行政部岗位说明指导书.docxVIP

一、部门职责

一、基础信息

部门名称

行政部

部门编号

部门责任人

行政经理

部门编制

部门描述时间

.4

二、部门设置目标

依据企业经营目标和经营活动，处了处理企业内部和外部各项事务，和外联部门建立良好公共关系，为企业各部门提供良好后勤保障工作。

三、关键工作职责

1.餐厅管理

1.1职员餐厅监管，确保工作正常有序进行；

1.2餐厅物料采购、使用监管，确保多种食材合理利用；

1.3餐厅卫生监管、成本控制；

1.4合理调整菜品确保饭菜质量，不停提升职员用餐满意度。

2.寝室管理工作

2.1为异地职员办理入住及退寝手续，并依据实际情况对住寝人员进行对应调整；

2.2检验寝室卫生，每个月对优异寝室进行评选；

2.3监管寝室安全，发觉问题立即处理，确保寝室安全；

2.4负责寝室租赁、退租及相关手续办理工作。

3.车辆管理工作

3.1负责车辆调度、使用、维护保养，确保车辆安全性能，确保车辆及人身安全；

3.2对每次发生车辆费用进行监管，并进行合理控制；

3.3车辆资料建档，保管车辆相关手续，并做具体统计。

4.外联工作

4.1负责企业公共关系建立，企业外部事物协调工作；

4.2负责对企业突发事件处理工作，帮助企业处理各项突发事件；

4.3完成上级交办工作。

5.行政内勤

5.1负责企业资产、设备及办公用具管理，定时对企业资产清查，避免企业资产流失和浪费；

5.2负责企业物品采购及发放，确保企业各部门需求；

5.3配合物业部进行内部维修管理，保障各部门正常开展各项工作；

5.4负责企业各部门职员工装订购及发放；

5.5对企业电话费用进行监管，并依据实际情况提出合理化提议；

5.6负责企业各部门费用预算统计、审核工作；

5.7处理企业及行政部内部事务。

6.行政前台

6.1对来访客人做好接待、引导，安排洽谈地点，立即通知被访人员；

6.2电话接听，传真接收，确保立即正确；

6.3负责整理、分类、保管企业文件；

6.4负责上传总部文件跟进和流转工作；

6.5企业节假日及其它重大事件或活动通知撰稿会签、公布、公告；

6.6负责做好企业例会及中高层领导会议统计；

6.7对企业图书室进行管理，确保图书整齐，无丢失，并具体统计每次借阅情况。

7.保洁管理

7.1商场卫生管理；

7.2四楼办公区卫生管理；

7.3负责保洁企业招投标工作，选择适宜保洁企业为企业服务。

8.法务工作

8.1企业日常法律事务处理；

8.2企业各部门协议审核；

8.3接收企业各部门法律咨询；

8.4代表企业参与外部法律事务活动；

8.5帮助集团法律事务工作。

二、行政管理组织架构

三、岗位说明书

（一）行政经理岗位说明书

一、基础信息

岗位名称

行政经理

岗位编号

所属部门或单位

行政部

岗位描述时间

岗位编制

1

岗位类别

职能类

岗位等级

经理

下属人数

14

二、岗位设置目标

建立、完善企业行政管理体系，确保有效运行；主持企业行政管理和企业文化建设工作；负责企业内部行政事务和对外联络工作统筹管理。

三、关键工作职责

□工作权重：20%—外联管理：负责外联工作及办理、管理企业各项证照

□工作权重：20%—财务计划：组织制订行政部工作发展计划、计划和预算方案，提出成本控制提议

□工作权重：15%—制度建立：组织制订行政管理制度，起草归档企业相关文件，督促、检验制度落实实施

□工作权重：10%—组织活动：组织、协调企业职员活动、年会、市场类活动及各类会议

□工作权重：20%—内部协调：主持部门内部建设工作，协调企业内部行政等工作

□工作权重：5%—寝室安排：督导企业职员寝室相关管理工作，对异地住寝职员提供服务保障

□工作权重：5%—餐厅管理：确保职员用餐安全，提升职员用餐满意度

□工作权重：5%—办公用具及耗材管理：负责企业办公用具采购及费用控制

四、工作权限

决议权限

对部门工作组织、计划、实施有决议权

监督权限

对其它部门行政相关工作实施和落实含有监督检验权力

提议权限

对企业内部组织、计划、实施步骤或内容含有创新提议权

五、工作关系

内部

直接上级

总经理

直接下属

行政部长、法务部长

工作步骤图

内部协调部门或岗位

财务部、人资部、设计部、企划部、物管部、运行部、客服部

外部协调单位

政府相关部门等

六、任职资格

教育背景

最低学历

大专

专业背景

行政管理相关专业

职称或专门资格证书

无

工作经验

8年以上相关工作经验

知识和技能

知识

精通行政管理相关知识

熟悉国家和地方相关政策、法规

了解治安管理条例

技能

熟练掌握OA相关计算机操作技能，一定治安管理经验，一定文字功底

能力要求

良好沟通、组织、协调、控制管理能力

上岗培训要求

无

其它

无

七、工作特征

使用设备

电脑、电话

工作环境

关键在室内办公，偶然出差

工作时间

8:30-