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企业采购申请与审批流程表：透明化与规范化管理工具
一、适用范围与核心价值
本流程表适用于企业各类采购场景，包括但不限于日常办公用品采购、生产原材料采购、固定资产采购（如设备、家具）、服务类采购（如咨询、维修）等。通过标准化流程设计，可实现采购需求清晰化、审批过程可视化、责任主体明确化，有效避免采购随意性、降低合规风险、提升资金使用效率，同时保证采购活动在“公平、公正、公开”原则下运行，为企业降本增效与风险防控提供支撑。
二、全流程操作步骤详解
1.采购需求发起：明确需求，规范提报
操作主体：采购申请人（各部门业务人员或需求部门负责人）
操作内容：
根据部门工作需要或项目计划，填写《企业采购申请与审批流程表》，详细列明采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、预算总价、用途说明、期望交付时间等核心信息；
对于大额采购或复杂采购（如设备采购），需附《采购需求说明书》，明确功能需求、验收标准及选型依据；
如涉及替代方案或成本优化建议，需在表中备注说明。
要点说明：申请人需对需求信息的真实性、准确性负责，避免因描述模糊导致后续采购偏差。
2.部门初审：把关必要性，审核预算合理性
操作主体：申请人所在部门负责人
操作内容：
核查采购需求的必要性：结合部门年度工作计划、现有物资库存（如为重复采购），判断需求是否合理，是否存在可替代方案（如租用、维修而非新购）；
审核预算匹配度：对照部门年度预算，确认采购预算总额是否在可控范围内，预估单价是否符合市场价格常规区间；
审批通过后，在流程表“部门审核意见”栏签字确认，并注明“同意提交”；若审核不通过，需注明驳回原因并退回申请人调整。
要点说明：部门负责人需平衡业务需求与成本控制，避免超预算或非必要采购。
3.采购部门复核：专业评估，优化采购方案
操作主体：采购部门专员/负责人
操作内容：
核查采购需求的技术参数：对于专业设备或服务，可联合技术部门共同审核参数的合理性与可实现性；
市场行情调研：对预估单价进行复核，通过历史采购数据、市场询价（至少3家供应商比价，保留询价记录）等方式确认价格公允性；
制定采购方案：根据采购金额、紧急程度、物品特性等，确定采购方式（如公开招标、询价采购、单一来源采购等），并在流程表“采购部门意见”栏填写复核结果及建议采购方式。
要点说明：采购部门需保证采购方式符合企业内控规定，对于金额较大（如超过万元）的采购，必须启动招标或询价程序。
4.财务部门审核：聚焦资金，控制财务风险
操作主体：财务部门专员/负责人
操作内容：
核查预算合规性：确认采购项目是否纳入年度预算，若为预算外采购，需审核是否履行了预算调整审批流程；
资金支付可行性：评估企业当前资金状况，确认采购款项支付方式（如预付款、分期付款、货到付款）是否符合财务制度；
审批通过后，在流程表“财务审核意见”栏签字；若涉及资金风险（如超预算、支付方式不合理），需提出调整建议并暂停流程。
要点说明：财务部门需以资金安全为核心，保证每一笔采购支出“有预算、有依据、有审批”。
5.分级审批：明确权责，强化决策监督
操作主体：企业分管领导/总经理/决策委员会
操作内容：
根据采购金额分级审批（示例）：
金额≤5000元：由分管副总审批；
5000元＜金额≤50000元：由总经理审批；
金额＞50000元：提交决策委员会集体审议，形成会议纪要作为审批依据；
审批人需重点关注采购的必要性、预算合理性、采购方式合规性，审批通过后在对应栏位签字；若审批不通过，注明理由并退回采购部门。
要点说明：分级审批需与岗位授权体系匹配，杜绝“一支笔”绝对权力，保证决策科学性。
6.采购执行：按计划实施，过程留痕
操作主体：采购部门
操作内容：
根据审批结果，通过选定采购方式（如招标、询价）确定供应商，签订采购合同（明确标的、价格、交付时间、验收标准、违约责任等条款）；
跟踪采购进度：及时与供应商沟通，保证按时交付；对于大宗货物或定制服务，可安排驻厂监造或阶段性验收；
采购完成后，收集供应商资质文件（营业执照、相关许可证等）、合同、送货单、验收单等资料，与流程表一并归档。
要点说明：采购执行需全程留痕，关键节点（如供应商确定、货物交付）需由申请人或使用部门签字确认，保证“采购-验收-付款”闭环管理。
7.结果反馈与归档：闭环管理，持续优化
操作主体：采购部门、财务部门、档案管理部门
操作内容：
采购部门将执行结果（实际采购金额、供应商名称、交付日期等）反馈至申请人及相关部门，并在流程表“执行结果”栏填写说明；
财务部门根据审批完成的流程表、合同、验收单等办理付款手续；
档案管理部门定期将流程表及相关资料分类归档，保存期限不少于3年（重要采购项目保存期限不少于5年）。
要点说明：归档资料需完整、清晰，保证后续审计、查询
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