办公设备维修保养管理记录表.docVIP

办公设备维修保养管理记录工具指南

一、适用范围与应用场景

本工具适用于各类企事业单位、机关、学校、医院等办公场所的设备管理部门或后勤保障团队，用于系统化管理办公设备的维修与保养工作。具体场景包括：

定期对打印机、复印机、投影仪、电脑、空调、碎纸机等办公设备进行预防性保养；

设备出现故障时，记录故障现象、维修过程及结果；

追溯设备维护历史，分析故障高发环节，优化维修保养计划；

明确设备使用人、维修人员、管理人员的责任，保证设备高效运行。

二、标准化操作流程指南

（一）设备信息登记（首次使用或新增设备时）

填写基础信息：记录设备名称（如“HPLaserJetPro404dn打印机”）、设备编号（按单位资产编码规则填写，如“BG-2024-015”）、规格型号、启用日期、使用部门及位置（如“市场部-3楼301办公室”）。

明确责任人：指定设备使用人（如“敏”）、部门负责人（如“刚”）及设备管理员（如“*华”），保证三方责任到人。

（二）故障/保养需求发起

使用人报备：设备出现故障或需保养时，使用人需详细描述问题（如“打印时出现黑边，且卡纸频繁”）或保养需求（如“空调滤网需清洁，制冷效果下降”），通过线上系统或纸质表单提交至设备管理员。

管理员审核：设备管理员核对设备信息，确认是否属于维修/保养范畴，若需外部维修，提前联系服务商并预估费用。

（三）维修保养过程记录

派工与执行：管理员根据问题类型，安排内部维修人员（如“*师傅”）或外部服务商，记录派工时间（如“2024-05-1009:00”）。

详细操作记录：维修人员需填写维修/保养类型（如“故障维修”“定期保养”“耗材更换”）、具体操作内容（如“更换硒鼓清洁刮片，清理定影组件”）、更换配件清单（如“硒鼓型号：CE278，数量：1个”）、耗时（如“1.5小时”）。

故障原因分析：简要说明故障原因（如“长期使用导致硒鼓老化”“进纸器异物堵塞”）或保养依据（如“每季度清洁滤网，符合空调维护手册要求”）。

（四）验收与确认

使用人验收：维修完成后，使用人现场测试设备功能，确认故障是否解决或保养是否达标，在“验收结果”栏勾选“正常”或“异常”，并签字（如“*敏”）。

管理员复核：设备管理员核对维修记录与验收结果，确认费用（如涉及外部维修）并签字（如“*华”），完成本次维修/保养闭环。

（五）记录归档与统计

定期整理：设备管理员每月汇总记录表，按设备编号分类存档（电子版或纸质版），保存期限不少于2年。

数据分析：每季度统计设备故障率、维修成本、保养完成率等指标，针对高频故障设备制定专项改进计划（如“加强某型号打印机每周清洁频次”）。

三、办公设备维修保养管理记录表（模板）

设备基础信息

设备名称

设备编号

规格型号

启用日期

使用部门

固定位置

使用人

部门负责人

设备管理员

维修保养记录

日期

维修/保养类型

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示例：2024-05-10

故障维修

备注

可记录设备特殊维护要求、历史重大故障等信息，如“2023年8月更换主板”

四、使用规范与关键提示

信息真实性：所有记录内容需客观准确，故障描述需具体（避免“设备坏了”等模糊表述），维修人员及使用人需签字确认，杜绝虚假记录。

及时性要求：故障发生后需24小时内提交报备，维修完成后48小时内完成验收及记录填写，保证信息时效性。

责任追溯：设备编号需与资产台账一致，若因人为损坏（如违规操作导致）需在“故障原因分析”中注明，并由责任人承担相应费用（按单位制度执行）。

保密管理：记录表包含设备位置、部门信息等敏感内容，需由设备管理员专人保管，禁止无关人员查阅或复制。

外部维修管控：涉及第三方服务商维修时，需提前审核其资质，维修后索要维修清单（加盖公章）作为归档附件，保证维修质量可控。

定期培训：设备管理员每半年组织使用人进行设备日常保养培训（如“打印机每周清理进纸槽”），从源头减少故障发生。

通过规范使用本工具，可有效提升办公设备管理效率，降低故障停机时间，延长设备使用寿命，保障日常办公工作的连续性。