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销售合同管理模板及签约流程指南

一、适用范围与行业背景

二、标准化签约操作流程

步骤1：合同起草与信息核对

明确合作主体：由销售专员收集甲方（采购方）与乙方（销售方）的基本信息，包括单位全称、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址、联系方式等，保证信息与营业执照一致，避免主体不适格风险。

确定核心条款：根据业务需求明确合同标的物（产品名称、型号规格、技术参数或服务内容）、数量、单价、总金额（含是否含税）、质量标准（如国标行标或双方约定）、交付时间与地点、运输方式及费用承担、验收流程（如“到货后7个工作日内验收，验收合格出具书面确认”）。

约定付款方式：明确付款节点（如“预付款30%”、“到货款50%”、“验收合格后15日内付清尾款20%”）、账户信息（户名、开户行、账号，需财务部门复核）、逾期付款违约责任（如“按日万分之五支付违约金”）。

起草合同文本：使用企业标准合同模板，填写上述核心条款，补充双方权利义务（如甲方按时付款、乙方保证质量）、违约责任（如逾期交货、质量不达标的责任承担）、争议解决方式（如“提交乙方所在地人民法院诉讼”）、合同生效条件（如“双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章后生效”）等通用条款。

步骤2：内部多部门审核

销售部门初审：销售负责人审核业务条款合理性，保证标的物、金额、交付时间与销售订单一致，客户需求无遗漏。

法务合规部审核：重点审查合同合法性（如是否违反法律法规强制性规定）、条款严谨性（如避免“模糊表述”，明确“不可抗力”定义）、权利义务对等性（如违约责任是否双向合理）、知识产权归属（涉及技术或品牌时）、保密条款（如“保密期限为合同终止后3年”）等，提出修改意见并反馈至销售部门。

财务部审核：核查付款方式与企业资金政策匹配度，确认账户信息准确，涉及税费条款（如税率、发票类型）符合财税规定，评估客户信用风险（如历史付款记录），必要时要求客户提供担保措施。

最终定稿：销售部门根据法务、财务意见修改合同，经三方确认无误后，形成最终版合同文本，标注“合同编号”（规则：年份+部门简称+序号，如“2024XS-001”）。

步骤3：客户沟通与条款修订

发送合同草案：通过邮件、企业协同平台等正式渠道向甲方发送最终版合同，附《合同说明》（如“请于3个工作日内反馈意见，如有疑问可联系销售代表*”）。

协商修订条款：针对甲方提出的修改意见（如交付时间延长、付款比例调整），由销售部门评估业务可行性，必要时协调法务、财务部门确认，双方达成一致后签署《合同修订补充协议》（作为合同附件，具有同等法律效力）。

确认最终文本：双方对合同条款无异议后，打印纸质合同（一式两份或三份，根据需要增加存档份数），或确认电子合同版本（符合《电子签名法》要求的电子签章形式）。

步骤4：合同签署与生效

签署规范：

纸质合同：由双方法定代表人或授权代表（需提供《授权委托书》，注明授权范围、期限）签字，并加盖单位公章（公章需清晰、与名称一致，避免“财务章”“合同章”替代公章）；若为个人客户，需签字并按手印，附证件号码复印件。

电子合同：通过第三方电子签约平台（如e签宝、法大大）完成身份认证、在线签署，保证签署过程可追溯、文件不可篡改。

生效时间：合同自双方法定代表人/授权代表签字并加盖公章（或电子签章）之日起生效；另有约定的（如“需经甲方上级审批后生效”），从其约定。签署完成后，将甲方签章页扫描存档，原件及时寄回或交接。

步骤5：合同归档与履行跟踪

归档管理：销售专员将合同正本（纸质）或电子版原件提交至档案管理部门，登记《合同台账》（包含合同编号、签约双方、标的金额、签署日期、履行期限、负责人等信息），同步更新企业ERP或CRM系统，保证信息可查询。

履行跟踪：按合同约定履行交付、验收、付款等义务，销售专员定期（如每周）跟踪进度，记录《合同履行日志》（如“2024年X月X日发货，物流单号X；X月X日客户签收”）。若遇延迟（如客户未按时验收），及时发函催告，保留沟通记录（邮件、函件等）。

变更与终止：履行过程中需变更条款（如交付时间调整），双方签署《补充协议》；若因一方违约导致合同无法履行，守约方可按约定追究违约责任，必要时通过法律途径解决，同时做好证据保全（如违约证据、沟通记录）。

三、销售合同模板框架

合同编号：__________

签订地点：__________

签订日期：____年__月__日

甲方（采购方）：

单位名称：____________________

统一社会信用代码：____________

法定代表人：__________________

注册地址：____________________

联系方式：____________________

乙方（销售方）：

单位名称：____________________

统一社会信用代