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文档审批流程标准化操作指南

一、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本指南适用于企业内部各类需跨部门或层级审批的正式文档，包括但不限于：管理制度/流程文件、业务合同/协议、项目立项报告/结项报告、年度/季度工作计划/总结、费用预算申请单、人事管理制度（招聘/绩效/薪酬）、产品/方案说明书、对外发布的公告/函件等。涉及公司战略、重大决策、核心数据或法律合规性要求的文档，需严格遵循本流程执行。

（二）典型应用场景

新制度发布：如《公司考勤管理制度（2024版）》需经行政部起草、人力资源部审核、法务部合规审查、总经理审批后发布全公司执行。

业务合同签订：与客户签订的《年度服务合同》需由业务部发起、法务部审核条款、财务部评估回款风险、分管副总审批盖章。

项目立项审批：新产品研发项目《项目立项申请报告》需由项目部提交、技术部评估可行性、市场部分析需求、总经理办公会终审。

跨部门协作文件：涉及多部门职责的《流程优化方案》需由主导部门发起、各关联部门会签、分管领导审批后落地实施。

二、文档审批标准化操作流程

（一）发起申请

准备材料

申请人需保证文档内容完整、逻辑清晰，符合公司《公文格式规范》（字体、字号、标题层级、页边距等要求）。

填写《文档审批申请表》（模板见第三章），明确文档类型、审批层级、涉及部门及紧急程度（普通/紧急）。

如文档涉及附件（如数据报表、法律意见书等），需一并至审批系统或纸质版附后。

提交申请

通过公司OA系统/审批平台发起流程：选择“文档审批”类型，填写文档名称、版本号、申请人信息，文档及申请表，勾选预设审批节点（部门负责人→会签部门→终审领导）。

纸质审批流程：将打印版文档（需申请人签字）、《文档审批申请表》提交至行政部，由行政部人员录入系统并流转。

（二）部门初审

审核人：文档所属部门负责人或指定岗位（如部门文秘、业务骨干）。

审核内容：

规范性：文档格式是否符合要求，内容是否完整无缺项（如制度文件需包含目的、范围、职责、流程、奖惩条款等）。

准确性：数据、事实描述是否准确，专业术语使用是否恰当，与现有制度是否存在冲突。

部门内合规性：是否符合本部门业务目标和操作规范，是否需补充部门内部讨论记录。

处理结果：

通过：在审批系统“同意”，流转至下一环节（如跨部门会签或终审）。

驳回：填写具体修改意见（如“第3章流程描述与实际操作不符，需补充环节”），退回申请人修改后重新发起。

补充材料：要求申请人补充附件（如调研数据、用户反馈意见），待材料完善后继续审核。

（三）跨部门会签（如需）

触发条件：文档内容涉及其他部门职责或资源协调时（如财务制度需财务部会签，人事制度需人力资源部会签）。

会签流程：

系统自动或手动将文档推送至各关联部门（如合同需法务部、财务部、业务部依次会签）。

会签部门需在【2个工作日】内完成审核（紧急文档需在【4小时内】响应），重点审核与本部门相关的内容（如法务部审核法律条款，财务部审核金额、付款方式）。

处理结果：

同意：签字确认并流转至下一会签部门或终审环节。

异议：填写修改意见并说明原因（如“财务部认为第5章预算标准需上调10%，以覆盖成本波动”），与申请人沟通一致后修改文档，重新发起会签。

超时处理：会签部门超时未反馈，系统默认为“同意”，但需在备注中记录超时情况，后续由行政部跟进提醒。

（四）领导终审

终审人确定：根据文档重要性及公司权限矩阵，由以下层级之一审批：

一般文档：部门负责人+分管副总（如部门内部流程优化方案）。

重要文档：分管副总+总经理（如年度经营计划、核心产品定价策略）。

重大文档：总经理办公会/董事会（如公司战略规划、重大投资协议）。

终审重点：

战略一致性：是否符合公司年度战略目标和核心价值观。

风险控制：是否存在法律、财务、运营风险（如合同条款是否损害公司利益，制度是否可能引发员工投诉）。

资源匹配：执行所需人力、物力、财力是否合理，是否超出预算范围。

审批意见：

批准：签署“同意”及姓名、日期，文档进入生效/发布环节。

修改后批准：明确修改方向（如“需补充竞品分析数据，调整第4章实施时间节点”），退回申请人修改后重新提交终审。

否决：说明否决原因（如“与公司成本控制原则冲突，暂不执行”），文档终止流程，申请人需根据意见调整方案或重新立项。

（五）审批通过/驳回处理

审批通过：

电子版：系统自动加盖“审批通过”电子章，同步至公司文档管理系统（如钉钉知识库、企业网盘），标注生效日期。

纸质版：终审人在《文档审批申请表》“审批结论”栏签字，行政部加盖公司公章，原件存档，复印件分发至各部门。

审批驳回：

系统/行政部第一时间通知申请人，附详细驳回意见。

申请人需在【3个工作日】内完成修改，重新发起审批流程（无需重复已通过的环节，如部门初审已通过，可从会签环节开始）。

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