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企业资产采购管理流程手册

一、适用范围与情境

本流程手册适用于企业各类资产采购管理，涵盖固定资产（如办公设备、生产设备、运输工具等）、低值易耗品（如办公文具、劳保用品等）及服务类资产（如软件系统、维修服务等）的采购活动。具体情境包括：

新设部门或业务扩张导致的资产新增需求；

现有资产老化、损坏需替换或升级；

日常运营中消耗性资产的补充采购；

项目制资产的专项采购（如研发设备、展会物料等）。

涉及部门包括需求部门、采购部、财务部、行政部、法务部及使用部门，需跨部门协同完成采购全流程管理。

二、采购管理全流程操作指引

（一）需求发起与提报

需求部门发起

需求部门根据业务发展或运营需要，填写《资产采购申请单》（见表1），明确资产名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望到货日期等关键信息，部门负责人签字确认。

若为项目采购，需附项目立项批复文件；若为替换采购，需注明原资产信息及报废原因。

需求初审

部门负责人对采购需求的必要性、合理性进行审核，重点确认“是否为必需资产”“是否与现有功能重复”“预算是否符合部门年度预算计划”，审核通过后提交采购部。

（二）预算审核与审批

采购部预算核查

采购部收到《资产采购申请单》后，2个工作日内核查申请预算是否与年度预算匹配，是否存在超预算情况。

若未超预算且符合采购政策，直接进入下一环节；若超预算，需求部门需提交《预算调整申请》，说明调整理由，由财务部复核后报总经理审批。

最终审批

采购部将审核通过的《资产采购申请单》及附件按审批权限流转：

单次采购金额≤5000元：采购部经理审批；

5000元＜单次采购金额≤5万元：分管副总审批；

单次采购金额＞5万元：总经理审批。

审批完成后，采购部留存原件，复印件反馈需求部门。

（三）供应商选择与确定

供应商寻源

采购部根据资产类型，通过企业合格供应商名录、公开招标、询价比价、定向邀请等方式筛选供应商。

固定资产及高价值采购（＞1万元）需至少邀请3家供应商参与报价，填写《供应商报价对比表》（见表2），对比价格、资质、服务、交付周期等要素。

供应商资质审核

采购部对候选供应商的营业执照、相关行业资质（如医疗器械经营许可证、软件著作权等）、供货能力、售后服务承诺等进行审核，保证供应商符合企业采购要求。

确定供应商

采购部结合报价对比结果、资质审核情况及企业采购政策，确定最终供应商，形成《供应商选择报告》，按审批权限报批（审批权限同预算审批）。

（四）合同签订与订单下达

合同拟定

采购部根据与供应商的沟通结果，拟定《采购合同》（见表3），明确标的物名称、规格型号、数量、单价、总价、交付时间与地点、验收标准、付款方式、违约责任、质保条款等内容。

法务部对合同条款进行合规性审核，重点审核知识产权、保密条款、争议解决方式等，审核通过后由采购部经理签字。

合同签订与订单下达

采购部将审批通过的合同与供应商签订，同时向供应商下达《采购订单》，明确交货细节，并同步将订单复印件抄送财务部、需求部门及行政部。

（五）交付验收与入库

资产交付

供应商按合同约定时间交付资产，需求部门与采购部共同核对资产数量、外观、型号是否与订单一致，检查随货文件（如合格证、说明书、保修卡等）是否齐全。

质量验收

需求部门组织专业人员（如IT部负责设备验收、行政部负责办公家具验收）对资产功能、功能进行测试，填写《资产验收单》（见表4），验收合格后需求部门负责人、验收人签字确认；验收不合格的，需在3个工作日内书面通知采购部，采购部联系供应商退换货或整改。

入库登记

验收合格的资产，由行政部（或指定仓库管理员）办理入库手续，登记《资产台账》（见表5），粘贴资产标签（包含资产编号、名称、使用部门等信息），并出具《入库单》交需求部门领用。需求部门领用时需填写《领用登记表》，明保证管责任人。

（六）付款结算与档案归档

付款申请

供应商交付验收合格后，采购部收集《采购合同》《验收单》《供应商发票》《入库单》等资料，填写《付款申请单》（见表6），按审批权限报财务部及分管领导审批。

款项支付

财务部审核付款资料无误后，按合同约定的付款方式（如预付款、到付款、分期付款等）安排付款，并保留支付凭证。

档案归档

采购部将采购全流程资料（含《资产采购申请单》《预算审批表》《供应商报价对比表》《采购合同》《验收单》《入库单》《付款申请单》及发票复印件等）整理成册，按“每单一号”原则归档保存，保存期限不少于5年。

三、配套表单模板

表1：资产采购申请单

申请编号

申请部门

申请人

联系方式

资产名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

预算金额（元）

资产用途

期望到货日期

需求部门负责人意见：

签字：

日期：

采购部审核意见：

签字：

日期：

财务部预算审核意见：

签字：

日期：

最终审批意见：

签字：

日期：

表