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学校综合办公室标准化管理办法

**一、概述**

学校综合办公室作为学校日常运营的核心部门，承担着协调沟通、事务管理、资源调配等关键职能。为提升工作效率、优化服务流程、强化内部管理，特制定本办法。本办法旨在通过标准化管理，实现办公室工作的规范化、系统化、精细化，确保各项工作高效、有序开展。

**二、管理原则**

（一）**统一规范**

1.所有办公室工作均需遵循本办法及配套细则，确保操作标准一致。

2.文件、档案、物品管理采用统一格式和流程，避免混乱。

（二）**高效协同**

1.明确各部门职责分工，避免交叉或遗漏。

2.建立跨部门协作机制，定期召开协调会议，及时解决问题。

（三）**资源优化**

1.合理配置办公资源，减少浪费。

2.实施动态管理，根据实际需求调整资源分配。

**三、具体管理办法**

（一）**人员管理**

(1)**岗位职责**

-明确综合办公室各岗位（如文员、行政助理、会务专员等）的职责范围，制定岗位说明书。

-定期开展岗位培训，提升员工专业技能和服务意识。

(2)**考勤管理**

-严格执行学校规定的考勤制度，采用电子打卡或签到表记录。

-建立请假审批流程，需提前提交申请并经主管批准。

（二）**文件管理**

(1)**文件收发**

-所有文件需统一编号、登记，并指定专人负责。

-外部文件需经审核后传阅，内部文件按需分发。

(2)**档案管理**

-重要文件（如合同、会议纪要、财务凭证等）需归档保存，设置专用档案柜。

-档案分类清晰，标注保存期限，定期清理过期文件。

（三）**会议管理**

(1)**会议组织**

-提前发布会议通知，明确时间、地点、参会人员及议题。

-会前准备会议材料，确保内容完整。

(2)**会议记录**

-指定专人负责会议记录，重点记录决议事项和行动项。

-会议结束后3日内整理会议纪要，分发给相关人员。

（四）**办公资源管理**

(1)**办公用品采购**

-制定办公用品采购清单，按需采购，避免囤积。

-采购流程需经部门主管审批，并记录供应商信息。

(2)**办公设备维护**

-定期检查办公设备（如打印机、复印机等），确保正常运行。

-建立设备维修记录，及时联系供应商处理故障。

（五）**印章管理**

(1)**使用规范**

-印章使用需填写申请单，经授权人员批准后方可盖章。

-严禁未经授权使用印章，特殊情况需上报学校领导审批。

(2)**保管责任**

-印章由专人保管，存放在保险柜内，定期检查使用记录。

**四、监督与改进**

（一）**定期检查**

-每季度组织一次管理执行情况检查，发现问题及时整改。

-检查内容包括文件管理、会议执行、资源使用等。

（二）**反馈机制**

-设立意见箱或线上反馈渠道，收集员工及各部门建议。

-根据反馈意见，每年修订一次管理办法，持续优化。

**五、附则**

本办法自发布之日起施行，由综合办公室负责解释。各部门需严格按照本办法执行，确保管理效果。

**（一）****办公用品采购**

1.**采购流程细化**

(1)**需求申报**

-各部门每月5日前根据实际消耗情况，填写《办公用品需求申请表》，详细列出所需物品名称、规格、数量及用途。

-《办公用品需求申请表》需经部门负责人签字确认，并由综合办公室汇总审核。

(2)**采购审批**

-综合办公室根据审核后的需求表，制定采购计划，按学校财务规定提交审批。

-根据采购金额划分审批权限：

-500元以下由综合办公室主管审批；

-500元至2000元需经分管行政领导签字；

-2000元以上需提交学校行政会议审议。

(3)**供应商选择**

-综合办公室建立合格供应商名录，优先选择性价比高、服务优质的供应商。

-每次采购需进行询价，至少邀请3家供应商报价，择优确定供应商。

(4)**采购执行**

-采购人员根据审批通过的订单执行采购，确保物品符合规格要求。

-采购完成后，及时索要发票并核对实物，无误后办理入库手续。

(5)**验收流程**

-办公用品到货后，由综合办公室指定专人验收，核对数量、规格是否与订单一致。

-验收合格后在《办公用品入库单》上签字确认，并移交仓库保管。

(6)**记录归档**

-所有采购凭证（订单、发票、入库单等）需统一归档，便于财务对账和审计。

**2.****采购清单示例**

-常用办公用品清单（仅供参考）：

-纸张类：A4打印纸、复印纸（80g）、便签纸、信封；

-笔记本类：笔记本、签字笔、记号笔（红、蓝、黑）；

-办公设备耗材：墨盒、硒鼓、打印纸辊；

-办公用品辅助：文件夹、文件袋、便利贴、胶带、订书机；

-其他：数据线、鼠标垫、小型绿植等。