企业财务报销申请与审核标准.docVIP

企业财务报销申请与审核标准工具指南

一、标准适用范围与常见报销场景

本标准适用于企业内部所有部门及员工，涵盖因公支出费用的报销管理。常见报销场景包括但不限于：

日常办公费用：办公用品采购、打印复印费、通讯费、网络服务费等；

差旅费用：员工因公出差的交通费（机票、火车、汽车票）、住宿费、市内交通费、伙食补助等；

业务招待费用：接待客户、合作方产生的餐费、礼品费、活动场地费等；

其他合规费用：员工培训费、会议费、市场推广费、快递费等。

不适用情形：与经营无关的个人消费、超标准支出、未提前审批的大额支出（单笔超过5000元需提前3个工作日提交《大额支出申请表》）。

二、财务报销申请与审核全流程详解

（一）报销申请准备阶段

费用发生前确认

员工因公支出前，需判断费用是否符合公司报销政策（如差旅住宿标准、招待费限额等），如有疑问提前咨询财务部。

大额支出（如单笔≥5000元）或特殊费用（如涉外采购、大额招待），需提前填写《大额支出申请表》，经部门负责人、分管领导审批通过后方可发生。

票据收集与整理

取得合规原始票据：发票需为增值税发票（或符合税务规定的其他票据），抬头、税号、项目名称、金额等要素完整准确，且与实际业务一致；

票据类型要求：交通费提供行程单或发票，住宿费提供发票及住宿明细单，招待费需注明招待对象及事由；

辅助材料准备：差旅报销需附《出差审批单》，招待报销需附《招待事由说明》（含客户单位、人数、目的），会议培训需附会议通知或议程。

（二）报销单据填写与提交

填写《费用报销单》

登录企业OA系统或使用纸质版《费用报销单》，按以下要求填写：

基本信息：申请人姓名（*）、所属部门、报销日期、联系方式；

费用明细：分项填写费用类型（如“交通费-市内交通”）、金额、发生日期、业务摘要（如“项目客户接待”），并附对应票据；

金额汇总：填写报销总金额（大小写一致）、退回金额（如有）、实报金额。

注意：一张报销单只允许对应一种报销类型（如差旅费、办公费），多类型费用需分单填写。

粘贴票据与附件

票据按费用类型分类，从左至右、从小到大依次粘贴在《票据粘贴单》上，票据右上角注明对应报销单号；

《出差审批单》《招待事由说明》等辅助材料需作为附件，与报销单一并提交。

提交审批

员工将填写完整、票据齐全的报销单及附件提交至部门负责人，同步在OA系统发起报销流程（电子流程需扫描件）。

（三）多级审核流程

部门负责人审核

审核重点：费用发生的真实性（是否与部门业务相关）、合理性（是否符合预算标准）、审批权限（是否在部门负责人审批额度内，一般部门负责人审批权限为单笔5000元以下）。

审核通过后，在报销单“部门负责人”栏签字（电子审批需确认提交），并注明审核日期；审核不通过需退回申请人并说明原因。

财务部门审核

财务部在收到报销单后2个工作日内完成审核，重点检查：

票据合规性：发票真伪（通过税务平台查验）、要素完整性（抬头、税号、项目等）、是否为有效发票（如发票需在开具后3个月内报销）；

金额准确性：报销单金额与票据金额是否一致，分项计算是否正确；

政策符合性：费用是否超标准（如差旅住宿标准：高管≤800元/晚，经理≤500元/晚，员工≤300元/晚），招待费是否超出部门年度预算额度；

附件完整性：是否附齐《出差审批单》《招待事由说明》等辅助材料。

审核通过后，财务人员在“财务审核”栏签字；审核不通过，注明退回原因（如“发票抬头错误”“超标准未审批”）并退回申请人。

分管领导/总经理审批

根据金额分级审批：

单笔5000-20000元：由分管业务领导审批；

单笔20000元以上：由总经理审批。

审核重点：大额支出的必要性、是否与公司战略目标一致，审批通过后在对应审批栏签字。

（四）报销款项支付

出纳付款

财务部将审批通过的报销单交给出纳，出纳核对签字完整性后，在5个工作日内完成付款：

员工可选择银行转账（需提供本人银行卡号）或现金领取（仅限1000元以下小额费用）；

银行转账付款后，通过OA系统发送到账通知；现金领取需员工签字确认《现金领取单》。

报销单归档

财务部每月将已报销单据（含电子扫描件）按部门、月份分类归档，保存期限不少于5年，以备审计或查询。

三、报销申请单及附件模板

（一）《费用报销单》模板

费用报销单

报销日期：______年______月______日

单位：元

申请人

*__________

部门

联系电话

__________

报销类型

费用明细

序号

费用项目

金额

1

2

3

金额汇总

报销总金额（大写）：_____________

小写：

退回金额

__________

实报金额

审批签字

部门负责人：_________日期：______

财务审核：_________日期：______

出纳：_________日期：___