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档案保密

智慧校园背景下高校业务系统与档案管理

系统集成策略研究

文/山东科技大学档案馆王领

【摘要】在建设智慧校园的过程中，各类业务系统作为基础支撑平台应运而生。在此背景下，文章分析

高校业务系统与档案管理系统集成的意义，分析集成工作的现状与难点，并提出详细的解决策略，以期实现

学校数字档案资源统一管理，为智慧校园建设提供信息支撑。

【关键词】业务系统；档案系统；集成；智慧校园

在国家“教育信息化”目标的引领下，各高校积极探学校提供科学规范的电子档案查阅利用和共享服务，而

索智慧校园建设工程，强化数字赋能，创新教育思路[1]。且能确保电子档案长久稳定地发挥其凭证价值、情报价

在建设智慧校园的过程中，职能部门业务的全过程信息值、查考价值，为建设智慧档案馆打好资源基础。

化持续推进，办公自动化系统、学生管理系统、科研系

二、高校业务系统与档案管理系统集成现状与难点

统等各类业务系统应运而生，系统产生的电子文件逐渐

代替纸质文件，成为信息的主要载体。电子文件形成于（一）高校电子文件管理规章制度不健全。2008年教

各业务系统中，而存储在档案系统内，如何打破系统之育部、国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》，是

间的鸿沟，实现档案信息资源集中统一管理，是数字赋多年来指导高校档案工作的规范性文件，但其中涉及“电

能校园建设的重点问题。子文件和信息系统”的规定较少，需要根据技术发展及

时调整完善，出台适应当前信息化发展的、符合高校实

一、高校业务系统与档案管理系统集成的意义

际情况的新办法。由于缺少上位指导文件，大部分高校

（一）提高工作效率，打破“信息孤岛”。业务系参照现有纸质档案管理办法收集整理电子文件，导致归

统内电子文件一键归档，能够减少重复工作，降低人工档手续简易、归档范围不完整、保存格式不规范、元数

成本，改变传统档案管理模式，提高归档效率。同时，据缺失等问题。

系统集成能够打破系统之间的流程壁垒，将其纳入智慧（二）业务系统与档案管理系统“各行其是”。业

校园建设总体框架，实现档案资源的集中保管。务系统与档案系统有两种关系模式：一种是档案管理功

（二）保证电子文件真实、完整。通过实施系统能嵌入业务系统；另一种是业务系统与档案系统是两个

集成方案，实现电子文件生命周期全过程管理。归档内独立个体，前者隶属职能部门，后者隶属档案部门，目

容不仅包括电子文件流转过程中的公文表单、正文、附前大部分高校是这种模式。该模式最突出的问题是两个

件、签发留痕稿等，还包括反映电子文件从产生、流转系统的开发机构、设计标准均不统一，归档接口缺失，

到最终归档或销毁的全生命过程的元数据，能够保证电电子文件在不同系统环境的流转渠道不畅通，形成“信息

子文件的真实与完整。孤岛”，无法为智慧校园建设提供集成化的信息储备。

（三）提升系统效能，减少数据冗余。通过实施系（三）电子文件内容、格式、来源复杂多样。在

统集成方案，建立科学的电子文件归档与销毁制度，实智慧校园建设背景下，业务系统作为高校日常管理活动

现业务系统中“有价值信息归档，无价值信息及已归档的主要运行载体，是传递信息、办理事务的主要平台。

信息销毁”，以此减少数据冗余，提高业务系统运作效这些业务系统产生的电子文件内容涉及行政办公、教学

率，保证智慧校园平台长期高效运转。科研、学生管理、公共服务等方面。同时，格式类型多

（四）实现数字档案资源集中管理。通过实施系统样，包括文本文件、图像文件、数码照片、音频文件、

集成方案，实现高校档案信息资源统一管理，不仅能为视频文件、数据库文件、图形文件等。此外