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业务场景合同签署流程框架

一、适用业务场景

本框架适用于企业内外各类业务合作中的合同签署管理，包括但不限于：

商务合作类：如市场推广、品牌联名、渠道代理等合作协议；

服务外包类：如IT开发、咨询服务、人力资源外包等服务合同；

采购供应类：如原材料采购、设备采购、服务采购等买卖合同；

项目合作类：如联合研发、工程建设、活动承办等项目合同；

其他需要通过书面合同明确双方权利义务的业务场景。

二、合同签署全流程操作指南

1.前期准备：需求梳理与初步对接

操作要点：

需求明确：业务部门根据合作内容，梳理合同核心要素（如合作范围、标的物、期限、费用、双方权责等），填写《合同需求申请表》（模板见后附表格），明确合作背景及目标。

对方资质核查：通过官方渠道（如国家企业信用信息公示系统、行业资质平台）核实合作方的基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等），确认其经营资质、履约能力及有无法律纠纷，必要时要求对方提供资质证明文件复印件并加盖公章。

初步沟通：与对方就合作框架、核心条款（如价格、交付标准、违约责任）进行口头沟通，达成初步共识，为合同起草奠定基础。

2.合同起草：条款拟定与内容审核

操作要点：

模板选择：优先使用企业标准合同模板（如《服务合同模板》《采购合同模板》），若无合适模板，由法务部门或外部律师起草合同初稿。

条款完整性：合同内容需包含但不限于以下核心要素：

双方基本信息（名称、地址、法定代表人/授权代表）；

合作标的、范围、期限及具体要求；

费用金额、支付方式、发票类型（如需）；

双方权利与义务（如交付标准、验收流程、保密义务）；

违约责任（如逾期履约、质量不达标的责任承担）；

不可抗力条款及争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖法院）；

合同生效条件（如签字盖章后生效、附条件生效等）。

内部审核：

业务部门审核：核对合作内容是否符合业务需求，条款是否与前期沟通一致；

法务部门审核：重点审查法律合规性、条款严谨性、风险规避措施（如知识产权归属、数据安全等）；

财务部门审核：涉及费用条款（支付方式、税率、发票）的合理性，是否符合财务制度；

高层审批：根据合同金额及重要性，由对应层级负责人（如部门总监、分管副总）审批确认。

3.对方确认：谈判与修订

操作要点：

合同发送：将内部审核通过的合同终稿（加盖企业公章或骑缝章）通过正式渠道（如邮件、纸质文件快递）发送给对方，并附《合同签收确认函》，要求对方在指定时限内反馈意见。

谈判修订：针对对方提出的修改意见，由业务部门牵头与对方协商，法务部门提供法律支持，逐条确认修订内容，保证双方达成一致。重大修订需重新履行内部审核流程。

最终确认：双方对合同条款无异议后，由对方授权代表在合同文本上签字并加盖公章（或合同专用章），通过扫描件、书面回函等方式确认签署意向。

4.正式签署：盖章与生效

操作要点：

签署方式：

纸质签署：双方在合同文本正本上签字盖章，保证“骑缝章”完整（多页合同需加盖骑缝章），合同份数根据双方需求确定（通常至少一式两份，双方各执一份）；

电子签署：通过合法电子签约平台（如符合《电子签名法》的平台）进行签署，需确认对方电子签名的法律效力，并保存签署过程日志及合同电子档案。

生效时间：根据合同约定确认生效时间（如“签字盖章之日起生效”“收到首付款后生效”），并在签署后1个工作日内通知相关部门（如财务、业务执行团队）。

5.履约跟踪与归档管理

操作要点：

履约跟踪：业务部门负责跟进合同履行情况（如交付进度、款项支付、验收等），建立《合同履约跟踪表》，记录关键节点（如交付日、验收日、付款日），对逾期或异常情况及时上报并处理。

变更与解除：若需变更或解除合同，双方应签订书面补充协议或解除协议，明确变更内容、生效条件及责任承担，履行与原合同相同的审批流程。

归档管理：合同签署完成后，由行政或档案管理部门在5个工作日内完成归档，包括：

合同正本/电子合同原件；

审批流程文件（如《合同需求申请表》、审核意见表、审批单）；

双方资质证明文件；

补充协议、解除协议等附件。

归档资料需按“合同名称-签署日期-合作方”分类编号，保存期限不少于合同履行期满后5年（根据行业法规或企业制度可延长）。

三、合同签署流程跟踪表模板

阶段

步骤

负责人

时间节点

输出成果

备注

前期准备

需求梳理

*某业务负责人

合作启动后1-3个工作日

《合同需求申请表》

明确合作范围、核心条款

对方资质核查

*某法务专员

需求梳理后1个工作日

资质核查报告/证明文件复印件

核实信用代码、经营资质等

合同起草

合同初稿拟定

*某法务专员/外部律师

资质核查后2-3个工作日

合同初稿

依据企业模板或定制起草

内部审核（业务/法务/财务）

*某业务负责人/法务/财务

初稿完成后1-2个工作日

审核意见表

逐部门确认