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高效员工离职手续办理流程模板

在现代企业管理中，员工的有序流动是常态。一套清晰、高效的离职手续办理流程，不仅能够保障企业各项工作的平稳过渡，维护企业的合法权益，也能让离职员工感受到尊重，为企业留下良好口碑。本模板旨在提供一个通用框架，企业可根据自身规模、行业特点及管理需求进行调整与细化。

一、离职申请与沟通阶段

此阶段的核心在于及时了解员工离职意愿，进行必要的沟通，并启动正式的离职程序。

1.口头提出与初步沟通：

*员工口头向直属上级或人力资源部（以下简称“HR”）表达离职意向。

*直属上级应尽快与员工进行非正式沟通，初步了解离职原因、离职意向的坚定程度，并表达公司对员工贡献的认可。

2.正式离职面谈：

*由直属上级或HR安排一次正式的离职面谈。面谈应选择安静、私密的环境，以开放、尊重的态度进行。

*面谈目的：深入了解员工离职的真实原因（个人发展、薪酬福利、工作环境、职业规划等），评估是否存在挽留的可能性及价值，听取员工对公司管理、团队建设等方面的意见与建议。

*面谈要点：耐心倾听，避免争辩或指责；记录关键信息，特别是有价值的改进建议；明确告知员工后续的离职流程及时间节点。

*结果处理：对于有挽留价值且意愿可争取的员工，可探讨挽留方案并按权限上报审批；对于去意已决的员工，则进入正式离职流程。

3.提交书面离职申请：

*员工应在面谈后或明确离职意向后，提交书面《离职申请书》。申请书需注明离职人姓名、部门、职位、入职日期、拟离职日期及简要离职原因。

*HR或直属上级应指导员工规范填写，并确保其知晓提前通知期的相关规定（依据劳动合同及劳动法规定）。

4.离职申请审批：

*《离职申请书》按公司规定的审批流程进行流转。通常流程为：直属上级审批→部门负责人审批→HR部门审核→相关分管领导审批（视职级而定）。

*审批过程中，各环节负责人应基于面谈情况及员工日常表现，签署明确意见。HR部门需重点审核劳动合同条款、服务期、竞业限制等潜在风险。

二、工作交接阶段

工作交接是确保业务连续性的关键环节，必须高度重视，力求细致、全面。

1.制定交接计划与清单：

*员工在获得离职申请批准后，应在直属上级指导下，于规定时间内（通常为收到批准后的1-3个工作日内）制定《工作交接计划与清单》。

*清单内容应至少包括：正在进行的工作项目（含进度、关键节点、联系人）、已完成但需后续跟进的工作、待办事项、各类文档资料（电子及纸质）、客户资源信息、内部系统账号密码、办公设备及用品等。

2.交接执行与监督：

*员工应严格按照交接清单，逐项与指定的接手人进行交接。直属上级需对交接过程进行监督与协调，确保交接质量。

*对于复杂或核心岗位，建议安排一定的交接过渡期，或由接手人提前介入学习。重要客户或关键业务，可考虑安排离职员工与接手人共同参与一次沟通。

*交接过程中，所有电子资料应整理归档，存储于指定位置；纸质资料需整理成册，注明份数及存放处。

3.交接确认与签字：

*工作交接完毕后，由离职员工、接手人、直属上级共同对《工作交接清单》进行逐项核对。确认无误后，三方签字确认。

*HR部门应复核交接清单的完整性及签字手续，必要时可抽查交接内容。

三、离职手续办理阶段

此阶段为事务性办理，需HR部门主导，各相关部门配合，确保各项手续合规、结清。

1.HR部门牵头办理：

*HR部门在确认工作交接完成后，向员工提供《离职手续办理清单》，明确需办理的各项事宜及负责部门。

2.部门及行政事务办理：

*归还公司财物：员工向行政或相关部门归还工牌、门禁卡、办公电脑、笔记本、移动硬盘、钥匙、公司书籍、工具、制服等。相关部门在清单上签字确认。

*结清财务款项：前往财务部结清个人借款、备用金、差旅报销等。如有涉及违约金、培训服务期赔偿等，也需在此阶段明确并处理。财务部门签字确认。

*系统权限注销：IT部门根据HR通知，注销员工在公司各类业务系统、邮箱、OA系统等的账号权限。IT部门签字确认。

*其他部门手续：根据公司实际情况，可能涉及其他部门的特定手续，如归还项目资料给项目管理部等。

3.薪酬福利结算：

*HR部门负责核算员工离职当月工资、未休年假工资、经济补偿金（如适用）等，并明确支付时间及方式。

*办理社保、公积金等停缴手续，告知员工后续转移或接续的注意事项。

4.劳动合同解除/终止：

*HR部门与员工签订《劳动合同解除/终止协议书》，明确双方权利义务关系的终结，包括工资结算、经济补偿、竞业限制（如适用）、保密义务等。

*向员工出具《离职证明》。《离职证明》应符合法律法规要求，载明劳动合