电子档案储存媒体运用作法与管理规范.pptVIP

電子檔案風險與管理**技術過期(1)

硬體*ENIAC,1946埃尼阿克,第1台通用電腦CDC6600,1964第1台超級電腦APPLEII,1977IBMPC,1981*技術過期(2)軟體*DOS,1981Windows,1985UNIX,1969vi,1976PEII,1991MSWORD,1989技術過期(3)儲存媒體*文字檔案xml、pdf、odf、txt、rtf、doc、ppt、圖片、影像檔案tiff、png、jpeg、wdl、Pdf、iges、dxf、step、jpg、bmp、gif聲音檔案wav、mp3、midi、wma、ra影音、視訊檔案mpeg-2、avi、mpeg-4、wmv、rm、mov技術過期(4)電子檔案格式*電子檔案癥結問題資料依附載體儲存，須透過軟硬體設備才能閱讀。易於修改、複製的特性，電子型式檔案可能外洩或遭到篡改，而不被任何人察覺，以致危害管有機關的公信力。(英國王子當兵洩露軍機)資訊科技軟硬體快速銳變，嚴重影響電子檔案的長期保存及應用，檔案格式(LEH、PCD)時有變革，以致降低電子化檔案的可讀性。電子檔案的內容或其它與之相關紀錄可能會遺失，以致於僅存的電子檔案沒有價值。不同使用目的，靜動態格式眾多不一。*電子檔案保存的難題如何確保電子檔案於法定保存年限仍可讀取?軟硬體過時、格式過時、儲存媒體過時如何確保電子檔案的完整性，證據性是否足夠？電子檔案是否遺失、遭破壞或竄改線上簽核電子公文與公文影像儲存的困難儲存媒體老化及劣化、儲存路徑改變，資訊系統未配合調整。業務性電子資料保存困難部分電子資料必須配合應用軟體及系統才能查閱，大幅提高保存難度電子檔案保存面臨風險但缺乏管理機制電腦軟硬體環境變化、人為操作錯誤及資料外洩等風險*風險控制(1)技術過時風險控制應配合電子檔案之保存年限，評估保存維護成本，選擇適當儲存媒體。定期辦理電子媒體之更新或轉置作業。定期檢討評估相關軟硬體設備之有效性。評估國際或業界標準、穩定性、普及性等面向，選擇適合保存的檔案格式。採用一致性的線上簽核電子檔案格式，並限縮附件檔格式。定期檢視電子檔案格式及讀取軟體，確認其可及性。保存閱讀電子檔案所需的軟硬體設備。*風險控制(2)儲存媒體損毀風險控制定期進行儲存媒體之檢測與維護，確保其安全。異地備份儲存，並定期進行回復演練。設立安全區域，建立門禁管制及環境控制設施。電子檔案遭竄改、破壞(真實性與完整性)採用電子簽章及雜湊值等機制。定期採用工具檢測確認其完整性(技術鑑定工具)。安全存取的應用系統、防火牆及入侵偵測，加強資訊安全，避免資料遭竄改或破壞。採用唯讀型儲存媒體，避免資料遭不當竄改或刪除。**風險控制(3)電腦病毒及惡意軟體的威脅限制網路及可攜式媒體之使用。建立備份政策使用防毒軟體及防間諜軟體，並定期更新掃描軟體及病毒碼。著作權保護風險控制宣導著作權法。法律約束。加入浮水印。數位版權管理(DRM)。*|Supportingeducationandresearch|Slide*電子檔案保存風險管理讓機關同仁瞭解電子檔案管理及風險管理概念，透過風險評估與處理機制，避免風險或降低風險事件發生的影響性。介紹電子檔案長期保存策略及相關工具，期望機關同仁能妥善運用保存技術與工具，有效保存與管理電子檔案。課程目標*大綱電子檔案管理議題電子簽章相關技術風險管理概論電子檔案風險與管理長期保存策略技術鑑定與保存工具結語*電子檔案管理議題*名詞定義(1)檔案指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件

【檔案法第二條第二款】。以上所稱文字或非文字資料及其附件，指各機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件，包括各機關所持有或保管之文書、圖片、紀錄、照片、錄影（音）、微縮片、電腦處理資料等，可供聽、讀、閱覽或藉助科技得以閱覽或理解之文書或物品

【檔案法施行細則第二條】。*名詞定義(2)電子檔案指電腦可處理之文字與非文字資料，且符合檔案法及相關法令規定者詮釋資料指用以描述電子檔案有關資料背景、內容、關聯性及資料控制等相關資訊封裝檔指將電子檔案與其詮釋資料及驗證檔案真實性、完整性之資訊,以包裹方式儲存之檔案

【文書及檔案管理電腦化作業規範】**電子檔案範圍符合規定的封裝檔不符合規定的封裝檔未封裝處理公務電子郵件公文線上簽核產出電子檔案格式文字檔(XML、PDF)文字影像檔(JPEG、