会议策划与执行标准流程表.docVIP

会议策划与执行标准流程工具模板

一、适用会议类型与场景

本工具模板适用于各类企业内部会议（如工作例会、项目启动会、部门协调会、年度总结会）及外部会议（如客户交流会、行业研讨会、合作伙伴洽谈会），旨在通过标准化流程保证会议目标明确、组织高效、执行顺畅，提升会议决策效率与成果落地质量。无论是常规性沟通会议还是专项议题讨论，均可参考本模板进行策划与执行。

二、会议全流程操作步骤详解

（一）会前准备阶段：精准规划，夯实基础

步骤1：明确会议核心需求与目标

操作内容：

与会议发起人（如部门负责人、项目负责人*）沟通，确认会议核心议题（如“Q3项目进度复盘”“新产品推广方案研讨”）；

定义会议目标（如“明确项目延期风险及解决措施”“达成客户合作意向共识”），保证目标可量化、可实现；

初步判断会议类型（决策型、沟通型、汇报型、创新型），为后续流程设计提供方向。

输出成果：《会议目标确认单》（含议题、目标、类型、预期成果）。

步骤2：制定会议初步方案

操作内容：

根据会议目标，拟定会议形式（线上/线下/混合）、时长（建议决策型≤90分钟，研讨型≤180分钟）；

初步筛选参会人员（核心决策人、议题相关执行人、必要支持人员*），避免无关人员参会；

初步确定会议时间（避开公司高峰期、节假日，提前3-5天征求关键人员availability）、地点（线下需确认会议室容量及设备，线上需选定平台如腾讯会议/Zoom）；

估算会议预算（含场地、物料、茶歇、外部人员差旅等，内部会议需控制在标准范围内）。

输出成果：《会议初步方案》（含形式、时间、地点、参会人、预算）。

步骤3：细化议程与分工安排

操作内容：

制定详细会议议程，明确每个环节的主题、负责人、时长（如“14:00-14:10开场（主持人）、14:10-14:30项目进度汇报（负责人）……”）；

分配会前任务：确定主持人（控场能力强、熟悉议题）、记录人（记录关键决议、待办事项）、物料准备人（PPT、纸质资料、签到表、设备调试）、后勤支持人（茶歇、场地布置、线上会议发放）；

预判会议风险（如关键人员迟到、议题争议较大、设备故障），制定应对预案（如提前准备备用设备、设置议题讨论时间上限）。

输出成果：《会议议程表》《会前任务分工表》《会议风险预案》。

步骤4：资源协调与物料准备

操作内容：

预订会议室（线下）或测试线上会议平台（提前1天调试设备，保证麦克风、摄像头、共享屏幕功能正常）；

准备会议物料：签到表（含姓名、部门、联系方式）、会议资料（提前1天发送电子版给参会人员，纸质版按人数打印）、文具（笔、便签纸）、名牌（如有外部人员）、茶歇（按预算采购，提前30分钟布置）；

特殊需求准备：如需翻译设备、投影仪、白板马克笔等，提前与行政部门确认并调试。

输出成果：会议室/线上会议确认记录、物料清单及准备状态表。

步骤5：发送正式会议通知

操作内容：

提前2-3天通过企业/邮件发送正式通知，内容需包含：会议主题、时间（精确到分钟，含时区）、地点/线上、议程概览、参会人员、需提前准备的资料（如“请各部门负责人提前准备Q3工作总结PPT”）、联系人及联系方式；

要求参会人员收到通知后“是否参加”回复，统计参会情况，及时调整物料准备（如减少/增加纸质资料份数）；

对未回复人员，电话或私信再次确认，保证关键决策人出席。

输出成果：《会议通知发送记录表》（含发送时间、回复情况、未回复人员跟进记录）。

（二）会中执行阶段：高效控场，聚焦目标

步骤1：会前签到与设备检查

操作内容：

会议开始前15分钟，安排签到人员引导参会人员签到（线上会议提前5分钟发送提醒，协助人员进入会议室）；

主持人与物料准备人再次检查设备（麦克风、投影仪、网络），保证会议开始时正常运行；

记录人分发会议资料（纸质版）或提醒参会人员查阅电子版。

步骤2：开场与议程确认

操作内容：

主持人准时开场（建议比预定时间晚5分钟，等待迟到人员），介绍会议主题、目标及议程，强调会议纪律（如手机静音、围绕议题发言、控制发言时间）；

询问参会人员对议程是否有调整意见，无异议后按议程推进。

步骤3：议程推进与议题讨论

操作内容：

严格按照议程时间控制每个环节，避免某议题超时影响后续流程；

发言环节主持人需引导：核心议题先由负责人汇报，再组织讨论，避免无关话题蔓延；对争议较大的议题，可先记录分歧点，约定会后小范围沟通；

记录人实时记录：关键决议（如“同意项目延期2周，由*负责协调资源”）、待办事项（含任务内容、负责人、完成时限）、重要建议（如“建议增加客户回访频次”）。

输出成果：《会议实时记录》（含决议、待办、建议）。

步骤4：突发情况处理

操作内容：

遇设备故障：立即启动备用设备（如备用笔记本电脑、4G热点），或暂停会议5分钟调试，向参会人员说明情况；

遇人员