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采购申请与审批标准化表格物资采购管理工具
一、适用场景与价值
本工具适用于各类企业、事业单位及社会团体在日常运营中发生的各类物资采购需求，涵盖办公用品、生产设备、原材料、后勤保障物资等非固定资产与固定资产采购场景。通过标准化表格实现采购申请的规范提报、审批流程的透明追溯，保证采购行为符合内控要求，有效避免需求模糊、审批滞后、预算超支等问题，提升物资采购管理效率与合规性。
二、标准化操作流程详解
（一）需求发起与申请表填写
操作主体：需求部门经办人（经办人）
操作内容：
需求部门根据实际工作需要（如新员工入职、设备维护、项目开展等），明确所需物资的名称、规格型号、数量、用途及预算金额。
登录采购管理系统或《采购申请与审批表》，逐项填写以下信息：
基础信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期；
物资明细：物资名称（需使用规范通用名称，避免俗称）、规格型号（如尺寸、型号、技术参数等）、单位（个/台/套/千克等）、数量（预估采购量）、预估单价（参考历史价格或市场均价）、预估总价（数量×单价）；
用途说明：简述物资的具体使用场景（如“用于项目研发测试”“行政办公日常消耗”）；
预算来源：填写对应的预算科目编号或项目名称（如“2024年度行政办公费预算”“研发专项预算”）。
附件：若涉及特殊物资（如特种设备、定制化物品），需附技术参数要求、图纸或供应商报价单作为支撑材料。
关键输出：《采购申请与审批表》（含附件）
（二）部门负责人初审
操作主体：需求部门负责人（部门负责人）
操作内容：
接收经办人提交的申请表，重点审核以下内容：
需求合理性：是否符合部门年度工作计划及实际工作需要，是否存在重复采购或可替代物资；
预算匹配性：预估总价是否在部门预算额度内，超预算申请是否说明原因及资金来源；
信息完整性：物资信息、用途说明等是否清晰完整，附件是否齐全。
审核通过：在“部门负责人意见”栏签字确认，并注明“同意申请”，转交至采购部门。
审核不通过：在意见栏注明驳回理由（如“需求描述模糊”“预算超支未说明”），退回经办人修改后重新提交。
时限要求：1个工作日内完成反馈
（三）采购部门复核
操作主体：采购部门专员（采购专员）
操作内容：
接收申请表后，对采购需求的专业性与可行性进行复核：
物资分类：根据物资属性（如通用类、定制类、服务类）确认采购方式（公开招标、询比价、单一来源等）；
市场调研：对预估单价进行市场询价比对，若与市场价格偏差超过10%，需要求需求部门调整预算或提供价格依据；
供应商要求：明确供应商资质条件（如营业执照、相关行业许可证、ISO认证等），对于特殊物资（如食品、医疗器械），需审核供应商的合规性文件。
复核通过：在“采购部门意见”栏填写采购建议（如“建议采用询比价方式采购，推荐3家备选供应商”），签字后转交财务部门。
复核不通过：注明问题（如“规格型号不明确”“供应商资质不足”），与需求部门沟通完善后再次提交。
时限要求：2个工作日内完成反馈
（四）财务部门预算审核
操作主体：财务部门主管（财务主管）
操作内容：
重点审核采购申请的预算合规性与资金安排：
预算额度：申请金额是否在已批复的预算范围内，跨部门预算申请是否经原预算部门确认；
资金来源：预算外采购是否履行了预算调整流程（如提交《预算调整申请表》并经分管领导审批）；
成本合理性：结合历史采购数据及市场价格，判断预估总价的合理性，避免虚报预算。
审核通过：在“财务部门意见”栏签字确认，注明“预算合规，同意采购”。
审核不通过：退回需求部门补充预算说明或调整采购金额。
时限要求：1个工作日内完成反馈
（五）分级审批决策
操作主体：分管领导/总经理（审批领导）
操作内容：
根据采购金额及物资重要性，执行分级审批制度：
低值采购（金额≤5000元）：由采购部门负责人及分管领导审批；
中值采购（5000元＜金额≤50000元）：需分管领导及总经理审批；
高值采购（金额＞50000元）：提交总经理办公会集体审议，会议通过后由总经理签字批准。
审批人需重点审核采购的必要性、预算合规性及流程完整性，在“领导审批意见”栏明确签署“同意”“不同意”或“补充说明后同意”意见。
时限要求：低值采购1个工作日，中值采购2个工作日，高值采购3个工作日内完成
（六）采购执行与结果反馈
操作主体：采购部门、需求部门
操作内容：
采购部门根据审批通过的申请表，启动采购流程：
公开招标/询比价：在合格供应商库中发布采购信息，收集报价后组织评审，确定中标供应商；
签订合同：与供应商签订采购合同，明确物资规格、数量、价格、交付时间、验收标准及违约责任；
订单下达：通过ERP系统采购订单，同步发送至供应商。
物资交付与验收：
供应商按合同约定交付物资，需求部门收到物资后，对照申请表及合同进行验收（数量清点、质量
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