企业会议室预约管理模板.docVIP

企业会议室预约管理模板

一、适用范围与核心价值

二、从预约到使用的全流程指南

（一）预约前：明确需求与资源核查

确认会议基本信息

明确会议主题、参会人数、预计时长（精确到分钟，如“14:00-15:30”）、核心议程。

根据参会人数选择合适会议室（例如：5人以下选小型会议室，10-20人选中型，20人以上选大型会议室或多功能厅）。

列出会议所需设备（如投影仪、视频会议系统、白板、麦克风等），提前确认会议室是否支持或需额外申请。

查询会议室可用性

登录企业会议室管理系统（或通过共享文档、行政部登记表）查询目标时段的会议室占用情况。

避免选择法定节假日、非工作时间（如企业规定22:00后不可预约）或已标记为“维护中”的会议室。

（二）提交预约申请：规范信息填报

填写预约信息表

按模板表格要求完整填写以下内容：会议室名称、预约人及所属部门、会议时间、参会人数、会议主题、所需设备、特殊需求（如茶歇、座位布局要求）。

若为跨部门会议，需注明各参会部门及主要对接人；若涉及外部访客，需提前向行政部报备访客信息（姓名、单位、到访时间）。

提交审批

根据企业规定提交对应层级审批：

部门内部会议：部门主管*审批；

跨部门会议：部门主管+行政部双重审批；

高管会议或重要客户接待：需总经理或分管副总额外审批。

审批通过后，系统（或行政部）将发送确认通知至预约人及参会人员。

（三）预约后：准备与确认

提前确认设备与布置

会议前1个工作日，预约人需联系行政部确认会议室设备调试情况（如投影仪是否正常、麦克风电量等）。

如有特殊布置需求（如环形座位、投影幕布调整），需提前2小时与行政部沟通完成。

发送会议提醒

会议前1天，通过企业邮件或即时通讯工具向参会人员发送提醒，包含会议室位置、会议时间、议程概要及注意事项（如“请携带笔记本电脑”“会议室提供免费WiFi，密码：*”）。

（四）会议当天：规范使用与临时调整

提前到场签到

预约人需提前10-15分钟到达会议室，检查设备状态，摆放会议资料，引导参会人员签到。

临时冲突处理

若遇突发情况需变更会议室或时间，应立即联系行政部协调，并通过系统取消/修改原预约（需提前2小时申请，紧急情况需电话沟通）。

临时占用他人已预约会议室的，需主动联系预约人协商，经同意后方可使用，并会后及时向行政部报备。

遵守使用规范

保持会议室整洁，会议结束后将桌椅复位，关闭设备（投影仪、灯光、空调），清理垃圾。

禁止在会议室吸烟、饮酒，或进行与会议无关的活动（如娱乐游戏）。

（五）会后：反馈与复盘

设备与场地反馈

若会议期间设备出现故障或场地存在卫生问题，需在24小时内通过系统或邮件向行政部反馈，以便及时维修/整改。

会议室使用评价

每月可通过问卷形式对会议室使用情况（如设备便捷性、空间舒适度、服务响应速度）进行评价，行政部将根据反馈优化资源配置。

三、会议室预约信息表（模板）

字段名称

填写说明

示例

预约编号

系统自动（格式：YYYYMMDD+部门缩写+序号，SZ-001）SZ-001

会议室名称

填写具体会议室名称（如“总部3楼-第一会议室”“研发中心-A区多功能厅”）

总部3楼-第一会议室

预约人

填写申请人姓名（用号代替，如“张”）

张*

所属部门

填写申请人所在部门

市场部

联系方式

填写申请人手机号（虚拟，如“138”）

138

会议主题

简明扼要描述会议内容

2024年Q4产品规划研讨会

会议时间

起始时间-结束时间（精确到分钟，需包含日期）

2023-10-2514:00-16:00

参会人数

预计参会人数（含外部访客）

12人

参会人员名单

主要参会人员姓名及部门（可附后）

李(销售部)、王(产品部)、外部客户：赵*

所需设备

勾选或填写所需设备（投影仪、视频会议系统、白板、麦克风、音响等）

投影仪、白板、无线麦克风

特殊需求

其他要求（如茶歇、座位布局、横幅悬挂等）

需环形座位摆放，提供矿泉水12瓶

审批状态

待审批/已批准/已取消（由系统或行政部填写）

已批准

审批人

审批人姓名（用*号代替）

李*(部门主管)

备注

其他补充说明（如“涉及客户保密资料，需提前清理会议室无关物品”）

-

四、高效使用的关键提醒

提前预约，预留缓冲时间

常规会议需提前1个工作日预约；重要会议（如高管会议、客户接待）需提前3个工作日预约，保证资源协调到位。

避免预约“碎片化时间”（如13:30-14:00），减少资源浪费。

审批流程不可

未通过审批的预约视为无效，行政部有权拒绝安排，避免“先占后批”导致的资源冲突。

设备需求提前报备

特殊设备（如专业摄影设备、同声传译系统）需提前3个工作日申请，行政部需协调外部资源，避免会议当天无法使用。

临时变更及时沟通

会议取消或时间变更需提前2小时通过系统操