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跨部门沟通协作流程标准操作手册

一、适用场景与协作触发条件

本手册适用于企业内部涉及多部门参与的协作场景，具体包括但不限于：

跨部门项目推进：如新产品研发、市场活动策划、业务流程优化等需多个部门协同完成的项目；

资源协调与支持：如临时人员调配、预算申请、场地/设备共享等跨部门资源需求；

问题联合解决：如客户投诉处理、流程断点疏通、风险事件应对等需多部门共同决策的事项；

制度/方案跨部门评审：如涉及多个业务线的管理制度修订、系统功能方案设计等需多方意见征询的流程。

当上述场景触发时，相关部门需严格按照本手册流程开展协作，保证信息传递高效、责任分工明确、目标达成一致。

二、跨部门协作标准操作流程

（一）协作需求发起与初步确认

步骤1：需求提出方填写《跨部门协作需求申请表》

责任人：需求发起部门负责人指定的项目对接人（如**）；

动作：明确协作背景、目标、需配合事项、期望完成时间及涉及部门，填写模板1表格，部门负责人签字确认后发起协作；

输出物：《跨部门协作需求申请表》（发起部门存档+发送至各协作部门负责人）。

步骤2：需求接收方初步响应

责任人：各协作部门负责人（如、）；

动作：收到申请表后2个工作日内，评估本部门资源、职责边界及可行性，反馈是否承接；若无法承接，需说明原因并提出替代方案；

输出物：《协作需求反馈确认单》（可邮件反馈，需抄送需求发起部门及上级分管领导）。

（二）协作任务拆解与分工确认

步骤3：组织跨部门启动会（若需）

责任人：需求发起部门负责人（如赵六）；

动作：若协作复杂度高、涉及部门多（≥3个），需在需求确认后3个工作日内组织启动会，明确：

协作总体目标与关键节点；

各部门具体职责、输出成果及时限；

沟通机制（如例会频率、对接人名单）；

输出物：《跨部门协作会议纪要》（含参会人员、决议事项、行动计划，所有参会部门签字确认）。

步骤4：细化分工并签订《协作任务责任矩阵》

责任人：各部门对接人（如、）；

动作：根据启动会决议或需求反馈，将协作任务拆解为可执行的具体事项，明确每项任务的“负责人”“配合人”“完成标准”“交付时间”，填写模板2表格；

输出物：《协作任务责任矩阵》（所有协作部门确认后存档，同步抄送上级分管领导）。

（三）协作执行过程跟踪与同步

步骤5：定期进度同步

责任人：需求发起部门对接人（如**）；

动作：

日常沟通：通过即时通讯工具建立协作群，每日同步关键进展；

例会机制：复杂协作每周至少召开1次进度会，填写模板3表格，记录风险点及解决措施；

输出物：《协作进度周报》（若有）、《会议纪要》。

步骤6：风险问题上报与协调

责任人：各任务负责人；

动作：若执行中出现延期、资源不足、职责冲突等问题，需立即向本部门负责人及需求发起部门对接人反馈，重大问题（可能影响整体目标）需24小时内上报至双方分管领导协调；

输出物：《风险问题处理表》（模板4，明确问题描述、影响范围、解决方案、责任人及完成时限）。

（四）协作成果验收与反馈闭环

步骤7：成果提交与初步审核

责任人：各协作部门任务负责人；

动作：按《协作任务责任矩阵》约定的时间及标准提交成果，需求发起部门对接人（如**）在3个工作日内完成形式审核（完整性、规范性），不符合要求的退回整改；

输出物：《协作成果交付清单》（模板5，含成果名称、提交部门、提交人、审核结果）。

步骤8：联合验收与反馈确认

责任人：需求发起部门负责人、各协作部门负责人；

动作：组织联合验收会（或线上评审），对照协作目标确认成果达成度，填写《协作验收确认单》；若存在争议，由分管领导牵头决策；

输出物：《协作验收确认单》（所有参与部门签字确认，作为协作完成依据）。

步骤9：资料归档与复盘总结

责任人：需求发起部门对接人（如**）；

动作：

收集整理协作全流程文档（需求表、会议纪要、责任矩阵、成果清单等），按部门档案规范归档；

协作结束后5个工作日内，组织各参与部门开展复盘，总结经验教训，更新《跨部门协作操作手册》；

输出物：《协作复盘报告》（模板6，含亮点、不足、改进措施）。

三、协作过程常用模板工具

模板1：跨部门协作需求申请表

申请部门

申请日期

协作编号

需求名称

需求类型（项目/资源/问题/评审）

协作背景与目标

（简要说明为什么需协作，期望达成的具体结果，如“为提升产品上线效率，需研发部、市场部、客服部协同完成用户调研及推广方案设计”）

涉及部门

（列出所有需配合的部门，如研发部、市场部、客服部）

需配合事项

（分部门列明具体需求，如“研发部：提供技术可行性分析；市场部：制定用户调研方案；客服部：协调调研样本资源”）

期望完成时间

（总体目标截止时间+关键节点，如“2024年X月X日前完成方案定稿，X月X日前启动执行”）

附件材料

（如需求文档、初步方案等）

申请部门负责人签字