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公司借款申请与归还流程模板

前言

为规范公司内部借款行为，加强资金管理，提高资金使用效率，明确借款与归还各环节的责任，特制定本流程模板。各部门及员工在办理借款业务时，均应遵照本流程执行。

一、适用范围与基本原则

1.适用范围：本流程适用于公司全体员工因公务需要向公司临时借用资金的行为。个人私用借款一律不予批准。

2.基本原则：

*必要性原则：借款必须确因公务需要，且无法通过其他更便捷的公司支付方式（如公务卡、直接采购等）解决。

*及时性原则：借款应在公务完成后或约定时间内及时办理报销或归还手续。

*专款专用原则：借款资金必须用于申请时注明的用途，不得挪作他用。

*前清后借原则：原则上，借款人有未结清借款时，不予办理新的借款（特殊情况需经更高层级审批）。

二、借款申请流程

1.借款申请发起：

借款人因公务需要确需借款时，应提前填写《借款申请单》。该申请单需清晰、准确地填写以下信息：

*借款人姓名、所属部门、职务；

*借款事由（需详细说明，如“XX项目差旅费”、“XX会议备用金”等）；

*借款金额（大小写须一致）；

*预计还款/报销日期；

*借款方式（现金、银行转账至个人账户/对公账户）；

*其他需说明的事项。

填写完毕后，借款人需在申请单上签字确认。

2.部门负责人审核：

借款人将填写完整的《借款申请单》提交给部门负责人进行审核。部门负责人需对借款事由的真实性、必要性以及借款金额的合理性进行严格审查。审核通过后，部门负责人在申请单上签字确认，并转至下一环节。

3.财务部门复核：

经部门负责人审核后的借款申请单，提交至公司财务部门。财务人员主要复核以下内容：

*借款申请单填写是否规范、完整；

*借款人是否有未结清的前期借款（依据“前清后借”原则）；

*借款金额是否符合公司相关规定或预算标准；

*其他财务相关制度的合规性。

财务部门复核通过后，由财务负责人（或其授权人）签字确认。

4.审批权限与执行：

根据借款金额及公司相关授权规定，借款申请需提交至相应层级的领导进行最终审批。通常审批路径为：部门负责人审核-财务负责人复核-总经理（或其授权人）审批。具体审批权限划分由公司另行规定。

所有审批手续完成后，财务部门根据审批通过的借款申请单，在确保资金安全的前提下，按照申请人选择的方式办理付款手续。付款时，财务人员应再次核对借款人信息及金额。

三、借款归还流程

1.正常归还/报销冲抵：

借款人应在借款事由完成后，或在《借款申请单》约定的归还日期内，及时办理借款的归还或费用报销冲抵手续。

*直接归还：若借款未实际发生或有剩余，借款人应将款项足额交回财务部门。财务部门收款后，开具收款收据，并在借款台账中进行核销。

*报销冲抵：若借款已用于公务支出，借款人应整理好合法、合规的原始凭证，按照公司费用报销流程及时办理报销手续。财务部门在审核报销凭证无误后，将报销金额与借款金额进行结算，多退少补。

2.逾期归还处理：

若借款人未能在约定日期内办理归还或报销冲抵手续，财务部门应及时向借款人发出还款提醒。对于无故逾期未还的情况，公司将视情节采取相应措施，包括但不限于：暂停借款人新的借款申请权限、从借款人薪资中逐步抵扣（需事先有公司制度规定并通知本人）、上报公司管理层等。

3.财务部门账务处理：

财务部门在收到归还的借款或完成报销冲抵后，应立即在会计系统中进行账务处理，结清借款人的借款往来，并确保账务记录准确无误。

四、其他注意事项

1.借款单据保管：《借款申请单》及相关审批单据作为重要会计档案，由财务部门统一保管，保管期限参照公司会计档案管理规定执行。

2.特殊情况处理：对于紧急或特殊情况下的借款，可适当简化审批流程，但事后需按规定补办相关手续，并向原审批人说明情况。

3.监督与检查：公司财务部门及内部审计部门有权对公司借款及归还情况进行定期或不定期的监督检查，各部门及相关人员应予以配合。

五、附则

本流程模板为通用框架，各公司可根据自身规模、业务特点及管理需求进行调整和细化。本流程自发布之日起执行，由公司财务部门负责解释和修订。