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企业合同审核及标准化模板工具使用指南

一、工具概述与核心价值

本工具旨在为企业提供标准化合同审核流程及模板管理方案，通过规范审核步骤、统一模板格式，降低合同法律风险，提升合同管理效率，适用于各类业务场景的合同起草、审核、修订及归档全流程管理。

二、适用范围与应用场景

（一）核心应用场景

日常业务合同管理：适用于采购合同、销售合同、服务合同、加工承揽合同等企业常规业务合同的标准化审核与模板使用。

重大合作项目合同：针对战略合作协议、联营合同、知识产权授权合同等复杂项目，提供结构化审核要点与模板框架。

劳动合同与人事协议：涵盖劳动合同、保密协议、竞业限制协议等人事文件的标准化审核与风险防控。

模板体系建设：用于企业合同模板的统一制定、版本更新及分级管理，保证模板与最新法律法规及业务需求匹配。

三、合同审核标准化操作流程

（一）合同接收与初步登记

接收与登记：业务部门提交合同草案时，需同步填写《合同接收登记表》（见表1），明确合同名称、编号、提交部门、经办人、预计审核时限等基础信息，由合同管理岗统一编号并录入合同管理系统。

完整性初审：检查合同文本是否包含必备要素（如合同主体、标的、数量、价款、履行期限、违约责任、争议解决方式等），附件是否齐全（如技术协议、验收标准等），缺失要素需要求业务部门补充。

（二）主体资格与基础信息审核

主体资格审核：

对方当事人：核实营业执照、资质证书（如行业准入许可）是否在有效期内，可通过“国家企业信用信息公示系统”查询企业基本信息（经营范围、注册资本、经营状态等），保证合同主体具备相应履约能力。

我方主体：确认签约主体是否为企业或其依法授权的分支机构，避免越权签约（如分公司对外签约需附总公司授权书）。

基础信息核对：检查合同中的名称、统一社会信用代码、地址、联系方式等是否与营业执照、授权书等文件一致，避免信息错误导致合同效力瑕疵。

（三）专项条款深度审核

根据合同类型，由法务、财务、业务部门分别对以下核心条款进行专项审核：

审核部门

审核要点

法务部门

1.合同合法性：是否符合法律法规及行业监管要求，是否存在无效条款（如“霸王条款”）。2.权责对等性：双方权利义务是否明确、对等，违约责任是否合理（如违约金是否过高）。3.争议解决方式：明确约定诉讼管辖法院或仲裁机构（需选择与合同有实际联系的地点）。

财务部门

1.价格条款：价款、支付方式（转账/承兑/票据）、支付节点是否符合财务制度，税费承担是否明确。2.发票要求：约定发票类型（增值税专用/普通发票）、开具时间及交付方式。3.履约担保：是否要求对方提供保证金、保函等担保措施，降低资金风险。

业务部门

1.技术参数/服务标准：是否符合业务需求，验收标准是否可量化、可执行。2.履约期限与地点：交付时间、地点是否与项目计划匹配，延迟履约的违约责任是否明确。3.保密与知识产权：针对技术类合同，需明保证密范围、期限及知识产权归属。

（四）审核反馈与修订

出具审核意见：各审核部门需在1-3个工作日内完成审核，通过《合同审核表》（见表2）书面反馈意见，注明“同意”“修改后同意”或“不同意”及具体修改理由。

修订与复核：业务部门根据审核意见修订合同文本，修订后需再次提交对应部门复核；重大争议条款由法务部门组织相关部门协调解决，必要时上报管理层决策。

（五）最终定稿与签署

会签确认：修订完成的合同需经业务部门负责人、法务负责人、财务负责人及分管领导会签，保证所有环节无异议。

用印与签署：合同文本最终定稿后，由合同管理岗加盖合同专用章（或公章），法定代表人或授权代表签字；签署文本原则上为“一式两份”（或按需增加份数），双方各执一份。

（六）归档与管理

合同归档：签署完成的合同原件由档案管理部门统一归档，扫描件录入合同管理系统，归档材料包括：合同文本、审核表、附件、营业执照复印件、授权书等。

台账管理：建立《合同管理台账》（见表3），动态记录合同编号、名称、签约方、金额、履行期限、履行状态（履行中/已完成/终止）等信息，定期更新并导出报表。

四、标准化模板表格设计

表1：合同接收登记表

合同编号

合同名称

提交部门

经办人

联系方式

提交日期

预计审核时限

附件清单

备注

2024–001

设备采购合同

采购部

*三

138

2024-03-01

2个工作日

技术协议1份、报价单1份

急件

表2：合同审核表

合同名称

合同编号

审核环节

审核部门

审核人

审核日期

审核意见

处理结果

服务合同

2024–002

法律条款审核

法务部

*四

2024-03-02

第5条违约责任约定“乙方逾期支付违约金按日千分之三计算”，建议调整为“按日万分之五”，符合《民法典》相关规定。

修改后同意

销售合同

2024–003

财务条款审核

财务部

*五

2024-03-0