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人力资源管理工具人事操作指引版
一、适用工作情境
本指引适用于企业人力资源部门开展日常人事管理操作，涵盖员工从入职到离职的全流程关键环节，包括但不限于新员工入职办理、岗位调动手续、劳动合同续签、离职交接管理等场景。旨在规范人事操作流程，保证信息准确、流程合规，提升人事工作效率，保障企业与员工的合法权益。
二、操作流程详解
（一）新员工入职办理流程
入职需求确认
业务部门根据岗位需求提交《人员增补申请表》，经部门负责人审批后转交HR部门。
HR部门确认招聘需求，核对岗位编制、任职资格及薪酬预算，反馈审批结果至业务部门。
入职材料收集
HR部门向录用员工发送《入职材料清单》（含证件号码明、学历学位证明、离职证明、体检报告等），要求员工在入职前3个工作日提交纸质及电子版材料。
材料审核：HR部门核对材料原件与复印件一致性，保证材料齐全、真实有效（如离职证明需体现原单位离职原因及日期，避免存在劳动纠纷风险）。
入职手续办理
签订劳动合同：HR部门根据岗位性质确定合同期限，与员工协商一致后签订《劳动合同》，一式两份，双方各执一份。
信息录入：将员工基本信息（姓名、证件号码号、联系方式、岗位、入职日期等）录入人力资源管理系统，员工工号。
办理社保公积金：HR部门为员工办理社保、公积金增员手续，确认缴费基数及比例，保证次月正常参保。
办理其他入职：发放工牌、办公设备（电脑、工位等），开通企业邮箱、内部系统权限，引导员工熟悉办公环境及同事。
入职培训与试用期管理
组织新员工入职培训，内容包括公司文化、规章制度、岗位职责、安全规范等，培训后签署《培训确认书》。
试用期跟踪：HR部门每月与员工及直属沟通，知晓工作适应情况，试用期结束前1周完成《试用期评估表》，评估合格者办理转正手续，不合格者根据《劳动合同法》规定处理。
（二）员工岗位调动流程
调动需求提出
因业务发展或员工发展需要，由员工所在部门或接收部门提交《岗位调动申请表》，说明调动原因、原岗位及新岗位职责、调动生效日期等。
部门负责人审批：原部门负责人确认放行，接收部门负责人确认接收，HR部门审核调动是否符合岗位编制及员工职业发展规划。
调动手续办理
签订《岗位变更协议》：明确岗位变动后职责、薪酬调整（如有）、合同期限变更等条款，双方签字确认。
信息更新：HR部门在人力资源管理系统中更新员工岗位、部门、汇报关系等信息，同步调整社保公积金缴纳地（如涉及异地调动）。
工作交接：原岗位与接收岗位负责人协助员工完成工作交接，填写《工作交接清单》，保证工作连续性。
调动后跟进
HR部门在调动生效后1周内跟进员工适应情况，协调解决新岗位工作问题；接收部门负责人需在1个月内对新员工岗位胜任情况进行评估。
（三）员工离职办理流程
离职申请与审批
员工提前30日（试用期提前3日）提交《离职申请表》，说明离职原因、最后工作日期。
部门负责人审批：确认工作交接安排，评估离职影响，HR部门审核离职手续完整性（如是否存在未结清薪资、未办理培训服务期等）。
离职交接与手续办理
工作交接：员工与接替人员办理工作交接，内容包括工作内容、资料、资产、客户信息等，填写《离职交接清单》，由交接双方及部门负责人签字确认。
资产回收：HR部门监督员工归还工牌、电脑、钥匙等公司资产，确认无损坏或遗失后，在《离职交接清单》中标注。
薪资结算：HR部门根据考勤记录、绩效结果等核算离职员工薪资，包含应发工资、未休年假工资（如有），保证离职当日完成结算。
社保公积金减员：HR部门在离职员工停保当月办理社保、公积金减员手续，保证后续无欠缴风险。
离职证明与档案管理
开具《离职证明》：注明员工姓名、证件号码号、入职日期、离职日期、岗位等信息，加盖公司公章，于离职当日交付员工。
档案归档：将离职材料（《离职申请表》《交接清单》《离职证明》等）整理归档，保存期限不少于2年。
三、配套表单模板
（一）《员工入职信息登记表》
序号
项目
内容
备注
1
姓名
*某
以证件号码为准
2
证件号码号
110101
需提供原件核对
3
入职日期
2023-10-01
4
岗位
市场专员
5
所属部门
市场部
6
汇报对象
*经理（市场部）
7
紧急联系人
*某（配偶）
关系及电话
8
社保公积金账号
自动
由HR部门提供
（二）《岗位交接清单》
交接项目
交接内容
数量/状态
接收人签字
交接人签字
日期
工作文件
客户资料、项目方案
5份
*某
*某
2023-10-15
办公设备
电脑（型号：联想ThinkPad1U）
1台
*某
*某
2023-10-15
系统权限
OA系统、CRM系统账号密码
已交接
*某
*某
2023-10-15
待办事项
Q4市场推广方案跟进
1项
*某
*某
2023-10-15
（三）《离职交接清单》
交接类别
交接事项
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