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企业行政文档签署与审核管理流程

一、流程适用范围与常见应用场景

本流程适用于企业内部各类需跨部门协作、具有规范效力或存档价值的行政文档的签署与审核管理，涵盖但不限于以下场景：

员工管理类：劳动合同、试用期转正申请、岗位调整通知、离职手续文件；

制度规范类：行政管理制度（考勤、差旅、办公用品管理等）、内部流程优化方案、安全管理规定；

采购与资产类：办公用品采购申请、固定资产领用单、供应商合同（行政类）；

事务审批类：会议室使用申请、公司活动方案、对外函件（如合作邀请、感谢信）；

其他类：资质证明文件更新、印章使用申请、行政费用报销单（需签署确认部分）。

通过标准化审核与签署流程，保证文档内容合规、权责清晰、可追溯，降低管理风险，提升行政工作效率。

二、全流程操作步骤详解

（一）步骤1：发起申请——文档准备与提交

责任主体：文档发起人（部门员工或部门负责人）

操作说明：

材料准备：根据文档类型，收集完整信息（如合同需包含甲乙双方基本信息、标的、权利义务；制度类需明确适用范围、执行标准等），并附相关附件（如采购申请需附比价表、活动方案需附预算明细）。

填写《行政文档审核签署申请表》（模板见第三部分），注明文档名称、编号、发起部门、用途、需审核的核心要点及紧急程度（普通/紧急）。

提交初审：将文档电子版及申请表提交至本部门负责人处进行初审（紧急流程需标注“加急”，优先处理）。

（二）步骤2：部门初审——内容与权责审核

责任主体：发起部门负责人

审核要点：

内容真实性：文档信息是否与实际情况一致（如员工岗位调整是否符合部门规划）；

业务合规性：是否符合公司现有制度及部门职责（如采购申请是否超出预算标准）；

权责匹配性：文档涉及的责任主体是否明确，执行流程是否可行。

操作规范：

审核通过：在申请表“部门初审意见”栏签字确认，注明日期，转交至下一环节（如需跨部门会签则先发起会签）；

审核不通过：退回发起人并说明修改意见，发起人调整后重新提交。

（三）步骤3：跨部门会签（如涉及）——协同与冲突解决

责任主体：相关部门负责人（如行政部、财务部、法务部等）

触发条件：文档内容涉及其他部门职责或资源协同（如采购申请需财务部审核预算，活动方案需行政部审核场地资源）。

操作规范：

发起人会签：在申请表“会签部门”栏列出需协同部门，通过OA系统或邮件发送会签请求；

会签部门审核：收到会签请求后2个工作日内完成审核，重点审核本部门职责范围内的内容（如财务部审核费用金额与报销科目，法务部审核合同条款法律风险）；

意见反馈：

无异议：在“会签意见”栏签字确认；

有异议：提出具体修改建议，与发起人沟通达成一致后修改文档并重新会签；若无法达成一致，上报至分管副总协调解决。

（四）步骤4：行政部复核——合规性与完整性终审

责任主体：行政部负责人/指定专员

复核要点：

流程完整性：是否完成所有必要审核环节（部门初审、跨部门会签等）；

格式规范性：文档排版、字体、编号是否符合公司《行政文档管理办法》要求；

存档价值：文档是否具备长期保存意义（如涉及重要决策、权责界定、法律效力的文件）。

操作规范：

复核通过：在申请表“行政复核意见”栏签字确认，转交至领导审批；

复核不通过：列出问题清单（如格式错误、缺少关键附件），退回发起人整改后重新提交。

（五）步骤5：领导审批——权限与效力确认

责任主体：根据文档重要性及公司权限体系，由不同层级领导审批

审批权限划分：

常规文档（如部门内部制度、小额采购申请）：由行政负责人审批；

重要文档（如公司级管理制度、跨部门协作方案）：由分管行政副总审批；

重大文档（如劳动合同、对外合同、战略级制度）：由总经理审批。

审批要点：

文档是否符合公司战略及核心价值观；

涉及资源投入（如费用、人力）是否合理；

是否存在重大风险（如法律风险、运营风险）。

操作规范：

审批通过：在“领导审批意见”栏签字确认，文档进入签署环节；

审批不通过：注明驳回原因，退回行政部并通知发起人整改。

（六）步骤6：签署生效——正式授权与责任确认

责任主体：签署人（根据文档类型确定，如部门负责人、分管领导、总经理等）

签署规范：

签署方式：文档纸质版需由签署人亲笔签名（姓名需清晰可辨，不得代签），并注明签署日期（格式：YYYY年MM月DD日）；电子版文档可通过电子签章系统签署（需提前完成电子签章备案）。

签署顺序：按审批流程顺序依次签署（如先部门负责人，再分管领导，最后总经理），不得跳签或逆签。

生效时间：最后一个签署人签署完成后，文档正式生效（涉及外部单位的文档，需加盖公司公章后方具法律效力，印章使用需同步遵守《公司印章管理办法》）。

（七）步骤7：归档管理——文档存储与追溯

责任主体：行政部档案管理员

归档要求：

纸质版归档：签署完成的纸质文档原件（含附件、申请表），