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一、适用范围与典型应用场景
本工具模板适用于企业、事业单位、机关等组织的行政文件归档管理，涵盖日常办公、项目管理、人事管理、财务管理等环节产生的各类行政文件。典型应用场景包括：年度文件归档整理、部门文件移交归档、专项活动文件存档、历史文件梳理与数字化归档等。通过规范化的分类与存档流程，保证行政文件的完整性、可追溯性及安全性，为日常查阅、审计检查、历史研究等提供可靠依据。
二、行政文件归档全流程操作指南
（一）文件收集与整理
明确收集范围：根据行政文件管理规定，收集具有保存价值的文件，包括但不限于：
综合管理类：会议纪要、通知通报、工作计划与总结、规章制度等；
人事管理类：员工档案、劳动合同、任免文件、培训记录、奖惩材料等；
财务管理类：预算报告、财务决算、费用审批单、审计报告等（不含敏感票据）；
项目管理类：项目立项文件、合同协议、进度报告、验收材料等；
其他类：外单位来函、合作协议、资质证书复印件等。
文件初步筛选：剔除重复件、无保存价值的临时性文件（如草稿、非正式通知），保证归档文件为最终版本或加盖确认章的有效版本。
文件预处理：对破损文件进行修复，对电子文件进行格式统一（如PDF、DOCX），纸质文件去除夹子、回形针等金属物，按“件”或“卷”整理成册。
（二）文件分类与编号
制定分类标准：采用“年度+机构+问题”三级分类法，结合文件特性细化子类：
一级分类：按年度划分（如“2024年度”）；
二级分类：按部门或机构划分（如“行政部”“人力资源部”“财务部”）；
三级分类：按文件问题或类型划分（如“综合类-会议纪要”“人事类-员工档案”）。
赋予唯一编号：采用“部门代码-年度-分类代码-流水号”规则，例如：
行政部2024年综合类会议纪第001件编号为“XZ-2024-ZH-001”；
人力资源部2024年人事类员工档案第005件编号为“RL-2024-RS-005”。
（部门代码可自定义，如XZ=行政部、RL=人力资源部、CW=财务部等）
（三）文件登记与建档
填写归档登记表：使用《文件归档登记表》（详见第三部分模板），逐项登记文件编号、名称、形成日期、页数、存放位置、经办人等信息，保证信息准确无误。
编制目录清单：按分类层级编制电子目录（如Excel）和纸质目录，目录项应包含分类编号、文件标题、年度、部门、密级（如公开、内部、秘密）、保管期限等。
建立档案袋/盒标签：纸质文件装入统一规格的档案袋或档案盒，标签注明分类编号、文件名称、年度、件数、保管期限及责任人，标签格式统一、字迹清晰。
（四）文件存储与保管
存储环境要求：
纸质档案：存放于专用档案柜，环境需通风、干燥（温度14-24℃，湿度45-60%），远离阳光直射、水源、易燃物，配备防火、防虫、防霉设备；
电子档案：存储于专用服务器或加密硬盘，定期备份（本地备份+异地备份），备份周期至少每季度1次，重要文件需双备份。
存放位置管理：档案柜/服务器需按分类编号顺序排列，张贴区域索引图，便于快速定位；电子档案需建立文件夹层级结构，与分类编号一一对应。
（五）文件借阅与归还
借阅申请流程：借阅人填写《文件借阅登记表》（详见第三部分模板），注明文件编号、名称、借阅事由、借阅期限、归还日期，经部门负责人审批后，由档案管理员办理借阅手续。
借阅注意事项：
涉密文件需经分管领导审批，借阅时由档案管理员全程陪同；
借阅期限一般不超过5个工作日，到期需归还或办理续借手续；
借阅过程中不得涂改、勾画、抽取、撤换文件，不得擅自复制（复制需经审批）。
归还与检查：归还时档案管理员*需核对文件完整性，无误后登记归还日期，若发觉文件损坏或缺失，需立即上报并追责。
（六）文件鉴定与销毁
保管期限届满鉴定：对达到保管期限的文件，由档案管理员会同部门负责人组成鉴定小组，鉴定文件是否仍有保存价值（如涉及历史凭证、法律效力的文件需延长保管）。
销毁审批与执行：对无保存价值的文件，填写《文件销毁审批表》，经部门负责人及分管领导审批后，由双人监销（档案管理员*+指定人员），纸质文件采用粉碎或焚烧处理，电子文件彻底删除并销毁备份，监销人需在销毁记录上签字确认。
三、核心管理表格模板
（一）文件分类目录表（示例）
一级分类（年度）
二级分类（部门）
三级分类（文件类型）
分类代码
文件范围说明
保管期限
2024年度
行政部
综合类-会议纪要
XZ-2024-ZH
年度部门会议、专题会议纪要
10年
2024年度
人力资源部
人事类-员工档案
RL-2024-RS
在职、离职员工档案材料
永久
2024年度
财务部
财务类-预算报告
CW-2024-YS
年度、季度预算编制与调整文件
30年
（二）文件归档登记表（示例）
文件编号
文件名称
形成部门
形成日期
页数
存放位置（柜号/路径）
密级
保管期限
经
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