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行政办公用品申领流程规范化模板

一、适用范围与使用场景

本模板适用于公司各部门员工日常办公所需办公用品的申领与管理，涵盖以下典型场景：

新员工入职：新员工首次配置办公必需品（如笔、笔记本、文件夹等）；

日常办公消耗：现有办公用品使用完毕或不足需补充（如A4纸、墨盒、订书机等）；

专项工作需求：因临时项目或特殊工作需要申领非日常用品（如会议物资、展示架等）；

设备耗材更换：办公设备（如打印机、复印机）所需耗材的定期或故障更换申领。

二、申领流程操作细则

（一）步骤1：申领人填写申请单

操作主体：需求部门员工

操作内容：

登录公司OA系统或访问行政部共享文件夹，《行政办公用品申领单》（见模板表格）；

按表格要求完整填写信息，包括申领人基本信息、物品名称、规格型号、数量、用途等（“用途”需注明具体工作场景，如“日常报销凭证打印”“部门例会材料准备”等）；

对于批量申领（单类物品数量超过10件或总金额超200元），需在“备注”栏说明申领理由，经部门负责人签字确认后提交。

（二）步骤2：部门负责人审核

操作主体：申领人所在部门负责人

操作内容：

接收申领人提交的《行政办公用品申领单》，核对以下内容：

申领物品是否为部门工作必需；

数量是否合理（避免超额申领造成浪费）；

用途是否符合部门工作计划；

审核通过后，在“部门负责人签字”栏签字并注明日期；审核不通过的，需向申领人说明原因并退回修改。

（三）步骤3：行政部审批与库存核查

操作主体：行政部专员

操作内容：

接收已审核的《行政办公用品申领单》，登录行政管理系统核查库存：

若库存充足，直接审批并在“行政部审批意见”栏签字确认；

若库存不足，标注“需采购”并同步启动采购流程（采购流程另行规定，预计3-5个工作日到货）；

对高频申领物品（如A4纸、签字笔等），实行“按月定额管理”，超出定额部分需在审批栏说明特殊情况（如部门业务量激增）。

（四）步骤4：物品发放与领用确认

操作主体：行政部专员、申领人

操作内容：

行政部根据审批通过的《行政办公用品申领单》准备物品，保证物品规格、数量与申请一致；

申领人到行政部领取物品时，需出示工牌并与行政专员共同核对物品信息；

核对无误后，申领人在“领用人签字”栏签字确认，行政部留存申领单存档（电子档与纸质档各一份）。

（五）步骤5：特殊情况处理

紧急申领：因突发工作急需（如临时会议、客户接待等），申领人可先通过电话向行政部负责人说明情况，经同意后可先行领取物品，但需在1个工作日内补填《行政办公用品申领单》并完成审批流程；

物品损坏/故障申领：因办公用品损坏需更换的，需同时提交《物品损坏报修单》（由行政部核查损坏原因），非人为损坏可免费更换，人为损坏需按公司规定承担相应费用。

三、行政办公用品申领单模板

行政办公用品申领单

基本信息

申领人

所在部门

工号

申请日期

年月日

联系方式

申领明细

序号

物品名称

规格型号（如：A4/80g）

单位（个/包/盒）

申领数量

用途说明

1

2

3

备注

（如：批量申领理由、特殊需求等）

审批流程

部门负责人签字：日期：年月日

行政部审批意见：签字：日期：年月日

发放人签字：日期：年月日

领用人签字：日期：年月日

存档说明|行政部留存：电子档（□OA系统□共享文件夹）纸质档（□一份□两份）|

四、使用规范与注意事项

物品分类申领：

办公用品分为“日常消耗类”（如笔、纸、文件夹）、“设备耗材类”（如墨盒、硒鼓）、“专项物资类”（如会议用品、展示工具）三类，需按类别分别填写申领单，不得混项填写；

“设备耗材类”申领时，需注明对应设备编号（如“打印机-前台001”），便于行政部追踪设备使用情况。

数量控制原则：

日常消耗类物品实行“按需申领、避免积压”，单次申领量一般不超过1个月使用量；

设备耗材类需以“旧换新”为原则（旧耗材需交回行政部登记），特殊情况需在申领单备注栏说明。

审批时效要求：

常规申领流程需在提交申请后2个工作日内完成审批；紧急申领需在1个工作日内完成补单手续；

行政部需每月汇总各部门申领数据，对异常高频申领部门进行核查，避免资源浪费。

禁止行为：

严禁虚报、冒领办公用品，或为他人代领与工作无关的物品（如个人生活用品）；

严禁将申领的办公用品私自转赠、外借或带离公司（特殊情况需经行政部负责人书面批准）。

反馈与改进：

部门或员工对申领流程有疑问时，可向行政部专员*咨询（联系方式：公司内线X）；

行政部每半年收集一次流程改进建议，结合公司实际情况优化申领规范。

本模板自发布之日起执行，由行政部负责解释和修订，保证办公用品申领流程规范、高效、透明。