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合同作废处理流程及申请模版

在商业活动中，合同的订立与履行是保障交易双方权益的基石。然而，由于市场环境变化、合作需求调整或不可抗力等因素，已签订的合同有时不得不面临作废的情况。合同作废并非简单的一纸声明，其处理流程的规范性与严谨性，直接关系到企业的法律风险防范与经济利益保护。本文旨在梳理合同作废的标准处理流程，并提供实用的申请模版，以期为企业及相关从业人员提供参考。

一、合同作废处理流程

合同作废是一项严肃的法律行为，必须遵循审慎的原则和规范的流程，确保每一步操作都有据可查，最大限度降低潜在风险。

（一）提出与评估

合同作废的第一步通常是由合同履行相关方或责任部门根据实际情况提出作废申请。申请方需明确阐述合同作废的具体理由，例如：

1.不可抗力：如自然灾害、政策调整等导致合同目的无法实现；

2.一方违约：合同相对方严重违反合同约定，经催告后仍未纠正；

3.情势变更：订立合同时的基础条件发生重大变化，继续履行合同对一方明显不公或不能实现合同目的；

4.双方协商一致：合作双方经友好协商，均同意终止合同履行；

5.其他法定或约定事由：如合同中约定的解除条件成就。

提出申请后，相关部门（通常为法务部或合同管理部门）需对作废理由的充分性、合规性进行初步评估，并对合同作废可能带来的法律风险、经济损失（如已发生的成本、预期收益损失、违约金等）进行分析。必要时，应咨询法律顾问的意见。

（二）协商与沟通

对于涉及外部合作方的合同，在正式启动作废程序前，建议与合同相对方进行坦诚的沟通与协商。

*内部协商：若为公司内部部门间合同或单方原因导致的作废，需在公司内部相关部门间达成共识。

*外部协商：若为与外部单位的合同，应积极与对方联系，说明情况，争取达成书面的《合同作废协议》或《终止协议》。该协议应明确原合同编号、名称、作废日期、双方权利义务的清理（如款项结算、物料返还、保密义务延续等）以及违约责任的承担（如有）。协商一致是最理想的状态，可有效避免后续纠纷。

（三）履行审批程序

无论何种原因导致的合同作废，均需履行严格的内部审批程序。根据合同的性质、金额、重要程度以及公司内部管理制度，报请相应层级的负责人审批。审批流程应确保相关部门（如申请部门、财务部门、法务部门、分管领导等）均能对作废事项进行审核并发表意见。审批过程中的相关记录应妥善保存。

（四）执行与清理

在获得最终审批后，合同作废进入执行阶段：

1.签订作废文件：若已与对方协商一致，应尽快签订正式的《合同作废协议》或在原合同基础上签订补充协议，明确合同作废的效力及后续处理方案。

2.履行善后义务：根据作废协议或审批意见，履行合同作废后的相关义务，如退还预付款项、返还已接收的标的物、支付或收取违约金、配合办理相关注销或变更手续等。

3.资料回收与标注：对于公司内部持有的原合同文本（包括正本、副本及附件），应统一回收，并在显著位置标注“作废”字样及作废日期，防止被不当使用。电子版合同也应进行相应标记和管理。

（五）记录与存档

合同作废的全过程资料，包括但不限于作废申请书、评估意见、协商记录、审批文件、《合同作废协议》（若有）、原合同文本（标注作废后）以及其他相关凭证，均应整理成册，按照公司档案管理规定进行归档保存。这不仅是内部管理的要求，也是应对可能发生的争议或审计检查的重要依据。存档期限应符合相关法律法规及公司制度的规定。

二、合同作废申请模版

以下提供一份合同作废申请的通用模版，企业可根据自身实际情况进行调整和完善。

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合同作废申请表

**申请部门**

**申请人**

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**联系方式**

**申请日期**

年月日

**原合同基本信息**

合同编号

合同名称

合同相对方

签订日期

年月日

合同有效期

年月日至年月日

合同主要内容概要

合同总金额

（大写）

（小写）

**申请作废理由**

（请详细、具体说明，可附页）

**合同履行情况**

（当前合同履行进度、已付款项、已交付货物/服务等）

**作废方案及后续处理建议**

（包括与对方沟通情况、拟如何处理善后事宜，如款项结算、物料返还、违约责任承担等）

**风险评估**

（合同作废可能产生的法律风险、经济损失及应对措施）

**部门负责人意见**

签字：

日期：

**法务部门/合同管理部门意见**

（对作废理由、风险、方案的审核意见）

签字：

日期：

**财务部门意见**

（对财务结算、税务影响等的意见）

签字：

日期：

**分管领导审批意见**

签字：

日期：

**总经理/董事长审批意见**

签字：

日期：

**备注**

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