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企业行政文档存档及借阅管理制度

一、总则

（一）制度目的

为规范企业行政文档的存档、借阅及管理工作，保证文档的完整性、安全性及可追溯性，提高行政办公效率，防范信息泄露风险，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于企业各部门在行政活动中形成的各类纸质及电子文档，包括但不限于：公司规章制度、会议纪要、合同协议、请示报告、通知文件、人事档案、财务凭证（非涉密部分）、项目资料等。涉密文档（如未公开的商业合同、核心技术资料等）需同时遵守企业《保密管理制度》相关规定。

（三）术语定义

行政文档：指企业在行政管理、运营过程中形成的具有保存价值的各种形式的记录。

存档：指对已完成办理流程的文档进行分类、整理、编号、登记并存放至指定位置的过程。

借阅：指因工作需要，按规定流程申请使用已存档文档的行为。

二、职责分工

（一）行政部

负责本制度的制定、修订、解释及监督执行；

统一管理企业行政文档的存档、借阅工作，建立文档台账；

对各部门存档文档的规范性进行指导与检查；

定期对存档文档进行清点、备份及销毁（到期后）。

（二）各部门

指定专人（建议为部门综合岗）负责本部门文档的初步整理、预归档及借阅申请；

保证本部门提交存档的文档内容真实、完整、符合格式要求；

配合行政部完成文档清点、移交等工作。

（三）借阅人

严格遵守本制度规定，规范借阅行为，保证文档安全；

借阅期间妥善保管文档，不得涂改、抽取、损毁、复制（未经批准）；

按时归还文档，如需续借需提前申请。

三、存档管理流程

（一）文档分类标准

行政文档按“部门-类别-年度”三级分类法进行划分，具体分类

一级分类（部门）

二级分类（类别）

示例文档

总经办

制度类

公司章程、管理制度、流程文件

会议类

董事会纪要、总经理办公会纪要

人力资源部

人事类

劳动合同、员工档案、考勤记录

财务部

财务类

报销单据、预算报表、审计报告

市场部

项目类

营销方案、客户合同、活动总结

行政部

后勤类

固定资产登记、采购合同、供应商资料

（二）存档操作步骤

步骤1：文档收集

各部门于每月最后一个工作日，将本月已完成办理的行政文档（纸质版需原件，电子版需最终版）汇总至部门指定负责人处，填写《行政文档移交清单》（详见附件1），经部门负责人*审核签字后，提交至行政部。

步骤2：文档整理

行政部收到文档后，由专人按分类标准进行核对：

（1）检查文档完整性（如附件是否齐全、签字是否规范）；

（2）对破损、褶皱的纸质文档进行修复、平展；

（3）电子文档统一转换为PDF格式（避免格式兼容问题），并按“部门-类别-年度-月份-序号”规则命名（示例：总经办-制度类-2023-09-001）。

步骤3：文档编目

行政部为每份文档编制唯一“档号”，规则为“部门代码-分类代码-年度-序号”（部门代码：总经办=01，人力资源部=02，财务部=03，市场部=04，行政部=05；分类代码：制度类=A，会议类=B，人事类=C，财务类=D，项目类=E，后勤类=F）。

示例：2023年9月总经办第1份制度类文档，档号为“01-A-2023-001”。

编目完成后，将档号、文档名称、形成日期、页数、密级（公开/内部/秘密）、存放位置等信息录入《行政文档存档登记表》（详见附件2）。

步骤4：文档保管

纸质文档：存放于行政部档案室专用铁皮柜，按档号顺序排列；档案室需配备防火、防潮、防虫、防盗设备（如灭火器、除湿机、温湿度计），每日记录温湿度（温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%）。

电子文档：存储于企业指定服务器，定期（每周五）进行异地备份（备份介质为移动硬盘或云存储），备份文件需加密管理，密码由行政部负责人*保管。

步骤5：存档期限与销毁

存档期限根据文档类型确定：一般文档保存3-5年，重要文档（如合同、制度文件）保存10年，永久保存文档（如公司章程、股东会决议）长期保存。

到期需销毁的文档，由行政部编制《行政文档销毁清单》，经行政部负责人、分管副总审批后，至少2人共同监销，销毁过程记录存档；电子文档销毁需彻底删除（使用专业数据擦除工具），并销毁备份介质。

四、借阅管理流程

（一）借阅申请与审批

步骤1：提交申请

借阅人填写《行政文档借阅申请表》（详见附件3），注明借阅人信息、部门、联系方式、文档名称及档号、借阅事由、借阅期限（一般不超过5个工作日，重要文档不超过3个工作日）。

步骤2：审批流程

普通文档（公开/内部）：经部门负责人*审批后，报行政部审核；

秘密文档：除部门负责人审批外，需经分管副总审批；

涉密文档：需经总经理*审批，并由行政部全程监督使用。

（二）借阅执行与归还

步骤1：文档交接

审批通过后，借阅人持《行政文档借阅申请表》至行政部办理借阅手续。

纸质文档：行政部核对申请表与实物，在《行政文档存档登记表》中登记借阅人、借阅日