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工程项目合同管理模板

一、合同管理模板的核心构成要素

工程项目合同管理模板并非单一的合同文本，而是一个涵盖合同策划、起草、谈判、签署、履行、变更、争议解决直至归档的全流程管理体系框架。其核心构成应至少包含以下层面：

（一）合同策划与准备阶段模板

此阶段的核心目标是明确合同需求，为后续合同签订奠定基础。

1.合同需求分析报告模板：该模板应引导项目团队梳理项目目标、范围、技术标准、工期、质量、安全、环保等核心要求，并将其转化为具体的合同条款需求。内容应包括项目概况、各专业需求细化、风险初步识别、合同类型建议（如固定总价、可调单价、成本加酬金等）以及主要合同条款的初步设想。

2.合同结构策划书模板：针对大型复杂项目，可能涉及多个合同包（如设计、施工、监理、设备采购等）。此模板用于规划各合同包之间的界面关系、工作范围划分、责任界定，以及合同之间的协调机制，避免出现工作交叉或空白。

3.潜在合作方信息登记表与预审评估表模板：用于系统性收集、整理和初步评估潜在承包商、供应商的资质、业绩、财务状况、信誉等信息，为招标或直接委托提供决策支持。

（二）合同谈判与签署阶段模板

此阶段的重点是将策划阶段的需求转化为具有法律效力的合同文本，并确保合同的严谨性与可执行性。

1.合同谈判纪要模板：记录谈判过程中的关键议题、双方达成的共识、存在的分歧及解决方案。这不仅是合同文本起草的依据，也是后续可能发生争议时的重要参考。应包含谈判日期、参与人员、议题、讨论情况、结论等要素。

2.标准合同文本选用/定制指引模板：根据项目特点和行业惯例，明确优先选用的标准合同范本（如FIDIC、GF系列范本等），并针对项目特殊性需要补充或修改的条款提供指引和示例，如特殊风险的分担、调价机制、奖惩条款等。

3.合同评审表模板：在合同正式签署前，组织相关部门（如工程、技术、商务、法务、财务等）对合同文本进行多维度评审。评审内容应包括但不限于：合法性、合规性、完整性、准确性、技术可行性、经济合理性、风险可控性等。评审表需记录评审意见、修改建议及最终审批结果。

4.合同签署授权书与签署页模板：规范合同签署的授权流程和签署格式，确保签署人的合法性和签署行为的有效性。

（三）合同履行与控制阶段模板

合同签署后，进入履行阶段，这是合同管理的核心环节，需要动态跟踪和有效控制。

1.合同交底记录模板：合同签署后，由合同管理部门或商务部门向项目执行团队（包括项目经理、技术负责人、施工管理人员等）进行合同内容交底，确保相关人员充分理解合同约定的范围、工期、质量标准、付款条件、双方责任、违约责任等核心条款。交底记录应包括交底内容、参与人员、日期等。

2.合同履约计划模板：根据合同要求，制定详细的履约计划，将合同义务分解到具体的工作任务、责任人及完成时间节点，如施工进度计划、材料设备供应计划、付款申请计划等。

3.工程变更管理单模板：工程项目中变更是常见现象。此模板用于规范变更的提出、审核、批准、实施及费用调整的流程。应包含变更原因、变更内容描述、变更工程量估算、费用增减测算、工期影响评估、各方签认等。

4.现场签证单模板：用于记录合同外发生的、非承包人原因导致的额外工作或损失，是费用索赔和工期调整的重要依据。内容应清晰描述事件发生的时间、地点、原因、工作内容、数量、计价原则等，并附有必要的影像资料或其他证明文件。

5.进度款支付申请与审批单模板：根据合同约定的付款周期和条件，规范承包人提交进度款支付申请、监理或发包人审核、支付等流程。申请单应包含已完工程量、已完工程产值、累计支付、本次申请支付金额等，并附相关证明文件。

6.合同索赔意向通知书与索赔报告模板：当一方认为另一方未履行合同义务或出现合同约定的索赔事件时，用于正式提出索赔意向和详细索赔报告的文件。索赔报告应包括索赔事件描述、索赔依据、索赔金额计算、工期延长计算、证据清单等。

7.合同争议协调处理记录模板：用于记录合同履行过程中发生争议时，双方进行协商、调解的过程和结果。若协商不成，可作为后续仲裁或诉讼的参考。

（四）合同收尾与归档阶段模板

项目竣工或合同义务完成后，需进行规范的合同收尾工作。

1.合同履约总结报告模板：对整个合同履行过程进行全面总结，包括合同目标的实现情况、主要履约亮点、存在的问题与教训、风险事件处理回顾、合同管理经验总结等，为后续项目提供借鉴。

2.最终结算报告与审批单模板：工程项目竣工后，根据合同约定和实际履行情况，进行最终的工程价款结算。结算报告应详细列出合同价款、变更调整、索赔费用、奖惩金额等，经双方审核确认后作为最终付款依据。

3.合同档案资料清单与归档登记表模板：明确合同管理过程中形成的各类文件资料（如合同文本、补充协议、谈判纪要、交底记录、变