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020202

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黄金叶

070707

中南海

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日期

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010101

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进销存管理办法

一、管理目标

确保采购物资符合需求、质量达标，避免过量采购导致资金占用。

实时掌握库存动态，减少积压与缺货，保障库存安全（防潮、防盗、防损耗）。

实现销售与库存联动，确保发货及时准确，同时追溯销售流向。

规范数据记录与核算，为成本管控、决策制定提供可靠依据。

二、采购管理规范

1.采购申请

各部门根据实际需求提交《采购申请表》，明确物资名称、规格、数量、用途、预估单价及需求日期。

申请表需经部门负责人审批，大额采购（设定金额阈值）需财务、管理层二次审批。

2.供应商管理

建立合格供应商名录，审核供应商资质（营业执照、生产许可证、质检报告等）。

优先从名录中选择供应商，新增供应商需经评估审批后纳入名录。

定期对供应商进行考核（质量、交期、价格、售后服务），淘汰不合格供应商。

3.采购执行

采购人员根据审批通过的申请表洽谈采购事宜，签订采购合同（明确质量标准、交期、付款方式、违约责任）。

小额、常规物资可采用询价对比方式，确保采购成本合理。

4.入库验收

物资到货后，仓库管理员联合质检人员核对物资名称、规格、数量是否与合同一致。

检查物资质量，合格后填写《入库单》，登记库存台账；不合格物资拒收并联系供应商处理。

三、库存管理规范

1.库存存放

物资按品类、规格分区存放，设置明显标识（名称、规格、数量、保质期）。

遵循“先进先出”原则，保质期短的物资优先出库，避免过期损耗。

定期对仓库进行整理、清洁，做好防潮、防火、防盗、防虫等防护措施。

2.库存监控

建立库存台账（手工或系统记录），实时更新入库、出库、盘点数据，确保账实一致。

设定库存预警线（最低安全库存、最高库存上限），低于预警线自动触发补货提醒，高于上限停止采购。

贵重物资、易碎品单独存放，专人保管并定期核对。

3.库存盘点

每月进行例行盘点，年终进行全面盘点，填写《库存盘点表》。

盘点差异需及时查明原因（损耗、错记、丢失等），上报管理层审批后调整台账。

对盘盈、盘亏物资按公司财务制度处理，明确责任归属。

四、销售与出库管理规范

1.销售下单

销售部门根据客户订单提交《销售出库申请表》，明确客户信息、物资规格、数量、发货地址、交货日期。

申请表经销售负责人审批，大额订单或特殊订单需管理层审批。

2.出库审核

仓库管理员核对《销售出库申请表》与库存台账，确认物资充足后填写《出库单》。

出库前再次核对物资信息，确保与订单一致，由出库人、复核人签字确认。

3.发货与追溯

按订单要求安排发货，记录物流信息（物流公司、运单号），及时反馈给客户。

保存出库单、物流凭证，实现销售流向可追溯，便于售后查询与退换货处理。

4.退换货处理

客户退换货需提交申请，经销售部门核实后，仓库管理员验收退回物资。

合格退货重新办理入库，更新库存台账；不合格退货按规定处理（维修、报废、退回供应商）。

五、数据与人员管理

1.数据记录与核算

所有进销存环节（采购、入库、出库、盘点、退换货）需及时、准确记录，形成完整数据链条。

财务部门定期核对进销存数据与财务账目，确保成本核算准确。

采用进销存管理系统的，需定期备份数据，防止数据丢失。

2.人员职责

采