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跨企业采购流程标准化管理手册

一、适用范围与典型应用场景

本手册适用于集团内部不同法人主体间（如母公司与子公司、兄弟公司）、战略合作伙伴企业间，以及长期合作供应商的标准化采购管理场景。具体包括：

集团内部资源共享采购：如某子公司需从集团内另一子公司采购标准化原材料、设备或服务；

联合集中采购：多家企业联合对通用物料（如办公用品、IT设备）进行集中采购以降低成本；

长期合作供应商跨企业供货：与已建立战略合作关系的供应商签订框架协议后，不同企业按需分批下单采购；

项目制跨企业采购：如企业联合开展重大项目时，涉及跨企业的设备、材料或服务协同采购。

二、标准化操作流程详解

跨企业采购需遵循“需求透明、流程规范、责任明确、风险可控”原则，分为以下核心步骤：

（一）需求确认与跨部门提报

责任主体：需求部门、采购管理部门、财务部门

操作内容：

需求部门根据业务需求，填写《跨企业采购需求申请表》（见表1），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付时间及特殊要求（如质量认证、环保标准等）。

需求部门负责人审核需求合理性，重点确认采购内容是否与业务计划匹配、预算是否在部门额度内。

采购管理部门对需求进行合规性审核，包括：

是否属于跨企业采购范围（非集团内部采购需确认合作方资质）；

是否存在更优的内部资源共享方案（如集团内其他子公司是否有闲置库存）；

预估单价与历史采购价格或市场均价是否差异过大。

财务部门审核预算准确性，保证采购金额符合企业财务制度及跨企业资金结算约定。

输出成果：经三方审核通过的《跨企业采购需求申请表》。

（二）供应商寻源与跨企业评估

责任主体：采购管理部门、需求部门、法务部门

操作内容：

内部供应商优先：优先从集团内部合格供应商库或合作企业供应商库中筛选，若内部供应商能满足需求，直接进入议价环节；若无合适内部供应商，启动外部供应商寻源。

外部供应商寻源：通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式筛选供应商，要求供应商提供营业执照、相关资质证书、产品合格证明、过往合作案例（若有）等材料。

跨企业联合评估（若涉及多家企业采购）：

由各企业采购负责人组成评估小组，从价格、质量、交期、服务、信誉、资质等维度制定《供应商评估表》（见表2），对供应商进行量化打分；

评估得分80分以上为合格供应商，60-80分需补充材料后复评，60分以下直接淘汰。

法务部门审核供应商资质及合作协议条款，保证供应商具备合法履约能力，避免法律风险（如知识产权纠纷、合同违约条款等）。

输出成果：《供应商评估报告》《合格供应商名单》。

（三）采购订单与跨企业审批

责任主体：采购管理部门、需求部门、企业负责人

操作内容：

采购管理部门根据审核通过的需求及确定的供应商，《跨企业采购订单》（见表3），明确订单编号、采购物品/服务信息、价格、数量、交付时间、交付地点、付款方式、违约责任等核心条款。

需求部门确认订单信息与需求一致，重点核对规格、数量、交付时间等关键要素。

跨企业审批流程：

集团内部采购：需经采购方企业负责人及供应方企业负责人双重审批；

外部合作采购：需经采购方企业负责人审批，必要时需与合作方企业确认订单条款。

订单生效：审批通过后，采购管理部门将盖章生效的《跨企业采购订单》同步发送给供应商及需求部门。

输出成果：《跨企业采购订单》（采购方、供应方、需求部门各留存一份）。

（四）合同签订与跨企业协同

责任主体：法务部门、采购管理部门、供应方企业

操作内容：

法务部门根据《跨企业采购订单》起草《跨企业采购合同》，明确双方权利义务、质量标准、验收流程、付款节点、违约责任、争议解决方式等条款。

跨企业合同评审（若涉及多家企业）：由各企业法务、采购、财务负责人组成评审小组，对合同条款进行联合评审，保证条款公平、合规，避免歧义。

合同签订：双方企业授权代表（如采购总监、法人代表）签字盖章，合同生效。

协同机制建立：采购管理部门组织召开跨企业启动会，明确供应方生产/备货计划、采购方对接人（如经理）、需求方验收人（如主管）及沟通渠道（如定期例会、专项群组）。

输出成果：《跨企业采购合同》《跨企业采购协同计划表》。

（五）交付验收与跨企业确认

责任主体：需求部门、采购管理部门、供应方企业

操作内容：

供应方交付：供应商按订单约定时间、地点交付物品/服务，随货提供《送货单》《产品合格证》《检测报告》等资料。

需求部门验收：

数量验收：核对实物数量与订单是否一致；

质量验收：按合同约定的质量标准（如国家行业标准、企业技术规范）进行检验，必要时可委托第三方检测机构；

服务验收：如涉及服务类采购（如IT运维、咨询服务），需按服务方案验收服务成果及响应时效。

验收结果处理：

验收合格：需求部门在《跨企业采购验收单》（见表4）上签字确认，同步反馈给采购