供应商信息管理与采购标准流程.docVIP

供应商信息管理与采购标准流程工具模板

一、适用场景与价值

本工具模板适用于各类企业（制造业、零售业、服务业等）的采购部门、供应链管理团队及项目采购组，覆盖供应商全生命周期管理及采购业务标准化执行场景。具体包括：新供应商引入评估、现有供应商绩效跟踪、日常采购需求提报、订单履约监控、采购成本控制等环节。通过规范流程与标准化工具，可实现供应商信息透明化、采购流程合规化、业务操作高效化，降低采购风险，提升供应链协同效率。

二、供应商信息管理全流程操作

（一）供应商准入与建档

操作目标：完成新供应商资质审核与基础信息录入，保证供应商符合企业采购要求。

步骤说明：

供应商申请：潜在供应商可通过企业采购平台或线下提交《供应商准入申请表》，附营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证等）、产品/服务目录等资料。

资料初审：采购专员*收到申请后3个工作日内，核查资料完整性（如营业执照是否在有效期内、资质是否符合采购品类要求），形成《资料初审记录表》。

实地考察：对初审通过的供应商，由采购经理牵头，联合质量专员、技术专员*组成考察组，实地评估生产/经营能力、质量控制体系、交付能力等，填写《供应商实地考察报告》。

评审会议：采购部组织跨部门评审会（含使用部门、财务部、法务部），结合资料初审与实地考察结果，对供应商进行综合评分（评分维度包括资质、质量、价格、服务、合作意愿等），形成《供应商准入评审表》。

建档与编码：评审通过的供应商纳入《供应商信息库》，分配唯一供应商编码，录入《供应商基本信息表》（模板见第三节），完成初始建档。

（二）供应商信息动态维护

操作目标：保证供应商信息实时更新，避免因信息滞后导致采购风险。

步骤说明：

信息变更触发：供应商发生以下变更时需及时更新：营业执照信息（如名称、地址、法人）、联系方式、银行账户、资质证书到期/升级、经营范围调整等。

变更申请与审核：供应商提交《供应商信息变更申请表》，附变更证明材料（如新的营业执照复印件、银行账户变更函）；采购专员核对材料真实性，报采购经理审批后，更新《供应商基本信息表》。

定期信息复核：每年12月，采购部组织对所有供应商信息进行复核，重点核查资质有效性、联系方式准确性，形成《供应商信息年度复核报告》。

（三）供应商绩效评估与分级

操作目标：量化供应商履约表现，实现优胜劣汰，优化供应商结构。

步骤说明：

数据收集：采购专员*每月收集供应商履约数据，包括：交付准时率、来料合格率、价格竞争力、服务响应速度、投诉处理效率等，录入《供应商月度绩效数据表》。

季度评估：每季度末，采购部联合质量部、使用部门，依据《供应商评估标准表》（模板见第三节）对供应商进行评分，评分结果分为A（优秀）、B（良好）、C（合格）、D（不合格）四级。

结果应用：

A级供应商：优先分配订单，可享受付款周期缩短、年度价格谈判优先权；

B级供应商：维持常规合作，针对薄弱环节制定改进计划；

C级供应商：限期整改，连续两次评为C级则降级为D级；

D级供应商：暂停合作，6个月内不得参与新项目采购。

年度优化：每年初，基于季度评估结果，编制《供应商年度优化清单》，淘汰连续12个月为D级的供应商，引入新的优质供应商补充。

三、采购标准流程操作指南

（一）需求提报与审批

操作目标：明确采购需求，保证需求合理、预算可控。

步骤说明：

需求确认：使用部门根据生产/运营计划，填写《采购需求申请表》，注明物料/服务名称、规格型号、数量、需求日期、预算金额及用途说明。

需求审核：部门主管审核需求必要性及预算合理性；采购专员核查历史采购价格、库存情况，确认是否可通过内部调拨或优化库存满足需求，避免重复采购。

审批流转：根据采购金额分级审批（如金额≤1万元，部门主管审批；1万-5万元，采购经理审批；≥5万元，总经理*审批），审批通过后形成《采购审批单》，进入供应商选择环节。

（二）供应商选择与订单下达

操作目标：通过规范流程选择优质供应商，保证采购性价比与履约保障。

步骤说明：

供应商寻源：

对于常规物料，从《合格供应商名录》中筛选3家及以上供应商；

对于新物料/服务，通过行业展会、招标平台、客户推荐等方式拓展供应商，按“供应商准入流程”完成资质审核。

询比价：采购专员*向候选供应商发出《询价单》，明确需求规格、数量、交货期、付款方式等要求，收集报价后填写《比价分析表》，对比价格、质量、交期等因素，推荐候选供应商。

确定供应商：采购经理*组织比价评审会，确定最终供应商，签订《采购合同》（明确双方权利义务、违约责任等）。

订单：依据《采购审批单》和《采购合同》，采购专员在ERP系统中《采购订单》，经采购经理审核后下达供应商，同步发送交货计划。

（三）收货验收与异常处理

操作目标：保证到货物料/服务符合采购要求，杜绝不合格品入库。

步骤说明