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文件、记录和档案管理制度

1目的

为了对安全标准化的文件和档案进行控制，确保文件的充分性、适用性、有效性，特制定本制

度。

2适用范围

本制度适用于本公司各单位可参照本制度制定符合实际的管理制度。

3术语和定义

3.1文件指的是形成的正式文书，分为公文、文书、函件和其他文件。

3.2记录和档案指生产活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。

4职责

4.1主要负责人负责安全标准化运行文件的批准；负责安全标准化文件的评审和组织修订。

4.2安委办负责安全标准化文件、资料的收集、安全标准化文件的发放、控制管理，并负责整理、

分类、保存、归档、借阅和销毁；负责安全资料档案和消防档案的归档和管理。

5工作程序

5.1文件资料控制

（1）外部文件：与本公司有关的上级机关或行业协会下发的决定、批示、规定、通知等；

（2）内部文件：安全标准化文件及相关记录，包括：本公司的各种工作计划、总结、报告、请

示、批复、会议记录、消防档案等

（3）与安全有关的法律、法规、技术标准、工具书等

（4）文件的编号

本公司根据安全标准化文件的管理需要将安全标准化文件进行编号：

管理制度：编号为AQZD–顺序号-版本号（A、B……）

表单：编号为AQ-BD-顺序号（三位）

（5）文件和资料的管理

①文件的发放按文件规定的发放范围由安委办负责，并作好《文件发放记录》。

②安委办负责文件资料的及时修改、补充或换版，及时更换新版本和更改《有效文件资料清单》，

将失效、作废文件资料收回，标识登记，并销毁处置。

③文件的持有部门（人）负责妥善保管和使用有效文件，如有毁损，丢失，及时向安委办报告。

④本公司所有与消防安全有关的法律、法规、技术标准、工具书等，由安委办负责标识、保存

和借阅并建立资料清单和借阅记录。如发生丢失或损坏，安委办及时进行处理。

⑤各部门收到的与安全有关的外部文件应及时交由安委办登记，并下发到相应的部门，做好《文

件发放记录》。

⑥借阅文件时，应办理借阅手续，借阅人应对所借阅材料妥善保管，不得损坏、丢失，并按期

归还。

5.2安全标准化文件的修改

安全标准化文件的修改由各部门主管提出，或由主要负责人根据文件运作情况随时提出修改，

由安委办组织修改，修改后的文件经主要负责人批准后，由安委办下发达工作相关部门或人员，并

做记录。

5.3安全标准化文件的评审和修订

（1）正常情况下安全标准化文件每年评审一次，由主要负责人组织在每年的6月对安全标准化

文件进行评审，评审的主要目的是对安全标准化文件的有效性和适用性及与安全生产法律、法规、

现行标准的一致性进行评审。提出评审意见，并做好书面记录，以便于对文件的修订。

（2）当发生事故时，工艺、技术、材料等发生变更时，应由发生变更所在部门提出对安全管理

制度及安全操作规程的修订。

（3）安委办、相关部门根据评审意见对安全标准化文件进行修订。

（4）修订后的文件必须及时发到相关部门，并将旧的文件收回。

（5）新文件发放及旧文件收回均应有记录。

（6）人事部应保证岗位上所使用的文件为最新版本。

（7）安全标准化文件及档案的保存

（8）外来文件由档案室接收和保存，填写《外来文件清单》，经主要负责人批准后，控制发放，

以确保其适用范围性和有效性，并填写《文件发放记录》。

（9）内部文件由安委办保存。

（10）法律、法规、地方规章、安全标准等由安委办负责保存、借阅等管理。

（11）安全标准化文件及记录以纸质形式保存，保存期限为三年。

5.4安全标准化文件及档案的作废与销毁

（1）作废或失效文件资料，由安委办负责按《文件发放记录》，从有关部门的使用现场收回并

记录、标识。

（2）作废或失效文件资料由安委办统一销毁。

（3）需留作原始资料和存档保存的作废文件，除加盖“作废”印章外还要标注“作废留存”字

样，隔离保管，防止误用。

（4）安全资料档案主要包括：安全生产文件；安全会议记录（含纪要）；隐患管理信息；培训

记录；资格资质证书；检查和整改记录；职业健康检查与监护记录；安全活动记录；法定检测记录；

关键设备设施档案；相关方信息；应急演习信息；事故管理记录；标准化系统评价报告；维护和校

验记录