地点和事由），同时需考虑车辆损耗等因素。

（二）住宿费

1.住宿标准将根据出差目的地的城市级别（如一线城市、二线城市、三线及以下城市）以及员工职级进行划分，设定相应的每日住宿费用上限。

2.员工应选择安全、经济、便捷的酒店入住。优先考虑公司协议酒店，以获取优惠价格。

3.同性员工一同出差，原则上应合住标准间，住宿费按标准报销，不再为每人单独报销。

4.实际住宿费低于报销标准的，按实际发生额报销；超出标准的部分，原则上由个人承担，除非有特殊情况并获得事先批准。

5.报销住宿费时，需提供与住宿日期、金额相符的酒店发票及费用明细单。

（三）伙食补贴

1.伙食补贴是对员工出差期间餐饮费用的补助，按出差自然天数计算（出发日和返回日均计为一天）。

2.补贴标准将根据出差目的地的生活水平差异，设定不同档次的日补贴金额。

3.员工在享受伙食补贴后，除公司统一安排的工作餐或有明确接待对象的商务宴请外，不再单独报销日常餐饮费用。商务宴请需另行申请并遵循公司业务招待费标准。

（四）市内交通费

1.市内交通费指员工在出差城市内，因办理公务所发生的交通费用，如公交车、地铁、出租车、网约车等。

2.市内交通费可采取按日定额补贴或凭票实报实销两种方式，具体由公司统一规定。若采用实报实销方式，需提供合规的交通票据，并在票据背面注明出行事由、起止地点及日期。

3.若出差期间有公司车辆接送或会议主办方提供交通安排，则不再享受相应时段或行程的市内交通补贴。

（五）其他费用

1.邮电通讯费：因公务需要产生的必要电话费、网络通讯费等，在合理范围内凭票据报销，或按固定标准给予补贴。

2.行李托运费：因携带必要公务用品产生的行李超重托运费，凭票据实报实销，需在报销时注明原因。

3.其他：如确因公务需要发生的、且未包含在上述项目内的合理支出，需单独列明事由，并提供充分证明材料，经审批后酌情报销。

二、差旅费用审批流程

规范的审批流程是确保差旅费用合规、可控的重要保障，通常包括出差申请、费用发生、报销申请、逐级审批、财务审核与付款等环节。

（一）出差申请与审批

1.出差申请：员工因公出差前，应填写《出差申请单》，详细注明出差事由、出差地点（包含途经城市）、出差时间（起始及截止日期）、拟乘坐的交通工具、随行人员（如有）以及预估费用等信息。

2.审批权限：《出差申请单》需根据出差天数、预估费用金额或员工职级，按照公司规定的审批权限逐级报批。一般而言，部门负责人对本部门员工的出差申请进行初步审核，分管领导或更高层级领导进行最终审批。对于紧急出差，可先口头请示，出差后及时补办书面申请手续。

（二）差旅费用发生与凭证收集

1.员工在出差过程中，应严格按照已批准的出差申请及上述费用标准控制开支。

2.对于各项费用支出，务必索取合法、合规的原始凭证（如发票、行程单、付款凭证等）。原始凭证应清晰载明付款单位、日期、项目、金额等关键信息。

3.妥善保管所有原始凭证，避免遗失。如不慎遗失重要凭证，需提供书面情况说明，并尽可能提供辅助证明材料（如消费记录截图、付款凭证等），经相关负责人审批后，财务部门方可酌情处理。

（三）报销申请与单据整理

1.及时报销：员工出差结束后，应在规定期限内（例如出差返回后X个工作日内）整理好所有差旅费用单据，填写《差旅费报销单》。

2.单据粘贴与填写：将原始凭证分类、整齐粘贴在《费用