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采购材料申请及验收流程标准化模板

一、适用范围与启动条件

生产/研发需新增或补充材料，且未纳入现有长期采购协议；

办公、后勤等常规材料库存不足需补货；

临时项目、紧急维修等需一次性采购特定材料。

二、全流程操作步骤详解

步骤一：需求提报与部门初审

操作人：材料申请人（部门员工或需求负责人）

动作：

填写《采购材料申请表》（见表1），明确材料名称、规格型号、技术参数（如适用）、需求数量、预计用途、到货时间要求及预算金额；

附上相关支撑材料（如技术图纸、样品确认单、过往采购记录等），保证需求描述清晰、无歧义；

提交至部门负责人进行初审，重点审核需求的必要性、数量合理性及预算匹配性。

输出物：《采购材料申请表》（部门负责人签字版）

步骤二：跨部门联审与预算确认

操作人：部门负责人、采购部、财务部

动作：

部门负责人初审通过后，将《采购材料申请表》提交至采购部；

采购部审核：

核对材料是否在现有合格供应商名录内，若不在，启动供应商寻源流程（见步骤三）；

确认采购数量是否符合经济批量，避免过度采购；

审核技术参数是否明确，避免模糊描述导致后续争议。

财务部审核：重点核对预算金额是否在部门年度/季度预算额度内，超预算需提交分管领导审批。

输出物：联审通过的《采购材料申请表》（采购部、财务部签字确认）

步骤三：供应商选择与订单下达

操作人：采购专员、采购部负责人

动作：

供应商选择：

对于常规材料，从合格供应商名录中筛选2-3家比价，优先选择性价比高、交期稳定的供应商；

对于新型或特殊材料，需组织技术部门参与评估，必要时进行样品测试，保证供应商资质（营业执照、相关行业认证等）齐全。

订单下达：

采购部根据审批结果，向选定供应商发送《采购订单》（见表2），明确材料信息、数量、单价、总金额、交货地点、交货时间、付款方式及质量验收标准；

《采购订单》需经采购部负责人签字后生效，同步抄送申请人、库管及财务部。

输出物：《采购订单》（供应商确认版）、供应商资质文件（归档）

步骤四：材料到货与初步核对

操作人：库管员、采购专员

动作：

供应商按订单要求送货至指定地点，库管员核对送货单信息与《采购订单》是否一致（材料名称、规格型号、数量、批次号等）；

检查外包装是否完好，有无破损、潮湿、变形等异常情况，如有异常，立即拍照记录并联系采购专员与供应商沟通处理；

初步核对无误后，在送货单上签字确认，同步更新《材料入库登记台账》，并通知申请人及验收小组准备正式验收。

输出物：签字确认的送货单、《材料入库登记台账》

步骤五：正式验收与问题处理

操作人：验收小组（由库管员、申请人、技术部门人员组成，必要时邀请质检部参与）、采购专员

动作：

验收准备：验收小组对照《采购订单》及附件（如技术参数、图纸），准备验收工具（如游标卡尺、万用表、检测软件等）。

分项验收：

数量验收：清点实物数量与订单数量是否一致，允收误差范围需在合同中明确（如±1%）；

质量验收：

外观检查：无划痕、裂纹、锈蚀等缺陷；

功能测试：按技术参数进行功能、尺寸、材质等测试（如适用），需填写《材料功能测试记录》；

资质文件核对：查验供应商提供的合格证、检测报告、出厂证明等是否齐全。

验收结果处理：

合格：验收小组在《到货验收单》（见表3）上共同签字确认，库管员办理正式入库手续，材料流转至使用部门；

不合格：

记录具体问题（如“规格不符”“功能不达标”），填写《验收问题处理记录表》（见表4），第一时间通知采购专员；

采购专员与供应商沟通，明确处理方案（如换货、退货、折价接收等），经申请人、部门负责人确认后执行；

不合格材料需隔离存放，严禁投入使用，直至问题解决。

输出物：《到货验收单》（或《验收问题处理记录表》）、不合格材料照片及处理方案书面记录

步骤六：资料归档与付款申请

操作人：采购专员、财务部

动作：

采购专员收集全套流程资料（含《采购材料申请表》、联审记录、《采购订单》、送货单、《到货验收单》或问题处理记录、供应商资质文件等），整理归档，保存期限不少于3年；

财务部收到《到货验收单》（合格）及发票后，核对订单信息、验收结果与发票一致性，无误后启动付款流程，按合同约定支付货款。

输出物：采购档案（电子+纸质）、付款凭证

三、核心流程配套表单

表1：采购材料申请表

申请部门

申请日期

年度预算编号

申请人

联系方式

需求紧急程度

材料基本信息

材料名称

规格型号

单位

技术参数/质量要求（可附页）：

预计到货日期：

主要用途：

审批意见

部门负责人签字：

日期：

采购部审核意见：

签字：

日期：

财务部审核意见：

签字：

日期：

分管领导审批（如需）：

签字：

日期：

表2：采购订单

订单编号

采购日期

供应商名称

供应商联系人

联系方式

订单信息

材料名称

规格型号

单位

数量

单价（元）

交货地